أصبحت صياغة بريد إلكتروني فعال للأعمال شيئًا من الفن المفقود. يتلقى المزيد والمزيد من المهنيين المراسلات مع تحية غير شخصية أو بدون تحية ، وأخطاء إملائية ، ونقص في البنية ، ومحتوى غير واضح. قد تنعكس رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة بشكل سيء بشكل سيء على المرسل أو حتى تثني شخصًا عن التعامل معه.
لهذا السبب من المهم جدًا الانتباه إليه آداب السلوك وأفضل الممارسات عند التواصل مع جهات الاتصال التجارية والزملاء والموظفين عبر البريد الإلكتروني. أدناه ، شاركت مجموعة من قادة الأعمال نصائحهم لكتابة بريد إلكتروني مثالي للعمل ولماذا تكون كل نصيحة فعالة للغاية.
من هو مايك متزوج من جامعي الثمار الأمريكيين
استخدم سطر موضوع واضح وذا صلة.
قد يكون لديك أفضل بريد إلكتروني في العالم ، ولكن إذا كان سطر الموضوع ثابتًا ، فمن المحتمل ألا يتم فتحه أبدًا. هذا هو سبب أهمية سطر الموضوع في بريدك الإلكتروني.
يقول كالين كسابوف ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة ProTexting . إذا كانت رسالة إلى شخص لا تعرفه جيدًا ، فيمكنك ذكر السياق ، مثل `` Re: محادثتنا في مؤتمر XYZ الظاهري. ''
اختصر.
مع وصول الكثير من رسائل البريد الإلكتروني إلى بريدك الوارد ، من المحتمل ألا تستمتع بقراءة بريد إلكتروني طويل متعدد الفقرات - وكذلك الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني ، كما تقول كيلسي ريموند ، المؤسس المشارك ورئيس شركة التأثير وشركاه
يقول ريموند: 'إذا وجدت نفسك تكتب ما يزيد عن أربع فقرات في رسالة بريد إلكتروني ، فاسأل عما إذا كان من الأفضل أن تكون مكالمة هاتفية'.
قل لهم لماذا.
تدور معظم رسائل البريد الإلكتروني حول جعل شخص ما يتخذ إجراءً محددًا بعد قراءته. سواء كنت تطلب من أحد زملائك في العمل شيئًا ما أو تقدم خدماتك إلى عميل محتمل ، أخبرهم عن سبب تقديمك لهذا الطلب.
'على سبيل المثال ،' مرحبًا كلارا ، هل يمكنك استعراض جدول البيانات هذا للمساعدة في تقديم عرضنا للشركة 'أ' ، أو 'مرحبًا مارك ، ستزيد خدماتنا العملاء المحتملين إلى مسار مبيعاتك. يقول صموئيل ثيموثي ، المؤسس المشارك لـ `` إذا كنت مهتمًا ، فلنتحدث '' OneIMS . 'إذا كنت تستطيع بيع ما فيها من أجلهم ، فإنك تؤثر عليهم'.
أضف دعوة للعمل.
بالإضافة إلى شرح السبب وراء بريدك الإلكتروني ، تأكد من إضافة عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (CTA) في النهاية ، كما تقول ستيفاني ويلز ، المؤسس المشارك ورئيس قسم التكنولوجيا في أشكال هائلة .
يشير Wells إلى أن 'إضافة CTA يمنح المشتركين لديك مكانًا آخر للانتقال إليه حتى يتمكنوا من الاستمرار في التعامل مع علامتك التجارية خارج صندوق الوارد الخاص بهم'. سيؤدي الارتباط إلى موقع الويب الخاص بك إلى زيادة حركة المرور المستهدفة هناك ونقل العملاء عبر مسار تحويل المبيعات حتى تتمكن من زيادة تحويلاتك.
كن ودودًا ومتفائلًا.
غالبًا ما يكون من الصعب تفسير نبرة الشخص وعواطفه عبر الوسائط النصية ، لذلك مات ويلسون ، المؤسس المشارك لـ أقل من 30 خبرات ، يوصي بأن تكون ودودًا ومتفائلًا لنزع أي سوء فهم محتمل.
يقول ويلسون: 'كن مباشرًا جدًا في محتويات بريدك الإلكتروني ، ولكن إذا بدأت وانتهيت بحماس أو تعجب إضافي ، فقد يساعد ذلك شخصًا ما في تفسير نغمة البريد الإلكتروني على أنها أكثر إيجابية'. 'عندما يكون الناس متعبين أو كسالى ، فإنهم ينسون أن البريد الإلكتروني لا يأتي في كثير من الأحيان بشكل جيد ويواجه مشاكل.'
إضفاء الطابع الشخصي عليها وجعلها ذات صلة.
نيكول مونوز ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة نيكول مونوز للاستشارات ، ينصح المهنيين بتضمين التخصيص والإثبات الاجتماعي في رسائل البريد الإلكتروني للأعمال الخاصة بهم.
يوضح مونوز: 'يريد الناس أن يعرفوا أن هناك سببًا وجيهًا لقراءة البريد الإلكتروني وأن وقتهم يقضي جيدًا'. لإظهار ذلك ، تأكد من أن البريد الإلكتروني مناسب لهم.
اختبر سطور مختلفة للموضوع وانسخها.
عندما روبن يوناتان مؤسس قائمة Saas ، وفريقه يرسلون رسائل بريد إلكتروني للترويج لمشاركات الضيوف ، وتعلموا كيفية صياغة عرض البريد الإلكتروني المثالي عن طريق اختبار العناصر المختلفة وتتبع النتائج.
يقول يوناتان: 'لاحظنا ، على سبيل المثال ، أنه عندما قدمنا خيارين للعنوان ، حصلنا على تفاعل أعلى'. 'ستساعدك بعض التجارب والخطأ ، جنبًا إلى جنب مع التحليل والتعديلات ، على إنشاء بريد إلكتروني مثالي للأعمال لغرضك.'
المسودة أولاً ، ثم أضف البريد الإلكتروني للمستلم.
الشيء الوحيد الأسوأ من البريد الإلكتروني المكتوب بشكل سيئ؟ رسالة بريد إلكتروني نصف مكتوبة تم إرسالها عن غير قصد قبل اكتمالها. لتجنب هذا الحادث المؤسف والمدير التنفيذي ديانا جودوين MarketBox ، يكتب دائمًا النص الأساسي وسطر الموضوع للبريد الإلكتروني أولاً ، ثم يضيف البريد الإلكتروني للمستلم كخطوة أخيرة.
يقول جودوين: 'حتى عندما أكون في عجلة من أمري ، فإن البريد الإلكتروني دائمًا ما يذهب أخيرًا لتجنب أي إرسال غير مقصود أو سابق لأوانه لرسائل البريد الإلكتروني'. يعد 'تشغيل' التراجع عن الإرسال 'في Gmail أيضًا منقذًا.'
كيفن هنتر وشرينا هدسون
