كنت هناك. المشروع بالغ الأهمية. لا يكاد الوقت الكافي والمخاطر كبيرة. الضغط مستمر. ليس هناك مجال للخطأ. إذا فهمت الأمر بشكل صحيح ، فسيكون كل شيء سعيدًا ، وأنت البطل. إذا فهمت الأمر بشكل خاطئ ، فستضرب المأساة وسيراك الجميع ، بما في ذلك عميلك وموظفيك ، وربما عائلتك في المنزل ، على أنك خاسر.
ريتشارد فيليبس ، الرئيس التنفيذي لشركة Pilot Freight Services ، يعمل تحت هذا النوع من الضغط كل يوم. تتعامل شركته مع الخدمات اللوجستية للشركات الكبرى التي يتعين عليها تسليم الأشياء والإعداد والعمل في العديد من مناطق العالم بهامش خطأ ضئيل أو معدوم.
غالبًا ما يُطلب من شركته التعامل مع عمليات فريدة أو معقدة. 'عادةً عندما يُطلب منا القيام بشيء غير عادي ، فهو أيضًا مهمة بالغة الأهمية للعميل ،' كشف فيليبس. دائمًا ما تكون جهودنا لأول مرة حية ، ويتم تنفيذها على الطرق السريعة ، وفي المستودعات المزدحمة ، وعلى أجهزة القطران في المطار ، وفي المواقع النائية حول العالم. ثروات الناس وأحيانًا أرواحهم يمكن أن تكون على المحك. عادة ما يكون إنجاز الأمور بالشكل الصحيح في المرة الأولى هو الخيار الوحيد.
شارك فيليبس ، وهو عضو في منظمة الرؤساء الشباب (YPO) ، بعض النصائح الرائعة حول كيفية التأكد من أنك وفريقك لن ينزلقوا تحت الضغط عندما تكون المهمة حرجة.
1. الحفاظ على ثقافة المسؤولية.
التأكد من أن المشروع يتم بشكل صحيح في المرة الأولى يضع قدراً هائلاً من المسؤولية على المعنيين. إذا لم يكونوا مستعدين لتحمل هذه المسؤولية ، فقد يكون الفشل وشيكًا. ' يعرف كل موظف طيار أنه مسؤول عن كل شحنة في نظامنا ، قال فيليبس. ' لا يوجد شيء اسمه مشكلة شخص آخر.
2. الحفاظ على ثقافة الملكية.
من الجيد أن تكون مسؤولاً ، وقد يلعب العديد من الأشخاص دورًا في مشروع كبير. لكن شخصًا ما يحتاج إلى أن يكون مسؤولاً عن النجاح الشامل. 'على الرغم من أن كل موظف مسؤول عن كل شحنة ، فإن كل شحنة تنتمي بشكل أساسي إلى شخص واحد أو فريق واحد يعرف أنه يجب أن يكون استباقيًا في إدارة العملية إذا أردنا أن نكون ناجحين' وضع فيليبس.
3. الحفاظ على ثقافة الحقيقة.
غالبًا ما لا يمكن تجنب الأخطاء في المواقف عالية المخاطر. مع مثل هذا الضغط المرتفع ، قد يشعر بعض الناس بأنهم مضطرون لتجنب قول الحقيقة كاملة عندما يكون هناك شيء خاطئ ، حتى لو كان ذلك فقط لإنقاذ وظائفهم. يتأكد فيليبس من تشجيع شعبه على أن يكونوا قولي الحقيقة بغض النظر عن النتيجة. يعرف كل موظف في Pilot أن الإشارة إلى مشكلة محتملة هو أمر جيد دائمًا ، ' أكد. 'حتى لو كانت الأخبار سيئة'.
4. دراسة المشروع على نطاق واسع.
في مهمة معقدة وعالية المخاطر ، قد تؤدي أي تفاصيل مفقودة إلى كارثة. تعرف على كل ما يمكنك فعله بشأن العملاء وما تفعله لهم قبل أن تبدأ. تعرف على احتياجات العملاء. تعرف على عملياتهم ، وأضاف فيليبس. ' بالنسبة لنا ، هذا يعني أننا لا نعرف فقط أن الشحنة أمر بالغ الأهمية. نحن نعلم لماذا. هل هي هشة؟ بأي طريقة هي هشة؟ تعرف على الموردين. كم مرة تأخروا؟ كيف يحبون الحصول على موادهم؟ تحرى الطقس. تعرف على ارتفاع أبواب الرصيف. تأكد من أن بوابة الرفع في حالة جيدة. تحقق من الطقس مرة أخرى. تعرف على ساعات العمل لكل منشأة قد تقوم فيها باستلام أو إنزال الشحن. تعرف على اسم حارس الأمن بعد ساعات الدوام. هل لديه حيوان أليف؟ اعرف اسم الحيوان الأليف. والأهم من ذلك ، أن تعرف بدقة ما أنت قادر عليه وما الذي ستفعله. يمكنك غالبًا اكتساب الخبرة دون مخاطرة إذا تعلمت كل ما تستطيع عن العالم الذي تعمل فيه.
5. اعرف متى تقول 'لا' للعميل.
من الرائع أن تكون بطلاً طوال الوقت ، إلا إذا كنت لا تستطيع ذلك. 'إذا كان هناك خطر كبير بالفشل ، فسوف يشكرك عميلك على قول ذلك ،' أوصى فيليبس. ستكتسب المصداقية وتعزز العلاقة مع العملاء والأهم من ذلك أنك ستخدمهم بشكل مناسب.
6. ابدأ صغيرة لتسوية مكامن الخلل.
عندما يكون لديك عملية كبيرة يجب أن تكون مثالية خارج البوابة ، فأنت بحاجة إلى إنشاء ساحة الاختبار الخاصة بك. 'نحن نعلم أن هناك دائمًا عواقب للفشل ، ولكن إذا تمكنا من تجربة برنامج في مدينة أو مدينتين ، ثم توقفنا وتعلمنا دروسنا قبل طرح برنامج على مستوى العالم ، فيمكننا أن ننقذ أنفسنا من الكثير من الصداع ،' شارك فيليبس.
7. تواصل باستمرار مع أعضاء فريقك.
المعرفة غير مجدية في سيناريو الفريق ما لم يتم مشاركتها. قد يؤدي ترك أي شخص خارج الاتصال إلى حدوث أخطاء غير متوقعة عند زيادة الضغط. تحدث إلى زملائك الموظفين وعندما يتحدثون إليك ، استمع ، صرح فيليبس. 'هناك عدد قليل جدًا من المشكلات التي يمكن أن تظهر ولا يمكن حلها ، إذا كنت تعرف عنها'.
شوني يا نيل الطول والوزن
8. حافظ على الأطراف الخارجية في الحلقة.
يجب على الجميع داخل وخارج فريقك العمل بشكل متزامن لإنجاز المشاريع الهامة. لا تترك فرصة أن تعرف فرقك الخارجية ما يحدث. 'ابق على اتصال مع كل بائع واعرف كيف يخططون لأداء الجزء الخاص بهم من العملية ،' علق فيليبس. كما يؤكد على الحاجة إلى إدارة توقعات العملاء على طول الطريق. ابق على اتصال مع العميل وابقه على اطلاع دائم بما يجري. افعل ذلك حتى عندما تسير الأمور كما هو مخطط لها. نعم إنه ممل. في عالمي ، الممل يعني النجاح.
9. لديك خطة طوارئ ... لكل شيء.
يدين فيليبس بالكثير من نجاحه لقدرات فريقه على التخطيط. من خلال التفكير في كل حالة طوارئ وحلول محتملة مسبقًا ، فإنها توفر الوقت والضغط عندما تسوء الأمور بالفعل ، حتى لو كان سيناريو لم يتوقعوه. 'تعرف بالضبط كيف ستستجيب إذا تأخر المورد ، إذا كانت الطائرة تعاني من مشكلة ميكانيكية ، إذا كانت هناك عاصفة ثلجية في الغرب الأوسط ،' أشار فيليبس. عادة ما تكون الثالثة صباحًا وقتًا سيئًا لمحاولة الإبداع. لذا قم بحل مشكلتك المبتكرة مسبقًا.
10. إنشاء فريق يريد أن ينجح.
يحدث النجاح في مشاريع المهام الحرجة عندما يلعب الجميع بسعادة معًا. يجب أن يكون لدى موظفيك وبائعيك وعملائك الثقة والرغبة في أن يكون المشروع جديرًا وقابل للتحقيق. اعتن بهم كأفراد وادعمهم كفريق واحد حتى تتمكنوا معًا من تحقيق المعجزات. عندما تعمل هذه المجموعات الثلاث كمجتمع واحد ، فإن المشاكل نادرة ، وهناك القليل جدًا الذي لا يمكن إصلاحه ، اختتم فيليبس.
في كل أسبوع ، يستكشف كيفن قصصًا حصرية داخل (YPO) ، المنظمة الأولى في العالم من نظير إلى نظير للرؤساء التنفيذيين ، المؤهلة في سن 45 أو أقل.
