كيفية استخدام تطبيقات Google لتحسين عملك

أثناء الحوسبة السحابية ليس مفهومًا جديدًا تمامًا ، فقد قامت Google Apps بالتأكيد بتحسين التكنولوجيا بحيث يمكن للشركات في كل مكان الاستفادة من سرعتها وإمكانية الوصول إليها وتخزينها. يمكن لمجموعة تطبيقات Google ، التي تتضمن علامات تجارية مشهورة مثل Gmail وتقويم Google ومُحرر مستندات Google ، أن تجعل سير العمل بين موظفيك أكثر مرونة ، بل وتوفر طرقًا أفضل للتفاعل مع العملاء والعملاء. سيبرز الدليل التالي الأسباب والطرق التي تتيح لك تنفيذ تطبيقات Google لتحسين عمليات شركتك.


كيفية استخدام تطبيقات Google لتحسين عملك: لماذا تستخدم تطبيقات Google؟

إحدى الفوائد المباشرة التي تتمتع بها تطبيقات Google للشركات مقارنة ببرامج سطح المكتب التقليدية ، مثل Microsoft Office ، هي الفعالية من حيث التكلفة. بتكلفة 50 دولارًا فقط سنويًا ، تشتمل مجموعة تطبيقات Google على عدد غير محدود من حسابات المستخدمين ، والوصول إلى جميع تطبيقات Google ، و 25 جيجابايت من مساحة تخزين البريد الإلكتروني لكل موظف ، ودعم العملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، وضمان وقت تشغيل الشبكة بنسبة 99.9 بالمائة. (هناك أيضًا إصدار مجاني يحتوي على قدر محدود من أمان الشبكة وحسابات المستخدمين ، بالإضافة إلى عدد أقل من التطبيقات والتخزين.) مقارنة بمعظم برامج الأعمال وتكنولوجيا المعلومات ، والتي غالبًا ما تأتي مع عدد محدد من التراخيص لكل عملية شراء (ناهيك عن المطلوب الخوادم الخارجية لاستضافة النظام) ، فقد تكون Google Apps هي المفتاح فقط لاستخراج بضعة سنتات إضافية من ميزانيتك.

يقول بريان ويريك ، نائب رئيس العمليات في شركة Raidious ، وهي شركة تطوير محتوى مقرها إنديانابوليس: 'إذا كنا نشتري نسخًا من Microsoft Office للجميع في الشركة ، فإننا نوفر بالفعل عشرات الآلاف من الدولارات'. إلى جانب توفير التكاليف ، يقول ويريك إن Raidious تبنى مجموعة Google Apps نظرًا لإمكانية الوصول التي يوفرها لمصمميهم ومنتجيهم في أجزاء مختلفة من البلاد.

يقول ويريك: 'تعد الأداة المساعدة جيدة لأي شركة ناشئة ، وأن تكون قادرًا على التحدث إلى موظف جديد على الهاتف ، وإعدادهم باستخدام برنامج ويب دون أن يضطر أحد العاملين في مجال تكنولوجيا المعلومات إلى منحهم حق الوصول شيء عظيم.'

فائدة أخرى لتطبيقات Google هي قدرة كل تطبيق على الاندماج مع بعضها البعض - وهي ميزة يقول كين هايز ، مالك شركة إعلانات الإنترنت في تولوكا ليك ومقرها كاليفورنيا ، إنه ممتن لها. يقول 'الشيء الجيد في Google Apps هو حقيقة أنه يمكنني إنشاء حساب رئيسي واحد لعملي - كما أن البريد الإلكتروني والتقويم وموقع الويب الخاص بي مرتبطون معًا'. 'بالتأكيد ، هناك بريد إلكتروني أفضل ، لكن لم يكتشف أحد كيفية ربطه معًا مثل Google.'

حفر أعمق: تطبيقات Google في اللعبة


كيفية استخدام تطبيقات Google لتحسين عملك: تبسيط الاتصال الداخلي باستخدام Gmail

عندما وصل Gmail إلى الساحة لأول مرة ، تم الإشادة بعميل البريد الإلكتروني الشخصي لما يبدو من سعة تخزين لا حدود لها وإمكانيات البحث في صندوق الوارد بسرعة البرق. ولكن مع تكامل Google Apps ، تعمل العديد من وظائف Gmail بنفس الكفاءة للشركات. مرة أخرى ، أحد أكثر الخصائص المفيدة لـ Gmail هو عامل السحابة - نظرًا لعدم وجود برنامج مرهق يدعو للقلق ، يمكن الوصول إلى Gmail لموظفيك من أي مكان ، دون الحاجة إلى تنزيل جهات الاتصال أو الرسائل على الأجهزة.

يقول ويريك: 'أحد الأشياء الرائعة في Gmail هو أنه يعتمد على المتصفح'. نحن نتواصل من خلال هواتفنا وعملاء IMAP. إنها القدرة على عدم القول ، 'هذا هو تثبيت Outlook الخاص بك.'

تساعد محادثات Gmail المترابطة أيضًا في تبسيط الرسائل بين الزملاء. على سبيل المثال ، إذا تم إرسال نسخة إلى أطراف متعددة في رسالة بريد إلكتروني ، أو إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني المتعددة تحتوي على نفس سطر الموضوع ، فسيتم تجميع كل هذه الرسائل معًا مع كل بريد إلكتروني جديد يتم إرساله ، ويجلس تمامًا في الجزء العلوي من البريد الوارد والقضاء على متاعب الاضطرار إلى التحقق من الرسائل السابقة.

أيضًا ، يجب أن تحتوي كل بيئة مكتبية على طريقة لإرسال رسائل سريعة في كل دقيقة ، وإجابة Gmail هي دردشة Google ، والتي تم دمجها مباشرة في واجهة البريد الوارد. يقول ويريك عن استخدام Raidious للماسنجر: 'لقد قللنا حقًا من الحاجة إلى نظام الاتصال الهاتفي الداخلي لدينا'. تحتوي ميزة الدردشة أيضًا على مكون مؤتمرات الفيديو الذي يمكن أن يكون مفيدًا عندما يحتاج الزملاء والموظفون إلى المراسلة من المواقع البعيدة.

بينما يعد Gmail عميل بريد إلكتروني رائعًا ، يوصي Wyrick بتعيين العديد من مسؤولي الحسابات لحساب عملك المشترك. يقول: 'بمجرد التسجيل ، لن ترغب أبدًا في الحصول على كل بيضك في سلة واحدة'. 'في يوم من الأيام ستحتاج إلى القيام بشيء ما عندما لا يكون هذا المسؤول متاحًا.'

احفر أعمق: لا تدفع أبدًا مقابل استضافة البريد الإلكتروني مرة أخرى


كيفية استخدام تطبيقات Google لتحسين عملك: مزامنة الاجتماعات والأحداث من خلال تقويم Google

اعتمادًا على نوع عملك ، يمكن أن يكون تحديد المواعيد مشكلة حقيقية. عادة ما يكون عدد قليل من الموظفين (أو ، واحد فقط) مسؤولين عن تتبع وترحيل التواريخ والأوقات ، وهي طريقة تؤدي إلى الأخطاء واللقاءات الفائتة. باستخدام تقويم Google ، يمكن لعدة موظفين نشر الأحداث في تقويم واحد يمكن للشركة بأكملها الوصول إليه وتعديله وفقًا لذلك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن ترميز هذه التقويمات بالألوان بحيث يكون المشاهد على دراية بالتغييرات التي تطرأ على المواعيد. يمكن للمسؤولين أيضًا تعيين أذونات للتقويمات ، بحيث يمكن لموظفين معينين فقط رؤية العناصر أو تحريرها.

يقول جريج كروس ، مؤسس Cross Creative ، وهي شركة تسويق رقمي مقرها في جرينفيلد بولاية إنديانا ، إنه شجع مؤخرًا أحد عملائه الرئيسيين على اعتماد تقويم Google للمساعدة في فرز المواعيد وحمايتها. يقول كروس: '[هو] يمتلك مركزًا استشاريًا ، وقد جاء إلي وقال ،' لدينا أربعة مستشارين ونبحث عن طريقة يمكن لعملائنا من خلالها تحديد المواعيد عبر الإنترنت والحفاظ على خصوصيتها '. يمكنك ضبطه بحيث لا يظهر أنك تجري جلسة استشارية مع 'جون دو' حول الاكتئاب. '

ميزة أخرى مفيدة لتقويم Google هي القدرة على إنشاء الأحداث من خلال Gmail. عند إضافة عنوان البريد الإلكتروني للموظف إلى حدث في التقويم ، يتم إرسال دعوة إلى الموظف لتأكيد حضوره. بعد التأكيد ، يمكن لكل موظف عرض وإضافة ملاحظات إلى الحدث.

حفر أعمق: نقاش تقني: وكالة إعلانية تنتقل إلى تطبيق ويب


كيفية استخدام تطبيقات Google لتحسين عملك: تحسين التعاون وإدارة المشاريع باستخدام مُحرر مستندات Google

محرر مستندات Google هو تطبيق يتيح لعدة مستخدمين إنشاء المستندات والعروض التقديمية وجداول البيانات وتعديلها - كل ذلك على الويب. عادةً ما يشارك زملاء العمل المستندات عن طريق إرسال المرفقات بالبريد الإلكتروني إلى بعضهم البعض ، مما يؤدي غالبًا إلى إصدارات ملفات غير صحيحة ونسخ متناثرة في غير محلها. باستخدام محرر مستندات Google ، يتم تحرير الملف في السحابة ، حيث يتم حفظ المراجعات واستعادتها تلقائيًا.

مثل معظم تطبيقات Google الأخرى ، يمكن للمسؤولين تعيين أذونات في محرر مستندات Google بحيث لا يُسمح إلا لعمال معينين بعرض الملفات ومشاركتها. ميزة أخرى مناسبة هي القدرة على تصدير المستندات إلى أنواع مختلفة من امتدادات الملفات ، والتي يمكن أن تكون مفيدة في تلك الأوقات التي يحتاج فيها العميل أو العميل إلى ملف PDF في أسرع وقت ممكن.

يقول كروس: 'أستخدم محرّر مستندات Google داخليًا'. 'لدي مصمم جرافيك يعمل بدوام جزئي فقط ، لذلك أنشر التقديرات ومقترحات العملاء هناك.' يمكن أن يساعد استخدام محرر مستندات Google لتحرير الملفات الشائعة الأخرى مثل مسارات الرحلة والنشرات الإخبارية والمقالات في حل المشكلات الشائعة التي تنشأ بين الموظفين عند التعاون في المشاريع.

على الرغم من فائدة محرر مستندات Google للعديد من أصحاب الأعمال ، يقول Wyrick of Raidious أن هناك أمرًا واحدًا يجب مراعاته وهو حقيقة أن الأشخاص في فريق العمل لديك يتمتعون بدرجات متفاوتة من مهارات الكمبيوتر. لذلك ، إذا قمت بتنفيذ مُحرر مستندات Google لإنشاء ملفاتك الأكثر أهمية وتحريرها ، كما يقول Wyrick ، ​​فقد يكون من المفيد تعيين بطل مشروع يفهم التطبيق.

يقول ويريك: 'قد يكون هناك بعض المستخدمين الذين سيكونون أقل حماسًا بشأن التغييرات'. كما ينصح الوافدين الجدد بتكرار دليل المساعدة على موقع تطبيقات Google.

حفر أعمق: 10 نصائح لتهيئة التكنولوجيا الخاصة بك


كيفية استخدام تطبيقات Google لتحسين عملك: مشاركة معرفة الشركة مع مواقع Google

تعد مواقع Google أداة أساسية لبناء المواقع يمكن للشركات استخدامها لإنشاء مركز معلومات داخلي خاص للموظفين ، أو حتى مجال عام يعمل كوجه لنشاطك التجاري. تتيح لك مواقع Google استيراد المعلومات من تطبيقات أخرى ، مثل تقويم المواعيد أو نماذج العميل القياسية ، ونشرها على موقعك حتى يتمكن الموظفون أو العملاء من الوصول إليها بسهولة.

يقول هايز ، الذي يستخدم التطبيق حتى يتمكن هو وشريكه التجاري في الدنمارك ، من تتبع مشاريع الشركة والأفكار والمقاولين ، 'تشبه مواقع Google نظام wiki'. 'لدي أقسام معدة لأفكار المنافسين التي نريد تحسينها ، وحتى المشكلات التي نريد حلها في أعمالنا.'

يمكنك تعيين موظفين معينين فقط لديهم قدرات إدارية ، مثل تحرير معلومات الموقع ونشرها ، أو منح الوصول إلى فريقك بأكمله (خاصةً إذا كنت تعمل مع فريق عمل مترابط بإحكام).

حفر أعمق: أفضل 10 تطبيقات وخدمات مجانية للأعمال


كيفية استخدام Google Apps لتشغيل عملك: البحث عن موارد إضافية في Google Apps Marketplace

إذا كانت التطبيقات التي أنشأتها Google حصريًا لا تلبي جميع احتياجاتك ، فلا تنسَ التحقق من Google Apps Marketplace ، حيث يمكنك العثور على الكثير من تطبيقات الجهات الخارجية - بعضها مجانًا - والتي تقدم مجموعة متنوعة من الوظائف و تتكامل مع التطبيقات القياسية الأخرى. يمكّنك برنامج Intuit Online Payroll ، على سبيل المثال ، من دفع رواتب الموظفين مباشرةً من تقويم Google وتزويدهم بالوصول عبر الإنترنت إلى كشوف الرواتب. Zoho CRM عبارة عن أداة لإدارة علاقات العملاء تساعد على تحسين تفاعل العميل بعدة طرق ، مثل تتبع محادثات البريد الإلكتروني وفرزها.

لزيادة قدرات تقويم Google ، يستخدم Greg Cross of Cross Creative Tungle.me ، وهو تطبيق يسمح للأعضاء بنشر جداول عامة وقبول طلبات المواعيد وتقليل الحجوزات المزدوجة. يقول كروس: 'إنه يساعد حقًا في تعميم سير العمل الخاص بي'. عندما يؤكد الشخص الموعد ، يتم وضعه في تقويم [Google] الخاص بي ، ويتم تنبيهي على هاتفي. لذا بين التعاون بين هاتين الميزتين ، فإنه يعمل بشكل رائع بالنسبة لي.

وفقًا لـ Cross ، أصبحت تطبيقات Google للشركات سريعًا ضرورة وأقل منتجًا أنيقًا لتجربته. إن قابلية التشغيل البيني للتطبيقات ، إلى جانب إمكانية الوصول إلى السحابة ، كما يقول ، توفر للعديد من الأشخاص الفرصة للاستفادة من تكنولوجيا المكتب بكفاءة لأول مرة. يقول كروس: 'سيكون من المثير للاهتمام أن نرى كيف تنجو شركات البرمجيات الأخرى من المضي قدمًا ، لأن التطبيقات المستندة إلى الويب هي أكثر من مجرد موضة'. 'إنها ليست' موجة المستقبل '- إنها الآن'.

حفر أعمق: 5 حزم برامج رائعة لأخصائيي التمهيد