هذا قصة ظهر لأول مرة في موسى ، وهي وجهة على شبكة الإنترنت بها فرص عمل رائعة ومشورة مهنية متخصصة.
اتصل بي بالجنون ، لكنني فضلت دائمًا النوم على الكافيين. ولكن مع الجداول الزمنية غير المنتظمة والمواعيد النهائية الضيقة ، احصل على ست ساعات أو أكثر من النوم كل ليلة ليست بالمهمة السهلة للاستشاري - فقط اسأل أيًا من زملائي المدمنين على القهوة والصودا. بين وظيفة متطلبة وحياة منزلية أكثر تطلبًا ، قضيت الكثير من الوقت في محاولة العديد من حيل الإنتاجية للضغط بقدر ما أستطيع من كل يوم.
أداتي المفضلة لإنجاز الأشياء؟ عداد الوقت لمدة 10 دقائق على هاتفي.
إن 'قاعدة الـ10 دقائق' الخاصة بي واضحة جدًا: يجب ألا تستغرق كل مهمة في قائمة المهام الخاصة بك أكثر من 10 دقائق لإكمالها. إذا استغرق الأمر أكثر من 10 دقائق ، فيجب عليك تقسيمها إلى مهام أصغر أو تفويضها إلى شخص آخر. يكمن مفتاح هذه القاعدة في تنفيذها ، مما يعني ضبط المؤقت على هاتفك بحيث ينطلق عند علامة 10 دقائق. إن مستوى السرعة والتركيز اللذين يجلبهما هذا إلى يومك لا يقل عن الدهشة.
عندما أتحدى فريقي لأول مرة لوضع قاعدة العشر دقائق موضع التنفيذ ، عادةً ما أواجه شكوكًا. أسئلة مثل ، 'هذا جنون - هل يمكنني حقًا إنشاء نموذج Excel الكبير هذا بزيادات قدرها 10 دقائق؟' و 'هل تخبرني أنك تفعل هذا في حياتك المنزلية أيضًا ، وتستحم لمدة 10 دقائق وتقوم بتمارين لمدة 10 دقائق؟' يزخر. (بالمناسبة ، الإجابة على هذين السؤالين هي 'نعم!')
تريد أن تجربها؟ فيما يلي ثلاث نصائح لجعل قاعدة العشر دقائق تعمل من أجلك.
1. مندوب
إلى حد بعيد ، فإن الوسيلة الأكثر فاعلية لإيجاد وقت إضافي في يومك هي الاستعانة بمصادر خارجية للأشياء الموجودة في قائمة المهام الخاصة بك والتي يمكن لشخص آخر القيام بها بسهولة في غضون 10 دقائق أو أقل. على سبيل المثال ، لدي زميل ناجح وموقر للغاية يدعي أن أحد محاور نجاحه هو أنه 'يقول' نعم 'لكل شيء ، ولكنه يؤدي في الواقع المهام التي فقط يمكنه أن يفعل أفضل ما في الأمر. كل شيء آخر ، يفوض .
التفويض ليس سهلاً كما يبدو. قد يكون من الصعب التخلي عن مهمة عندما تخشى ألا يكون عمل شخص آخر جيدًا مثل عملك. من المفيد أن تتذكر أن 'القيام به أفضل من الكمال' ، والطريقة الوحيدة التي ستمضي بها قدمًا في حياتك المهنية هي إذا تركت الأشياء التي أتقنتها وواجهت تحديات جديدة. تحول عقلي آخر ساعدني وهو إدراك أن التفويض يخلق فرصًا للآخرين. الآن أفكر بنشاط في المهام والمشاريع التي يمكنني إنشاؤها لفريقي والتي ستساعدهم على التعلم والنمو والتقدم في حياتهم المهنية (مما يساعد بشكل ملائم في توضيح لوحة بلدي أيضًا).
أحد التحديات التي أراها أكثر مع الأشخاص الذين يواجهون صعوبة في التفويض - خاصة أولئك الذين يشغلون مناصب على مستوى المبتدئين - هو أنهم ينسون أنه يمكنهم وينبغي عليهم التفويض. إذا شعرت بعدم الارتياح لأن تطلب من مشرف أو رئيسك القيام بشيء ما ، فجرّب ما يلي: ابدأ بالإشارة إلى ما تفعله ، واكتب 'طلب' كطلب للمساعدة. على سبيل المثال ، بدلاً من 'أريدك أن تتصل بقادة الفريق' ، يمكنك أن تقول 'أنا أعمل على سحب البيانات من أجل هذا التحليل - هل سيكون من الممكن لك مساعدتي من خلال الاتصال بقيادة الفريق الآخر؟ '
بصفتي مديرًا ، يمكنني أن أخبرك أنني كثيرًا ما أجد نفسي أتوسل فريقي لتفويض شيئًا ما لي ، وأنا أحب ذلك عندما يخلقون لي فرصًا للمساعدة.
2. ابحث عن المهمة السهلة التي تستغرق 10 دقائق
قد تكون متشككًا في البداية ، ولكن بمجرد تغيير طريقة تأطير مهامك ، سترى أنه يمكن تقسيم كل شيء تقريبًا إلى مهام مدتها 10 دقائق. هل تريد البحث عن موضوع جديد؟ ابدأ بـ 10 دقائق على Google لمسح المقالات الإخبارية ، متبوعة بـ 10 دقائق من تدوين كل ما تعرفه وأهم الأسئلة القليلة التي ما زلت بحاجة إلى الإجابة عليها ، ثم 10 دقائق لكل اتصال بالأشخاص للحصول على نصائح حول الإجابة على الأسئلة المفتوحة (نقاط المكافأة إذا كنت ماهرًا بما يكفي لملاحظة أن المكالمة الهاتفية هي شكل من أشكال التفويض!).
تونيا لويس لي صافي القيمة
هاهو! لقد ضغطت للتو على مهمة كان من الممكن أن تستمر في العمل في ساعات إلى 30 دقيقة.
هذا النهج يعمل بعد ساعات أيضًا. لدي زميلة كانت مفتونة بقاعدة العشر دقائق وكيف ساعدتها خلال ساعات العمل لدرجة أنها قررت تجربتها في المنزل. لقد أخرجت عداد الوقت الخاص بها لبضعة أيام لتوقيت روتين ما قبل العمل ، ومع الاستحمام لمدة 10 دقائق ، و 10 دقائق من الإفطار ، وما إلى ذلك ، وجدت أنها كانت قادرة على ذلك. خفض وقتها القياسي 'للاستعداد' ، بدلًا من استبداله بالنوم المرغوب. لم تكن تعتقد أبدًا أنه من الممكن الاستحمام في غضون 10 دقائق - حتى جربته وأدركت أنه في الواقع كان سهلاً للغاية!
3. استخدم هذا الموقت
يعد استخدام عداد الوقت جزءًا مهمًا من القاعدة ، لذا لا تنس ذلك. كما يعلم الجميع في عالم الأعمال ، 'نحن نفعل ما نقيسه'.
هذا ينطبق أيضًا على قاعدة العشر دقائق - يجب عليك استخدام مؤقت أو ساعة لتتبع المدة التي تقضيها على الأشياء. تعمل الهواتف الذكية على تسهيل ذلك من خلال تطبيقات المؤقت المضمنة ، ولكن أي ساعة بها عقرب دقائق ستفعل ذلك. مهما فعلت ، لا تخمن - لأنه إذا كان لديك تقريبا 10 دقائق دائمًا تصبح 20 ، فأنت لا تزيد من إنتاجيتك.
في بعض الأحيان ، ستقضي أقل من 10 دقائق في مهمة (المزيد من الوقت - رائع!) ، وأحيانًا يرن هذا المنبه وستظل على الهاتف (لا ، لا أقترح عليك فقط تعليق حتى عندما ينطلق المنبه). لا تشعر بالسوء حيال الجري - فقط دوّن ذلك في المرة القادمة.
على سبيل المثال ، إذا كان أحد زملائك في العمل يميل إلى التجول ، فابدأ محادثتك التالية بإخبارها أن لديك 10 دقائق لتبادل الأفكار. ماذا لو كنت حقا بحاجة إلى مزيد من الوقت؟ هذا جيد أيضًا: سيوفر تتبع الوقت الذي تقضيه نظرة ثاقبة حول كيفية عملك ، حتى تتمكن من التخطيط ليومك بشكل أفضل في المرة القادمة.
قاعدة العشر دقائق في العمل
حدث أحد الأمثلة المفضلة لدي على هذه القاعدة في العمل قبل بضع سنوات عندما تلقى فريق كنت أعمل عليه مكالمة هاتفية مخيفة في الرابعة مساءً من عميل يعيد توجيه العمل الذي سنقدمه في صباح اليوم التالي. هتاف اشمئزاز ، كثيرا لأمسية مريحة!
كم عمر ليزلي آن وارين
كان هناك قطعتان كبيرتان من العمل ، لذلك قمنا بتقسيم فريقنا المكون من أربعة أفراد إلى النصف. كان لدى كل من الفريقين الفرعيين لدينا نفس العدد تقريبًا من شرائح PowerPoint التي يجب تجديدها ، مع قدر مماثل من التحليل ، لذلك كان من المفترض أن يستغرق الأمر نفس القدر من الوقت لإكماله.
قلت لزملائي في الفريق أنني أريد حقًا الانتهاء بحلول الساعة 6 مساءً حتى نتمكن من تناول العشاء ، ووافق لكنه كان يشك في قدرتنا على إنجاز ذلك. لذلك ، قمنا بتجميع الصفحات ، مقسومة على الساعتين المتبقيتين في اليوم ، ووجدنا أنه إذا تمكنا من تحقيق معدل 10 دقائق لكل صفحة ، فسيكون لدينا وقت كافٍ لإكماله - بالإضافة إلى مخزن مؤقت لأي شيء تم إثباته لتكون صعبة بشكل خاص. بعد إعادة تنشيطنا ، قسمنا الصفحات ، وضبطنا المؤقت ، وبدأنا في التدوير. لإنشاء لعبة منها ، احتفظنا بسجل على السبورة البيضاء لعدد الصفحات التي أكملها كل منا أقل من أو أكثر من علامة 10 دقائق.
بحلول الساعة 6 مساءً ، انتهينا - ونشعر بالرضا حيال ذلك. الفريق الآخر الذي لم يستخدم قاعدة العشر دقائق؟ انتهوا حوالي 9.
التحدي مستمر. لمهمتك التالية اليوم ، أخرج عدادك وجربه بنفسك. الساعة تدق!
