تم فصل عامل مكتب بعدها اكتشف صاحب العمل مدونتها الجنسية . تم طرد نادلة للتنفيس عن عميل على Facebook. امراة خسر عرض عمل في Cisco بسبب شيء قالته على تويتر. توضح هذه الحوادث لماذا قد يكون من الحكمة إنشاء سياسة وسائط اجتماعية لموظفيك.
قالت فيفيان ستوري ، المدير العام لشركة بلاندس القانون ، وهو مكتب محاماة صغير يقع خارج سيدني ، أستراليا ، متخصص في قانون العمل. كما يكتب Storey لـ مدونة الشركة بشأن قضايا سياسة وسائل التواصل الاجتماعي. 'إذا لم تقم بذلك ، كيف تدير وترصد ما يقال عن الشركة وكيف يتم استخدام وسائل التواصل الاجتماعي؟'
تحدد سياسة وسائل التواصل الاجتماعي للموظفين إرشادات الشركة أو مبادئ التواصل في عالم الإنترنت. هل تحتاج إلى سياسة واضحة لوسائل التواصل الاجتماعي؟ سنحدد الخطوات اللازمة لاتخاذ هذا القرار ، بالإضافة إلى ما يجب تضمينه وكيفية تنفيذ السياسة الجديدة.
كتابة سياسة وسائل التواصل الاجتماعي: تحديد وقت إنشاء سياسة وسائل التواصل الاجتماعي
يمكن أن تكون سياسة وسائل التواصل الاجتماعي خط الدفاع الأول للشركة لتقليل المخاطر لكل من صاحب العمل والموظف. قد يكون لديك بالفعل اتفاقية سرية ولكنها قد لا تكون كافية. إضافة بضعة أسطر في دليل الموظف لتوضيح أن اتفاقية السرية تغطي تفاعلات الموظفين على مواقع التواصل الاجتماعي قد تكون كافية. ولكن يُنصح بإنشاء سياسة منفصلة لوسائل التواصل الاجتماعي للحصول على شيء محدد في الملف ويمكن للموظفين الوصول إليه وأن يكونوا على دراية بوجود السياسات.
جيسون فولز ، محلل استراتيجي لوسائل التواصل الاجتماعي في مستكشف الوسائط الاجتماعية ذ في لويزفيل ، كنتاكي ، يعتقد أن الشركات يجب أن يكون لديها العديد من سياسات وسائل التواصل الاجتماعي. جزء من المشكلة هو ذلك سياسة وسائل التواصل الاجتماعي هو تسمية خاطئة ، يقول فولز. 'إنه أكثر من مجرد إخبار الموظفين بما يمكنهم وما لا يمكنهم فعله على أجهزة كمبيوتر الشركة.'
فيما يلي قائمة ببعض سياسات وسائل التواصل الاجتماعي التي تقترح فولز أن على الشركات التفكير في إنشاء:
• قواعد سلوك الموظفين للاتصالات عبر الإنترنت
• قواعد سلوك الموظف لتمثيل الشركة في الاتصالات عبر الإنترنت
• سياسة الإفصاح عن التدوين للموظفين
• سياسة استخدام الموظف على Facebook
• سياسة مدونة الموظفين الشخصية
• سياسة الشبكة الاجتماعية الشخصية للموظفين
• سياسة تويتر الشخصية للموظفين
• سياسة الموظف على LinkedIn
• سياسة التدوين للشركات
• سياسة استخدام مدونة الشركة
• عملية الموافقة على مدونة الشركة
• سياسة التعليق على مدونة الشركة
• سياسة استخدام صفحة العلامة التجارية على Facebook
• سياسة الرسائل / التعليقات العامة على Facebook
• سياسة حساب تويتر للشركات
• سياسة شركة YouTube
• سياسة التعليقات العامة للشركة على YouTube
• سياسة كلمة مرور الشركة
يقول فولز: 'في حين أنه قد يبدو من العبث توضيح سياسات لكل شبكة اجتماعية ، فإن هذا ليس هو الهدف تمامًا'. 'الشبكات المختلفة لها آثار مختلفة على الشركات المختلفة.'
هناك طريقتان لإنشاء سياسة وسائل التواصل الاجتماعي. يمكنك كتابة سياسة واحدة كاملة لوسائل التواصل الاجتماعي تتناول جميع الوسائط الاجتماعية المتاحة حاليًا. أو يمكنك كتابة السياسات حسب حاجتك إليها. على سبيل المثال ، إذا لم يكن لشركتك وجود على وسائل التواصل الاجتماعي على YouTube ، فقد لا تحتاج إلى معالجة استخدام YouTube والفيديو. ولكن مع توسع عملك ، تضيف سياسة YouTube لاحقًا.
يقول ماريو سوندار ، المبشر المجتمعي في LinkedIn: 'أود أن أقول إن هناك سببين رئيسيين لوجود مجموعة من المبادئ التوجيهية لوسائل التواصل الاجتماعي لكل شركة: إدارة الأزمات أو فرصة العلامة التجارية'. قد تكون وسائل التواصل الاجتماعي فرصة كبيرة لموظفيك للمساعدة في بناء العلامة التجارية لشركتك ، ولكن دعونا لا ننسى أن هناك أيضًا خطرًا هائلاً على الموظفين الأفراد لإلحاق الضرر بالعلامة التجارية للشركة عن غير قصد ومن خلال تحديد مجموعة من الإرشادات التي تساعد في التخفيف من هذه المخاطر '.
حفر أعمق: هل تحتاج إلى سياسة وسائل التواصل الاجتماعي؟
كتابة سياسة وسائل التواصل الاجتماعي: ما يجب عليك تضمينه
وسائل التواصل الاجتماعي تدور حول المشاركة والتعاون. لهذا السبب يعتقد Sundar أن أفضل طريقة لإنشاء سياسة هي العثور على ما يسميه 'مبشري وسائل التواصل الاجتماعي' من داخل شركتك. اجلب موظفيك الأكثر نشاطًا على وسائل التواصل الاجتماعي للتعاون والمساعدة في صياغة إرشادات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك. يؤدي تضمين الموظفين في العملية إلى إنشاء دعاة داخليين للسياسة. يجب أن تكون السياسة أكثر حول ماهية الموظفين تستطيع افعل وأفضل الممارسات لاستخدام وسائل التواصل الاجتماعي مقابل كل الأشياء التي يقوم بها الموظفون لا تستطيع أو لا ينبغي القيام به على وسائل التواصل الاجتماعي.
كيف التقى ديل انرهاردت الابن وايمي ريمان
عند صياغة السياسة ، تأكد مما يلي:
1. ذكّر الموظفين بالتعرف على اتفاقية التوظيف والسياسات المدرجة في دليل الموظف.
2. اذكر أن السياسة تنطبق على الوسائط المتعددة ومواقع الشبكات الاجتماعية والمدونات والويكي للاستخدام المهني والشخصي.
3. يجب ألا تكشف المنشورات على الإنترنت عن أي معلومات سرية أو مملوكة للشركة أو لأي طرف ثالث قام بالكشف عن معلومات للشركة.
4. إذا قام الموظف بالتعليق على أي جانب من جوانب أعمال الشركة ، فيجب عليه تعريف نفسه بوضوح كموظف وإدراج إخلاء المسؤولية.
5. يجب أن يكون إخلاء المسئولية شيئًا مثل 'الآراء التي يتم التعبير عنها تخصني فقط ولا تعكس بالضرورة آراء (اسم شركتك)'.
6. يجب ألا تتضمن المنشورات على الإنترنت شعارات الشركة أو العلامات التجارية ما لم يتم طلب الإذن ومنحه.
7. يجب أن تحترم منشورات الإنترنت حقوق النشر والخصوصية والاستخدام العادل والإفصاح المالي والقوانين الأخرى المعمول بها.
8. يجب ألا يدعي الموظفون أو يشيروا ضمناً إلى أنهم يتحدثون نيابة عن الشركة.
9. قد تتطلب مدونات الشركات وصفحات Facebook وحسابات Twitter وما إلى ذلك الموافقة عندما يقوم الموظف بالنشر عن الشركة والصناعة.
10. تحتفظ الشركة بالحق في طلب تجنب مواضيع معينة ، وسحب منشورات معينة ، وإزالة التعليقات غير اللائقة.
عند إنشاء سياسة وسائط اجتماعية ، لا يتعين عليك إعادة اختراع العجلة. العديد من الشركات بما في ذلك سيسكو و آي بي إم و شركة انتل و مايكروسوفت ، و الأسماك الحلاقة وضعوا سياسات واضحة وشاملة لوسائل التواصل الاجتماعي. إذا كنت تبحث عن بعض الأمثلة الجيدة لإرشادات الوسائط الاجتماعية من مختلف الشركات ، فإن موقع إدارة وسائل التواصل الاجتماعي لديه قاعدة بيانات عبر الإنترنت لأكثر من 100 سياسة من سياسات وسائل التواصل الاجتماعي.
توصي فولز ببرنامج مجموعة أدوات سياسات وسائل التواصل الاجتماعي يقدمه مقهى Toolkit مقابل 149 دولارًا. تحتوي مجموعة الأدوات على قوالب لأنواع مختلفة من سياسات الوسائط الاجتماعية. يقول ستوري: `` هناك العديد من مواقع الويب التي يمكنك نسخ سياسات وسائل التواصل الاجتماعي منها ، ولكن أود أيضًا أن أشرك محامٍ وتأكد من أن سياستك مخصصة لشركتك.
(ملاحظة: على الرغم من أن هذا الدليل يتكون من أشياء يقول الخبراء الذين قابلناهم أنها آمنة لتضمينها ، فلا ينبغي تفسيرها على أنها نصيحة قانونية.)
حفر أعمق: مجموعة أدوات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بمالك العمل
كتابة سياسة وسائل التواصل الاجتماعي: الاستخدام المهني والتشجيع على الاستخدام الشخصي لوسائل التواصل الاجتماعي
تتيح سياسة الوسائط الاجتماعية للشركة للموظفين معرفة ما يحتاجون إلى معرفته لتوصيل رسالة الشركة بشكل فعال ، وما يجب عليهم فعله وما لا ينبغي عليهم فعله.
تقول كاترينا كوليير ، مؤسسة ومديرة شركة شركة Winning Impression LTD ، وهي شركة مقرها لندن تساعد الشركات في التوظيف الاجتماعي. ستضمن الإرشادات الواضحة تحسين العلامة التجارية لشركتك وعدم تلويث سمعتك من خلال ملاحظة خاطئة.
من المفيد للموظفين أن يكون لهم مدخلات في وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالشركات. قد يكون لديهم أفكار وآراء رائعة لمشاركتها مع العملاء والعملاء. يعد الموظفون مصدرًا رائعًا ويمكنهم مساعدتك في الترويج لعملك على الشبكات الاجتماعية.
حفر أعمق: 12 نصيحة لزيادة تواجدك على وسائل التواصل الاجتماعي
كتابة سياسة وسائل التواصل الاجتماعي: كيفية تنفيذ السياسة
إن الدرس الذي يجب تعلمه من أمثلة عمليات فصل الموظفين وكيف اختارت بعض الشركات التعامل مع وسائل التواصل الاجتماعي هو جعل السياسة واضحة قدر الإمكان.
أفضل تنسيقات هذه السياسة هي تحديد السياسة أولاً واتباعها بتقسيم نقطي للنقاط الرئيسية. تتضمن سياسة Microsoft قسم الأسئلة المتداولة الذي يوضح السياسة للموظفين بشكل أكبر. كاثرين ألين ، نائب الرئيس في اتصالات SHIFT إحدى وكالات العلاقات العامة التي لها مكاتب في بوسطن وسان فرانسيسكو ونيويورك ، اقترحت تقديم إرشادات أو أفضل الممارسات. أنشأت شركة Allen مسودة لـ توصيات وسائل التواصل الاجتماعي يمكن للشركات تعديلها لتناسب احتياجاتها. 'أنشأت شركتنا هذا بناءً على ساعات من البحث حول إرشادات الشركات الأخرى ، للمساعدة في تبسيط العملية لعملائنا.'
بمجرد الانتهاء من سياسة وسائل التواصل الاجتماعي ، من المهم إعلام موظفيك بحدوث تغيير في اتفاقية الموظف التي وقعها كل موظف عند تعيينهم. يجب إرسال بريد إلكتروني أو مذكرة إلى جميع الموظفين بما في ذلك نسخة من السياسة الجديدة أو رابط إلى حيث يمكنهم الرجوع إلى السياسة. سيساعد تثقيف موظفيك بشأن سياسة وسائل التواصل الاجتماعي في الحد من الحوادث المؤسفة.
حفر أعمق: المزيد عن الموارد البشرية
كتابة سياسة وسائل التواصل الاجتماعي: موارد إضافية
