مع كل الاحترام الواجب للمراسلة والشبكات الاجتماعية ، يظل البريد الإلكتروني هو الشكل الرئيسي لاتصالات الأعمال. من المعروف أنها تعقد الصفقات أو تنهيها. في كثير من الأحيان ، لا يتعلق الأمر بمحتوى البريد الإلكتروني ، بل هو آداب المرسل (أو عدم وجوده).
عند استخدام البريد الإلكتروني في كثير من الأحيان طوال حياتنا التجارية ، فإننا في بعض الأحيان نتجاهل القواعد الأساسية للتواصل: أن تكون مهذبًا ، ومخاطبة الأشخاص بشكل صحيح ، والرد في الوقت المناسب ، والمزيد.
تعد نسخة مخفية الوجهة (BCC) هي المثال المثالي لكيفية استخدام البريد الإلكتروني بشكل فعال أو بشكل كامل. عند استخدام BCC ، هل نفكر حتى في ما نقوم به وكيف يمكن أن يأتي بنتائج عكسية؟
لقد حدث لي أكثر من مرة. لتوفير بعض الإحراج الشديد ، أود معالجة المشكلة هنا والآن.
لا يوجد سوى حالتين لـ BCC.
أولاً ، رسائل البريد الإلكتروني الجماعية. نادرا ما تكون مبررة.
إذا كنت بحاجة إلى إرسال واحدة - لديك رسالة إخبارية ، على سبيل المثال ، أو ترسل دعوة إلى بار ميتزفه ابنك - فإن السماح للجميع برؤية عنوان البريد الإلكتروني لكل مستلم يعد أمرًا محظورًا. استخدم نسخة مخفية الوجهة.
بصفتي كاتبًا عبر الإنترنت ، غالبًا ما أحصل على عروض ترويجية في صندوق الوارد الخاص بي ، والتي يتم إرسالها إلى مئات (إن لم يكن الآلاف) من المدونين والصحفيين. إذا كنت من محبي العلاقات العامة ، انتبه: هذه ليست طريقة عمل العلاقات العامة ، ولا حتى قريبة منك. إذا كنت تعتقد ، لأي سبب من الأسباب ، أن البريد الإلكتروني فكرة جيدة ، فاستخدم BCC. لا يوجد أي صحفي يريد إرسال بريدها الإلكتروني إلى مئات الأشخاص الآخرين الذين لا تعرفهم.
إذا لم تستخدم BCC في هذا السيناريو ، فيمكنك توقع أن يتم إدراجك في القائمة السوداء من قبل مجموعة كبيرة من الصحفيين. أو أفراد الأسرة الذين يختلفون مع قائمة دعوة Bar mitzvah الخاصة بك.
ثانيًا ، يجب عليك استخدام نسخة مخفية الوجهة تمامًا عندما يقدمك شخص ما إلى شخص آخر. قام الشخص الذي قدم المقدمة بعمل جيد ، ولا ينبغي أن يعاني من كل رد على هذا البريد الإلكتروني الأصلي.
عن طريق BCC لهذا الشخص ، فإنك بذلك تحرره من رسائل البريد الإلكتروني التي ستتبعه. إنها مجاملة عامة ويجب إجراؤها من رسالة أو بريد إلكتروني بعد المقدمة.
أبعد من ذلك ، لا تدع الآخرين يتنصتون باستخدام BCC.
في كل الحالات الأخرى ، عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما و BCC شخصًا آخر ، فأنت غير أمين - سواء أعجبك ذلك أم لا.
أنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى الشخص X وبدون علمه ، مما يسمح للشخص Y بالتنصت على محادثتك. ليس لدى الشخص X أي فكرة عن أن شخصًا آخر يقرأ هذا البريد الإلكتروني ، بينما في الواقع ، فأنت ترسله سراً إلى شخص آخر أيضًا.
ربما يبدو هذا وكأنه مشكلة صغيرة. ليست كذلك.
ما هو ارتفاع دون ديامونت
في الأعمال التجارية ، النزاهة والشفافية هي أهم خصائصك. إذا كنت من النوع الذي يتعامل معه الأشخاص في جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فأنت لست من النوع الذي أرغب في التعامل معه.
عندما يقوم الأشخاص بإرسال نسخة مخفية الوجهة لي عبر رسائل البريد الإلكتروني ، فأنا أرد عليهم فورًا وأخبرهم ألا يستخدموا نسخة مخفية الوجهة أبدًا مثل هذا مرة أخرى.
وهو ما يقودني إلى نقطتي التالية: مخاطر تواصل التغيير السلوكي.
يمكن أن يؤدي BCC إلى موقف محرج بشكل خطير.
ذات مرة قمت بإرسال بريد إلكتروني إلى مسؤول تنفيذي رفيع المستوى في Google للتوصية بصديق لوظيفة ما. لقد ارتكبت خطأ إرسال نسخة مخفية الوجهة إلى ذلك الصديق لإخباره بأنني كنت أرسل هذا البريد الإلكتروني.
خمن ماذا فعل صديقي؟ أجاب بالصدفة على الجميع قائلاً: 'شكرًا'. هذا يعني أن المدير التنفيذي تلقى بريدًا إلكترونيًا يشكره من شخص لم يكن يدرك أنه كان موجودًا في الموضوع في المقام الأول.
من الذي انتهى به الأمر يبدو سيئًا حقًا؟ أنا. من الذي لم يحصل على الوظيفة؟ صديقى.
إذا كان لا بد من ذلك تمامًا ، فاستخدم الزر 'إعادة توجيه'.
إذا كنت تشعر أن البريد الإلكتروني الذي أرسلته يجب أن يراه تمامًا شخص آخر غير المستلم ، فأعد توجيهه بعد إرساله. إنه أفضل قليلاً من استخدام BCC. ما زلت لا أوصي به ، رغم ذلك.
من خلال إعادة التوجيه ، فإنك تتجنب مخاطر 'الرد على الكل' - لكنها ليست خطوة أكثر صدقًا. ما زلت تشارك رسائل البريد الإلكتروني الخاصة دون علم أحد الأطراف في سلسلة المحادثات.
أخلاقيات العمل هي كل شيء. يبدأون بالطريقة التي نتواصل بها. كن من النوع الذي تريد العمل معه - وليس نوع الشخص الذي يجعلك تتعرق مع كل بريد إلكتروني.
