بخلاف خطط الأعمال ، ربما تكون الملخصات التنفيذية هي الأكثر أهمية من بين جميع مستندات الأعمال. من الإنصاف القول إن كل قرار كبير تقريبًا داخل أي شركة من أي حجم يتضمن ملخصًا تنفيذيًا أثناء عملية اتخاذ القرار.
لسوء الحظ ، يعتقد الكثير من الناس خطأً أن الملخص التنفيذي هو ملخص للمستند ، مثل 'Cliff Notes'. اه لا.
الغرض من الملخص التنفيذي هو التوصية بقرار ، وليس تقديم معلومات. يوفر المستند الأطول دليلًا تفصيليًا على تلك التوصية.
يعتمد بشكل فضفاض على المحادثات التي أجريتها مع خبير الاقتراحات توم سانت ، إليك كيفية كتابة ملخص تنفيذي يقنع مسؤول تنفيذي (أو فريق تنفيذي) لاتخاذ قرار:
1. وصف مشكلة أو حاجة أو هدف.
أسفل الكلمات 'ملخص تنفيذي' اشرح بجملة أو جملتين (على الأكثر) سبب الحاجة إلى اتخاذ قرار. كن محددًا وقم بتضمين قياسات قابلة للقياس ، إن أمكن.
خاطئ:
يصف هذا المستند حل XYZ بالتفصيل. هنا ملخص لمحتوياته ...
حق:
نشهد عجزًا قدره 10 ملايين دولار في الإيرادات السنوية بسبب انقطاع شبكة الاتصالات.
2. وصف النتيجة المرجوة.
في جملة أو جملتين (على الأكثر) صف ما سيكون مختلفًا إذا تم حل المشكلة أو تلبية الحاجة أو تحقيق الهدف. لا تقدم أي تفاصيل عن الحل.
خاطئ:
في الفصل الأول ، نصف مكثفات التدفق التناظرية المتعددة المتوافقة مع المعايير ...
حق:
وفقًا لتقديراتنا (انظر القسم 1) ، سيؤدي تقليل حالات الانقطاع هذه أو القضاء عليها إلى زيادة أرباحنا بنسبة تصل إلى 20٪.
3. صف الحل المقترح الخاص بك.
تحت كلمة 'اقتراح' ، صف في سلسلة من الفقرات القصيرة عنصر الحل الخاص بك للمشكلة (كما في الخطوة 1) والذي سيخلق النتيجة المرجوة (كما في الخطوة 2).
في كل فقرة ، راجع الأقسام الموجودة في المستند الأكبر حيث يتم وصف هذا الجزء من الحل بالتفصيل. اجعل كل فقرة واضحة وسهلة القراءة. تجنب المصطلحات اللغوية والأفكار المجردة التي لا داعي لها. إذا كان ذلك ممكنًا ، رتب الفقرات في خطة خطوة بخطوة.
خاطئ:
ستؤدي الاستفادة من بنيتنا التحتية الحالية إلى استثمار استثمارات التكنولوجيا السابقة مع تحسين متطلبات إعادة التدريب. ستؤدي الموثوقية المعززة إلى انفجار إنتاجية المهام الحرجة لدينا ، وبالتالي خلق ميزة تنافسية تحقق الدخل.
حق:
لمعالجة المشكلة المذكورة أعلاه ، نقترح ما يلي:
1. شراء وتركيب نظام تجريبي. سيسمح لنا ذلك باختبار البرنامج الجديد دون تعريض عملياتنا اليومية للخطر. تم وصف متطلبات هذا النظام التجريبي في القسم 4.
[المزيد من الخطوات]
4. اشرح كيف ستتغلب على المخاطر.
كل قرار عمل لا يحتاج إلى تفكير ينطوي على مستوى معين من المخاطرة. لذلك ، تحت عنوان 'المخاطر' ، صِف بإيجاز تلك المخاطر وكيف تقترح التغلب عليها (أو لماذا لا تشكل خطرًا حقًا).
مرة أخرى ، اجعل هذه الفقرات ضيقة. استخدم لغة بسيطة. كما هو الحال مع الخطوة السابقة ، اربط كل فقرة بالقسم ذي الصلة من المستند الأطول.
خاطئ:
الحل المقترح حيادي البائع ويتكامل في بنى أنظمة متعددة من خلال استخدام البرامج النصية المخصصة الجاهزة للتنفيذ ...
حق:
لتحويل قسم خدمة العملاء بالكامل ، سنحتاج إلى إعادة تدريب موظفي الخدمة لدينا ، مما قد يقلل من وقت استجابة القسم. ومع ذلك ، فإننا نخطط لتقليل هذا الاحتمال من خلال كتابة دليل تدريبي مخصص.
5. اطلب القرار الذي تريد اتخاذه.
تحت عنوان 'توصية' ، صِف بأقل عدد ممكن من الكلمات القرار الذي ترغب في أن يتخذه المدير (التنفيذيون). كن دقيقا.
إذا كان القرار يتعلق بالمال ، فيجب تضمين المبلغ. إذا كانت هناك أسباب تدعو إلى اتخاذ القرار في وقت معين ، فقم بإظهارها.
خاطئ:
يستمر قلقنا المستمر بشأن انقطاع نظام الهاتف في التأثير على شركتنا ، وبالتالي يجب معالجته بطريقة سريعة.
حق:
لإكمال هذا المشروع بنهاية السنة المالية الحالية دون تعطيل عملياتنا الحالية ، نحتاج إلى الموافقة على زيادة قدرها 2 مليون دولار في ميزانية تقنية المعلومات للربع القادم.
عينة الملخصات التنفيذية
فيما يلي الملخصان التنفيذيان الموصوفان أعلاه كما سيظهران بالفعل. لئلا تعتقد أن المثال الأول معتم بشكل مصطنع ، أؤكد لك أنني شخصيًا رأيت أسوأ. أكثر سوءا.
خاطئ:
ملخص تنفيذي
يصف هذا المستند حل XYZ بالتفصيل. فيما يلي ملخص لمحتوياته:
في الفصل الأول ، نصف مكثفات التدفق التناظرية المتعددة المتوافقة مع المعايير ...
[المزيد من ملخصات الفصول]
ستؤدي الاستفادة من بنيتنا التحتية الحالية إلى استثمار استثمارات التكنولوجيا السابقة مع تحسين متطلبات إعادة التدريب. ستؤدي الموثوقية المعززة إلى انفجار إنتاجية المهام الحرجة لدينا ، وبالتالي خلق ميزة تنافسية تحقق الدخل. الحل المقترح حيادي البائع ويتم دمجه في بنى أنظمة متعددة من خلال استخدام البرامج النصية المخصصة الجاهزة للتنفيذ.
يستمر قلقنا المستمر بشأن انقطاع نظام الهاتف في التأثير على شركتنا ، وبالتالي يجب معالجته بطريقة سريعة.
حق:
ملخص تنفيذي
نشهد عجزًا قدره 10 ملايين دولار في الإيرادات السنوية بسبب انقطاع شبكة الاتصالات.
وفقًا لتقديراتنا (انظر القسم 1) ، سيؤدي تقليل حالات الانقطاع هذه أو القضاء عليها إلى زيادة أرباحنا بنسبة تصل إلى 20٪.
اقتراح
لمعالجة المشكلة المذكورة أعلاه ، نقترح ما يلي:
- شراء وتثبيت نظام تجريبي. سيسمح لنا ذلك باختبار البرنامج الجديد دون تعريض عملياتنا اليومية للخطر. تم وصف متطلبات هذا النظام التجريبي في القسم 4.
[المزيد من الخطوات]
المخاطر
- إمكانية تقليل وقت الاستجابة . في المرحلة 3 من الخطة المذكورة أعلاه ، سنحتاج إلى إعادة تدريب موظفي الخدمة لدينا ، مما قد يقلل بشكل مؤقت متوسط وقت استجابة القسم. ومع ذلك ، فإننا نخطط لتقليل هذا الاحتمال من خلال كتابة دليل تدريبي مخصص.
[المزيد من المخاطر]
توصية
خطيب الفجر لين جاردنر
لإكمال هذا المشروع بنهاية السنة المالية الحالية دون تعطيل عملياتنا الحالية ، نحتاج إلى الموافقة على زيادة قدرها 2 مليون دولار في ميزانية تقنية المعلومات للربع التالي.
على محمل الجد ، أي من هذين الملخصين التنفيذيين تعتقد أنه من المرجح أن يؤدي إلى القرار الأفضل؟
