في عصر الإنترنت ، قد تجد نفسك تنقر على 'رد' ، وتكتب ردًا سريعًا ، وتضغط على 'إرسال' دون التفكير في ما كتبته للتو. لكن الخبراء يتفقون على أن سلوك البريد الإلكتروني الخاص بك لديه القدرة على تخريب سمعتك على الصعيدين الشخصي والمهني. تواصل موقع Inc.com مع بعض خبراء البريد الإلكتروني الأكثر خبرة في الصناعة وجعلهم يفكرون في كيفية تحسين آداب البريد الإلكتروني الخاصة بك.
1. مناقشة الأمور العامة فقط. لقد سمعنا جميعًا قصصًا عن بريد إلكتروني 'خاص' انتهى به المطاف إلى تمريره إلى الشركة بأكملها ، وفي بعض الحالات ، عبر الإنترنت. من أهم الأشياء التي يجب مراعاتها عندما يتعلق الأمر بآداب التعامل مع البريد الإلكتروني هو ما إذا كانت المسألة التي تناقشها عامة ، أو شيء يجب التحدث عنه خلف الأبواب المغلقة. اسأل نفسك ما إذا كان الموضوع الذي تتم مناقشته هو شيء تكتبه على ورق الشركة أو تنشره على لوحة إعلانات ليراها الجميع قبل النقر فوق 'إرسال'. - جوديث كالوس و
مؤلف أصبحت آداب البريد الإلكتروني سهلة ، والبريد الإلكتروني: الدليل ، والبريد الإلكتروني: دليل للكتابة بشكل جيد
2. قدم نفسك بإيجاز. لا تفترض أن الشخص الذي يتلقى بريدك الإلكتروني يعرف من أنت ، أو يتذكر مقابلتك. إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان المستلم يتعرف على عنوان بريدك الإلكتروني أو اسمك ، فقم بتضمين تذكير بسيط بهويتك فيما يتعلق بالشخص الذي تتواصل معه ؛ السيرة الذاتية الرسمية والشاملة ليست ضرورية. - بيجي دنكان ، خبير إنتاجية شخصية ومؤلف قهر البريد الإلكتروني الزائد بعادات وآداب أفضل و Outlook 2007
ملاحظة المحرر: هل تبحث عن خدمات التسويق عبر البريد الإلكتروني لشركتك؟ إذا كنت ترغب في الحصول على معلومات لمساعدتك في اختيار الاستبيان المناسب لك ، فاستخدم الاستبيان أدناه لتزويد شريكنا ، BuyerZone ، بالمعلومات مجانًا:
3. لا 'بريد إلكتروني غاضب'. البريد الإلكتروني الذي يحتوي على أخبار سيئة ، أو طرد عميل أو بائع ، أو التعبير عن الغضب ، أو توبيخ شخص ما ، أو الاستخفاف بأشخاص آخرين في رسائل البريد الإلكتروني (خاصة إذا كنت تقول شيئًا أقل من نوع عن رئيسك في العمل) كلها أمور محظورة. نظرًا لأن البريد الإلكتروني قد يبدو غير رسمي ، يقع العديد من الأشخاص في هذا الفخ. تذكر دائمًا أن مراسلات البريد الإلكتروني تستمر إلى الأبد. - ليندسي بولاك ، خبير في مجال العمل ومكان العمل ، مستشار آداب البريد الإلكتروني ، ومؤلف الانتقال من كلية إلى وظيفة
4. استخدم علامات التعجب باعتدال. الحد الأقصى لعدد نقاط التعجب في البريد الإلكتروني للأعمال؟ واحد. خلاف ذلك ، فإنك تخاطر بأن تبدو طفولي وغير محترف. - بولاك
5. كن حذرا مع المعلومات السرية. الامتناع عن مناقشة المعلومات السرية في رسائل البريد الإلكتروني مثل المعلومات الضريبية لشخص ما أو تفاصيل صفقة تجارية شديدة الحساسية. في حالة وصول البريد الإلكتروني إلى يد الشخص الخطأ ، فقد تواجه تداعيات خطيرة - وحتى قانونية -. - بيتر بوست ، مدير معهد إميلي بوست في بيرلينجتون ، ومقره فيرمونت ، والذي يقدم نصائح وإجابات عن آداب السلوك ، مثل آداب الزفاف ، وقضايا الأبوة والأمومة ، وآداب المائدة.
6. الرد في الوقت المناسب. ما لم تكن تعمل في نوع من أنواع الطوارئ ، فليس من الضروري أن تكون متاحًا فور وصول البريد الإلكتروني. اعتمادًا على طبيعة البريد الإلكتروني والمرسل ، يُقبل الرد في غضون 24 إلى 48 ساعة. - دنكان
7. الامتناع عن إرسال الخط الواحد. 'شكرًا' و 'حسنًا' لا تقدم المحادثة بأي شكل من الأشكال. لا تتردد في وضع 'لا يوجد رد ضروري' في الجزء العلوي من البريد الإلكتروني عندما لا تتوقع ردًا. - دنكان
8. تجنب استخدام الاختصارات للكلمات الحقيقية ، أو الرموز ، أو المصطلحات ، أو العامية. الكلمات من رجال الأعمال الكبار الذين يستخدمون اختصارات مثل '4 u' (بدلاً من 'من أجلك') و 'Gr8' (للأفضل) في البريد الإلكتروني المتعلق بالأعمال غير مقبول. إذا لم تضع وجهًا مبتسمًا أو رمزًا تعبيريًا على مراسلات عملك ، فلا يجب أن تضعه في رسالة بريد إلكتروني. أي مما سبق له القدرة على جعلك تبدو أقل من الاحتراف. - دنكان
9. حافظ على نظافتها. لا شيء يزعج المستلمين أكثر من رد الأشخاص وترك الرسائل فوضوية ، على سبيل المثال ، سلسلة بريد إلكتروني تتضمن علامات إقحام زائدة (>>>) ، أو صفحات وصفحات لعناوين البريد الإلكتروني التي لم تكن محمية باستخدام نسخة مخفية الوجهة. يمكنك التخلص من علامات الإقحام عن طريق تحديد النص ، Ctrl + F لاستخدام الأمر Find and Replace للعثور على علامة إقحام واستبدالها جميعًا بلا شيء. يمكنك التخلص من جميع عناوين البريد الإلكتروني بمجرد حذفها. نظفه ، ثم أرسله. - دنكان
10. كن واضحا في سطر الموضوع الخاص بك. مع انسداد صناديق البريد الوارد بمئات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ، من الضروري أن يصل سطر الموضوع إلى صلب الموضوع. يجب أن يكون بسيطًا بشكل معقول وأن يكون وصفيًا لما كتبته عنه. توقع أن يتم حذف أي بريد إلكتروني به موضوع لطيف أو غامض أو غامض. أيضًا ، قم بإثبات سطر الموضوع بعناية كما تفعل مع بقية البريد الإلكتروني. - بريد
11. لا تخطئ في البريد العشوائي. تجنب سطور الموضوع المكتوبة بالكامل بالأحرف الكبيرة والصغيرة وتلك التي تتضمن عناوين URL وعلامات التعجب - والتي تبدو وكأنها رسائل غير مرغوب فيها للمستلم. - جوديث كالوس و
مؤلف أصبحت آداب البريد الإلكتروني سهلة ، والبريد الإلكتروني: الدليل ، والبريد الإلكتروني: دليل للكتابة بشكل جيد
12. يجب أن يتطابق سطر الموضوع مع الرسالة. لا تفتح بريدًا إلكترونيًا قديمًا ، واضغط على 'رد' ، وأرسل رسالة لا علاقة لها بالرسالة السابقة. لا تتردد في تغيير الموضوع بمجرد تغيير الموضوع أو محتوى سلسلة البريد الإلكتروني. - بيجي دنكان ، خبير إنتاجية شخصية ومؤلف قهر البريد الإلكتروني الزائد بعادات وآداب أفضل و Outlook 2007
13. تقديم تحذير عند إرسال مرفقات كبيرة. يمكن أن يؤدي إرسال مرفقات كبيرة غير معلن عنها إلى انسداد صندوق الوارد الخاص بالمستقبل والتسبب في ارتداد رسائل البريد الإلكتروني المهمة الأخرى. إذا كنت ترسل شيئًا يزيد حجمه عن 500 كيلوبايت ، فيجب على المرسلين أن يسألوا ، 'هل تمانع إذا أرسلت لك مرفقًا؟ متى سيكون أفضل وقت لك؟ ' - كالوس
14. لا يزيد عن مرفقين ، مع توفير اسم منطقي. ما لم يتم طلب ذلك على وجه التحديد ، امتنع عن إرسال رسالة تحتوي على أكثر من مرفقين. أيضًا ، امنح الملف (الملفات) المرفق اسمًا منطقيًا حتى يعرف المستلم في لمحة الموضوع والمرسل. - دنكان
15. إرسال أو نسخ الآخرين فقط على أساس الحاجة إلى المعرفة. قبل النقر فوق الرد على الكل أو وضع الأسماء في سطور نسخة أو نسخة مخفية ، اسأل نفسك عما إذا كان جميع المستلمين بحاجة إلى المعلومات الموجودة في رسالتك. إذا لم يفعلوا ، فلماذا نرسلها؟ خذ وقتك في إرسال رسائلك إلى الأشخاص المناسبين. - دنكان
16. احذر من 'الرد على الكل'. لا تضغط على 'الرد على الكل' ما لم يحتاج كل عضو في سلسلة البريد الإلكتروني إلى معرفة ذلك. تريد التأكد من أنك لا ترسل إجابتك إلى كل فرد في قائمة ؛ سواء كانوا بحاجة إلى معرفة أم لا. - دنكان
17. ارفع الهاتف. عندما يحتوي موضوع ما على الكثير من المعلمات التي تحتاج إلى شرح أو مناقشة وسيولد الكثير من الأسئلة والارتباك ، فلا تتعامل معه عبر البريد الإلكتروني. أيضًا ، لا ينبغي استخدام البريد الإلكتروني لإلغاء الاجتماعات في اللحظة الأخيرة ، ووجبات الغداء ، والمقابلات ، وعدم استخدام البريد الإلكتروني مطلقًا للأخبار المدمرة. إذا كان لديك موظف أو صديق تحتاج إلى توصيل أخبار سيئة إليه ، فمن الأفضل إجراء مكالمة هاتفية. إذا كان عليك توصيل الأخبار إلى مجموعة كبيرة ، فإن البريد الإلكتروني يكون أكثر عملية. - دنكان
18. تقييم أهمية البريد الإلكتروني الخاص بك. لا تفرط في استخدام خيار الأولوية العالية. إذا كنت تفرط في استخدام هذه الميزة ، فلن يأخذها على محمل الجد سوى القليل من الناس. الحل الأفضل هو استخدام سطور الموضوع الوصفية التي تشرح بالضبط ما هي الرسالة. - دنكان
19. الحفاظ على الخصوصية. إذا كنت ترسل رسالة إلى مجموعة من الأشخاص وتحتاج إلى حماية خصوصية قائمتك ، فيجب عليك دائمًا استخدام 'نسخة مخفية الوجهة'. بالإضافة إلى ذلك ، تجنب إعطاء عناوين البريد الإلكتروني لطرف ثالث (مثل Evite ، رسالة إخبارية ، إلخ). تأكد من أن العناوين التي ترسلها عن طيب خاطر إلى أطراف ثالثة تبقى معهم ، خاصة عندما تكون الخدمة التي يقدمونها مجانية. - دنكان
20. اجعلها قصيرة وتصل إلى النقطة. البريد الإلكتروني الطويل هو شيء من الماضي. اكتب بإيجاز ، مع وجود الكثير من المساحات البيضاء ، حتى لا تربك المستلم. تأكد عندما تنظر إلى ما ترسله لا يبدو عبئًا على القراءة - لا تتردد في استخدام النقاط. يجب ألا يضطر الشخص الذي يقرأ بريدك الإلكتروني إلى البحث في عدة فقرات لمعرفة ما تطلبه. يجب أن تذكر الغرض من البريد الإلكتروني في أول جملتين. كن واضحًا وكن صريحًا. - ليندسي بولاك ، خبير في مجال العمل ومكان العمل ، مستشار آداب البريد الإلكتروني ، ومؤلف الانتقال من كلية إلى وظيفة
21. اعرف جمهورك. يجب أن يكون تحية البريد الإلكتروني الخاص بك وتسجيل الخروج متسقين مع مستوى الاحترام والشكلية للشخص الذي تتواصل معه. اكتب أيضًا للشخص الذي سيقرأها - إذا كان يميل إلى أن يكون مهذبًا ورسميًا للغاية ، فاكتب بهذه اللغة. الشيء نفسه ينطبق على المتلقي الذي يميل إلى أن يكون أكثر رسمية ومريحًا. - ليندسي بولاك ، خبير في مجال العمل ومكان العمل ، مستشار آداب البريد الإلكتروني ، ومؤلف الانتقال من كلية إلى وظيفة
22. ضمّن التوقيع دائمًا. أنت لا تريد أبدًا أن يضطر شخص ما للبحث عن كيفية الاتصال بك. إذا كنت خبيرًا في استخدام وسائل التواصل الاجتماعي ، فقم بتضمين جميع معلومات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك في توقيعك أيضًا. يعد توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك طريقة رائعة للسماح للأشخاص بمعرفة المزيد عنك ، خاصةً عندما لا يتضمن عنوان بريدك الإلكتروني اسمك بالكامل أو شركتك. - بولاك
23. استخدم المجيب التلقائي فقط عند الضرورة. رد تلقائي نصه ، 'شكرًا لك على رسالتك الإلكترونية. سأرد عليك في أقرب وقت ممكن 'غير مجدية. ومع ذلك ، فإن أحد الأشياء الرائعة التي تقوم بها هذه الرسائل هو تنبيه مرسلي البريد العشوائي إلى أن بريدك الإلكتروني حقيقي وأنه يمكنهم إضافتك إلى قائمة البريد العشوائي الخاصة بهم. - بيجي دنكان ، خبير إنتاجية شخصية ومؤلف قهر البريد الإلكتروني الزائد بعادات وآداب أفضل و Outlook 2007
24. تدريب موظفيك. يجب أن يتأكد أصحاب الأعمال من تدريب موظفيهم على اتصالات البريد الإلكتروني - لا تفترض أنهم يعرفون ما يفعلونه وما الذي يعتبر مهنيًا. ضع معايير البريد الإلكتروني التي يجب على الجميع في الشركة الالتزام بها. - بولاك
25. بريدك الإلكتروني هو انعكاس لك. كل بريد إلكتروني ترسله يضيف إلى سمعتك أو ينتقص منها. إذا كان بريدك الإلكتروني مبعثرًا وغير منظم ومليء بالأخطاء ، فسيميل المستلم إلى التفكير فيك كشخص أعمال مشتت ومهمل وغير منظم. آراء الآخرين مهمة وفي العالم المهني ، سيكون تصورهم لك أمرًا حاسمًا لنجاحك. - بيتر بوست ، مدير معهد إميلي بوست في بيرلينجتون ، ومقره فيرمونت ، والذي يقدم نصائح وإجابات عن آداب السلوك ، مثل آداب الزفاف ، وقضايا الأبوة والأمومة ، وآداب المائدة.
ملاحظة المحرر: هل تبحث عن خدمات التسويق عبر البريد الإلكتروني لشركتك؟ إذا كنت ترغب في الحصول على معلومات لمساعدتك في اختيار الاستبيان المناسب لك ، فاستخدم الاستبيان أدناه لتزويد شريكنا ، BuyerZone ، بالمعلومات مجانًا:
الإفصاح التحريري: تكتب شركة عن المنتجات والخدمات في هذا المقال وغيره من المقالات. هذه المقالات مستقلة من الناحية التحريرية - وهذا يعني أن المحررين والمراسلين يبحثون ويكتبون عن هذه المنتجات دون أي تأثير لأي من أقسام التسويق أو المبيعات. بعبارة أخرى ، لا أحد يخبر مراسلينا أو محررينا بما يكتبونه أو تضمين أي معلومات إيجابية أو سلبية معينة حول هذه المنتجات أو الخدمات في المقالة. يخضع محتوى المقال بالكامل لتقدير المراسل والمحرر. ومع ذلك ، ستلاحظ أننا في بعض الأحيان نقوم بتضمين روابط لهذه المنتجات والخدمات في المقالات. عندما ينقر القراء على هذه الروابط ، ويشترون هذه المنتجات أو الخدمات ، قد يتم تعويض Inc. هذا النموذج الإعلاني القائم على التجارة الإلكترونية - مثل أي إعلان آخر على صفحات مقالاتنا - ليس له أي تأثير على تغطيتنا التحريرية. المراسلين والمحررين لا يضيفون هذه الروابط ، ولن يقوموا بإدارتها. يدعم هذا النموذج الإعلاني ، مثل النماذج الأخرى التي تراها على Inc ، الصحافة المستقلة التي تجدها على هذا الموقع.
