مجرد تشغيل تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك يجعل كتفيك تنفجر. والإثارة لتلك الإجازة القادمة يشوبها فكرة الترحيب بالآلاف من رسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم الرد عليها.
إذا كانت قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها تجعلك مرهقًا ومضطهدًا ، فقد حان الوقت لذلك الحصول على صندوق الوارد الخاص بك تحت السيطرة .
هذا لا يعمل
إذا كنت مثل معظم الأشخاص ، فقم بالنقر فوق رسائل محددة لمعرفة ما يحدث. في بعض الأحيان ترد. في بعض الأحيان تضع علامة على شيء ما كمقروء. ثم تغلق الرسائل الأخرى التي تقرأها ، ربما 'بنجمة' ، بقصد العودة إليها لاحقًا.
هذا لا يعمل لأنك لا تستطيع العودة إليها تقريبًا. في هذه الأثناء ، تصل رسائل بريد إلكتروني جديدة تدفع بالرسائل القديمة إلى أسفل القائمة بشكل أعمق ... وبعيدًا عن وعيك.
عندما يصبح صندوق الوارد الخاص بك مزدحمًا ومزدحمًا ، يزدحم عقلك أيضًا. وكل تلك الرسائل الإلكترونية التي لم يتم الاهتمام بها تلحق عقلك مثل سيف داموكليس.
لا عجب أنك لا تستطيع التركيز. لا عجب أن الرسائل تسقط من خلال الشقوق. لا عجب أنك متوتر.
تغيير طريقة تفكيرك في علبة الوارد الخاصة بك
يمكن أن يكون للتحولتين النموذجيتين البسيطتين تأثير تكتوني على بريدك الوارد:
نموذج التحول رقم 1: لا يجب أن يبقى البريد الإلكتروني في بريدك الوارد.
فكر في صندوق الوارد الخاص بك على أنه عداد مطبخك وصندوق وارد مليء بالرسائل الجديدة كحقيبة كبيرة من البقالة. لن تترك تلك البقالة على المنضدة ، أليس كذلك؟
لا ، يمكنك وضع المواد سريعة التلف في الثلاجة والأغراض المعلبة في الخزانة والسكر والدقيق في المخزن. انت وجدت الفكرة.
فلماذا تترك كل رسائل البريد الإلكتروني هذه في بريدك الوارد؟ ضعهم بعيدا!
التحول النموذجي # 2. من الأفضل البحث بدلاً من الفرز.
ذات مرة ، كان عليك فرز كل بريد إلكتروني إلى نوع من بنية المجلد المعقدة. ولكن تلك الأيام ولت.
أفضل طريقة 'لحجز' البريد الإلكتروني هذه الأيام هي أرشفته بمجرد أن تتعامل معه.
جويل شيفمان صافي القيمة 2016
الآن ، لا تقلق ، الرسالة لم تختف. يمكنك العثور عليه وقتما تشاء باستخدام وظيفة البحث في تطبيق البريد الإلكتروني.
ضع هذه التحولات النموذجية في العمل
كيف تطبق هذه النماذج التأسيسية؟ أحب أن أستعير إطارًا يصفه صديقي آري ميسيل في كتابه ، عمل أقل ، المزيد من المعيشة .
عندما تجلس لتفقد رسائلك الإلكترونية ، عليك أن تفعل شيئًا حيال كل بريد إلكتروني.
كملاحظة جانبية ، قم بإيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني ولا تتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الجديدة كل خمس دقائق. احظر ، قل 30 دقيقة في كل مرة ، وتحقق من البريد الإلكتروني مرتين أو ثلاث مرات في اليوم.
الآن عندما تبحث في رسالة بريد إلكتروني جديدة ، قم على الفور بأحد الإجراءات التالية:
تعامل مع
إذا كان الأمر سيستغرق 1-3 دقائق فقط ، فابدأ بالرد على البريد الإلكتروني. ثم أرشفته.
احذفه
إذا لم يكن هناك أي إجراء تتخذه بشأن البريد الإلكتروني ، فتخلص منه عن طريق أرشفته. في الواقع ، تقوم 'بحذف' البريد الإلكتروني من صندوق الوارد الخاص بك ولكن ستظل قادرًا على العثور عليه لاحقًا إذا احتجت إلى ذلك.
تأجيلها
الآن إذا كنت بحاجة إلى الرد على رسالة بريد إلكتروني ، ولكن لا يمكنك القيام بذلك في هذه اللحظة بالذات ، فيمكنك تأجيلها بإحدى الطرق العديدة:
- انقله إلى مجلد To-Do
- أضف البريد الإلكتروني إلى مهام Gmail (أو ميزة مشابهة في تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك)
- أرسله بالبريد الإلكتروني إلى حساب Asana الخاص بك ، لتحويله إلى مهمة
- استخدم Boomerang ، وهو مكون إضافي مجاني ، لإرسال البريد الإلكتروني إليك في تاريخ لاحق
باتباع الخطوات المذكورة أعلاه ، ستتوقف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك عن التراكم في صندوق الوارد الخاص بك.
أين أذهب من هنا
من الآن فصاعدًا ، تعامل مع كل جزء من رسائل البريد الإلكتروني لإزالته من صندوق الوارد الخاص بك: تعامل معه ، أو احذفه (أرشفته) ، أو قم بتأجيله. مهما فعلت برسائل البريد الإلكتروني الجديدة ، لا تدعها تجلس في بريدك الوارد!
وماذا عن تراكم رسائل البريد الإلكتروني في بريدك الوارد؟
اختر حدًا أو فترة لم تعد فيها رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بعمر معين مهمة. على سبيل المثال ، خذ جميع رسائل البريد الإلكتروني الأقدم من ستة أسابيع (أو أي حد تختاره) ، وقم بتمييزها كمقروءة ، وأرشفتها.
بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني المتبقية ، ضعها بعيدًا ، مرة واحدة وإلى الأبد.
قد يستغرق هذا بضع ساعات ، ولكن قبل أن تعرف ذلك ، تكون قد أنجزت Inbox Zero.
أصبح صندوق الوارد الخاص بك - وكذلك عقلك - مرتبًا. يمكنك التنفس بسهولة الآن والاستمتاع بالبريد الإلكتروني مرة أخرى.
