بينما نحن لسنا بعد السيطرة على الروبوتات البشرية من راحة منازلنا مثل الشخصيات في فيلم 2009 بدائل ، بشكل متزايد ، تتم تفاعلاتنا اليومية - المهنية والشخصية - من خلال الوسائل الافتراضية.
نظرًا لأن أصحاب الأعمال يتبنون الأحداث الافتراضية كطريقة فعالة من حيث التكلفة لتحقيق عدد لا يحصى من الأهداف ، بما في ذلك الندوات عبر الإنترنت والتدريب والمؤتمرات ، فمن المهم التأكد من أن الاتصال الفعال لا يتم تداوله لتحقيق وفورات في المحصلة النهائية. في حين أنه من غير المحتمل أن يحل الاجتماع فعليًا محل الحاجة إلى لقاء رواد الأعمال شخصيًا ، إلا أن سهولة التبني والراحة يمكن أن تعمل على تعزيز إنتاجية عملك. ومع ذلك ، فإن الاجتماعات الافتراضية ليست مثالية لكل المواقف ، لذا فإن معرفة وقت وكيفية استخدام هذه التكنولوجيا أمر حيوي.
دونا دينيس ، رئيس استشارات حلول القيادة ، ومُنشئ ومُيسِّر جمعية الإدارة الأمريكية ندوة لمدة ثلاثة أيام حول قيادة فرق افتراضية وعن بعد ، يقول أن التكنولوجيا أصبحت التركيز الرئيسي ؛ في مكان ما بين أجهزة بلاك بيري للأشخاص والبريد الإلكتروني ، فقد العديد من القادة رؤية العلاقات. تقول دينيس ، التي تشرح بالتفصيل في كتابها القادم: 'ينصب التركيز الآن على إدارة المهام والعلاقات والتكنولوجيا' إدارة المعرفة والتعليم الإلكتروني.
لي إي ميلر ، مدرب مؤثر ومؤلف UP: التأثير والقوة ومنظور U: فن الحصول على ما تريد يضيف ، 'أكبر خطأ يرتكبه الناس هو افتراض أن التأثير عندما تلتقي وجهاً لوجه هو نفس التأثير عندما تتفاعل بشكل افتراضي. ليست كذلك. القواعد مختلفة لأن الناس يستجيبون بشكل مختلف عندما يتفاعلون افتراضيًا.
فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في إجراء اجتماع افتراضي ناجح.
5 نصائح لعقد اجتماع افتراضي: كيف تستعد
يقول درو باورز ، عالم النفس البحثي في مجموعة العوامل البشرية بمعهد دايتون للأبحاث: 'أول شيء نقوم به قبل تحديد التقنيات والبرامج التي ستكون مطلوبة هو تحديد من هو الجمهور المشارك وما هي المعلومات التي يتم مشاركتها'. 'لقد وجدنا أنه من الأفضل لمقدمي العروض إما تصميم بياناتهم أو عرضهم التقديمي وفقًا للبيئة التي سيقدمون فيها ، أو اختيار أفضل بيئة لتمثيل البيانات التي لديهم.' يقول باورز: `` لا يمكنك ببساطة أن تأخذ عرضًا تقديميًا قدمته أمام جمهور مباشر في مؤتمر ورميه على شاشة فيديو لجمهور افتراضي وتوقع نفس النتائج ، لأنك محدود ، إلى حد ما ، في كيفية التفاعل مع جمهورك الافتراضي.
inlinebuyerzonewidget
يشير دينيس إلى أنه عند جدولة اجتماع في مكان مادي ، يمكنك أن تكون أكثر اعتيادية بشأن جدول أعمال الاجتماع وتوفير المواد. لديك أيضًا ميزة جعل الحاضرين على دراية بالسرعة في الردهة ، في ماكينة القهوة ، وما إلى ذلك. ومع ذلك ، يتطلب الاجتماع الافتراضي الناجح الكثير من التحضير المسبق. يوصي كولاريك بالتخطيط للاجتماعات الافتراضية مسبقًا. 'أرسل جدول الأعمال في وقت مبكر ، وأنشئ صورًا لتعزيز رسالتك وأرسلها إلى الجميع قبل الاجتماع ، وادع أعضاء كل فريق الذين يحتاجون إلى المشاركة' ، كما تقول.
تأكد أيضًا من إرسال معلومات تسجيل الدخول (رموز الوصول وعناوين URL وأرقام الاتصال) قبل يوم واحد على الأقل حتى يتمكن المشاركون من اختبار أي تنزيلات برامج مطلوبة. قد ترغب أيضًا في مطالبة المشاركين بتسجيل الدخول قبل 15 دقيقة على الأقل من البداية لاختبار الاتصال ، كما تقترح لورا ستاك ، مؤلفة ورئيسة The Productivity Pro ، وهي شركة تدريب على إدارة الوقت. قم بإجراء النداء وتحقق من أن كل شيء يعمل. راجع الجدول الزمني. يقول Stack: أعط طريقة للوصول إليك في وضع عدم الاتصال إذا واجه أحد أعضاء اللجنة مشاكل.
ملحوظة: إذا كنت تستضيف مقدم عرض واحد مع جمهور كبير يتابعه ، فمن الجيد أن يكون لديك ميسِّر مخصص لمساعدة المقدم الرئيسي. يمكن للميسر دعم المشاركين في المشكلات الفنية بالإضافة إلى مراقبة أي أسئلة دردشة ترد. يؤدي محاولة مقدم العرض قراءة أسئلة الدردشة إلى إبطاء تدفق العرض التقديمي.
حفر أعمق: أداة مؤتمرات الفيديو الجديدة من iMeet
5 نصائح لعقد اجتماع افتراضي: الأدوات والمتطلبات الفنية
يكمن جمال تقنية الاجتماعات عبر الإنترنت في أنه حتى أكثر العمليات الوليدة والعظام يمكن استخدامها. كل ما هو مطلوب هو اتصال بالإنترنت ، وصوت (من مكبرات صوت الكمبيوتر ، أو الميكروفون ، أو عبر الهاتف) ، وكاميرا ويب (قائمة بذاتها أو مدمجة مع جهاز العرض / الكمبيوتر المحمول). قد تحتاج المجموعات الأكبر أيضًا إلى شاشة عرض أو شاشة تلفزيون كبيرة.
تقول سوزان كولاريك ، مساعدة نائب الرئيس لتكنولوجيا التعليم في جامعة سانت ليو في سانت ليو بولاية فلوريدا ، عند اختيار خدمة التفكير 'الصغيرة'. أكثر مؤتمرات الويب فعالية هي تلك التي تستخدم التكنولوجيا المطلوبة فقط. KIS- ؛ اجعلها بسيطة- ؛ هي أفضل طريقة لجعل الناس يركزون على رسالتك وليس على التكنولوجيا. تتضمن بعض منتجات الويب عبر الإنترنت برنامج Adobe Acrobat Connect و اذهب للأجتماع و اجتماع مايكروسوفت أوفيس لايف و WebEx .
يحتاج رواد الأعمال أيضًا إلى الانتباه إلى أنه لن يعمل كل نظام مؤتمرات فيديو معًا. تجنب الإحراج من التأخيرات والأخطاء الفنية عن طريق اختبار اتصال جميع المواقع قبل الاجتماع. يمكن أن تتسبب محاولة استخدام نظام فيديو تمثيلي في أحد الطرفين ونظام رقمي من جهة أخرى في حدوث العديد من المشكلات ، وحتى عقد المؤتمرات الرقمية يمكن أن يمثل مشكلة إذا احتاج برنامج أقدم إلى ترقية قبل أن يتمكن من 'التحدث إلى يقول باورز 'برنامج أحدث'.
حفر أعمق: منطقة حظر الطيران: اجتماعات افتراضية
skye townend هل نحن هناك حتى الآن
5 نصائح لإجراء اجتماع افتراضي: حافظ على تركيزك
ريك ماورر ، مؤلف ما وراء جدار المقاومة و لماذا لا تريد ما أريد؟ تنصح المستخدمين بإزالة المشتتات. ميزة الاجتماعات الافتراضية هي القدرة على عقدها في أي مكان تقريبًا- ؛ عيب الاجتماعات الافتراضية هو أيضًا القدرة على عقدها في أي مكان تقريبًا. يمكن للحاضرين في الاجتماع عبر الإنترنت الاتصال أو تسجيل الدخول من المقهى المحلي ، وصالات المطار ، والمكاتب المنزلية ، وما إلى ذلك لتقليل الخلفية أو 'ضوضاء الطريق' (لا تريد أن يصبح طفلك ، أو حيوانك الأليف ، أو هواتف الرنين محور التركيز) ، يمكنك يقول ستاك: 'اختر' كتم صوت جميع الحاضرين وأخذ الأسئلة عبر مربع الدردشة فقط '.
ينصح ماورر أيضًا بعدم محاولة حصر أشياء متعددة في اجتماع واحد. حافظ على التركيز على موضوع أو موضوعين. إذا كان يجب عليك تغطية المزيد من العناصر ، فامنح الأشخاص وقتًا للتمدد ، أو أخذ استراحة في الحمام ، أو تجديد قهوتهم. اجعل كل جزء من الاجتماع قصيرًا - لا يزيد عن 30 دقيقة.
ملحوظة: القمصان المخططة لا تنقل بشكل جيد على الكاميرا ولا المجوهرات الكبيرة اللامعة. كلاهما يمكن أن يصرف الانتباه. حاول أن تحافظ على حركات جسمك إلى أدنى حد ممكن لأن الحركة المفرطة يمكن أن تقلل من جودة الفيديو.
حفر أعمق: الاجتماع على الويب: ما هي الأدوات التي يجب استخدامها؟
5 نصائح لعقد اجتماع افتراضي: آداب السلوك
ديزي الحفرة 2016
يؤكد كولاريك أن 'مفتاح نجاح مؤتمر الفيديو أو الاجتماع الهاتفي هو أن تتذكر أنك في اجتماع'. أعط انتباهك الكامل للمشاركين كما لو كنت في نفس الغرفة. لا تنشغل بالبريد الإلكتروني أو تصفح الويب أو الرسائل النصية. حاول ألا تأكل أو تشرب حتى تكون مستعدًا إذا تم توجيه الأسئلة إليك.
قاعدة جيدة من التجربة؟ يقول كولاريك ، 'افترض دائمًا عندما تدخل الغرفة أن الميكروفونات موجودة بالفعل في أماكن أخرى! يساعد هذا في منع بث أي محادثة دخيلة قبل الاجتماع عندما لا ترغب في ذلك. '
كما أشارت أيضًا إلى أن اجتماعات مؤتمر الفيديو يجب أن تتحرك فعليًا بوتيرة أبطأ قليلاً من الاجتماع المعتاد بسبب تأخير ثانيتين إلى ثلاث ثوانٍ لمعظم الأنظمة للتواصل. إذا كنت تقود الاجتماع ، فتأكد من وجود فترات توقف كافية بعد طرح سؤال. إذا كنت مشاركًا ، فلفت الانتباه إلى نفسك قبل مخاطبة المجموعة بالإشارة بيدك أو قول 'سؤال' أو 'تعليق' ثم الانتظار لبضع ثوان قبل المتابعة. '
يجب على المشاركين أيضًا إجراء اتصال بالعين من خلال النظر إلى الكاميرا. سيجعل المحادثة بين المشاركين أكثر طبيعية. فيما يلي ورقة غش سريعة عن الآداب:
8 ما يفعل من آداب مؤتمرات الفيديو
كن مهذبًا مع المشاركين الآخرين
تحدث بوضوح
لا تحافظ على حركات الجسم قليلة
قم بالحركة والإيماء ببطء وبشكل طبيعي
حافظ على التواصل البصري من خلال النظر إلى الكاميرا
ارتدي ملابس مناسبة
هل اجعل الجلسة متحركة
كن نفسك واستمتع بوقتك!
النصائح السبعة لآداب مؤتمرات الفيديو
لا تصدر أصواتًا مشتتة للانتباه
لا تصرخ
لا تقم بحركات مشتتة للانتباه
لا تقاطع المتحدثين الآخرين
لا تستمر في المحادثات الجانبية
لا ترتدي مجوهرات 'صاخبة'
لا تغطي الميكروفون
المصدر: مكتب تكنولوجيا المعلومات بجامعة سانت ليو
ملحوظة: إذا كان عملك دونج عالميًا ، فتحقق من مواقع مثل exiveplanet.com و kissbowshakehands.com للحصول على موارد حول آداب العمل الدولية.
حفر أعمق: القضية ، والخطة ، للشركة الافتراضية
5 نصائح لعقد اجتماع افتراضي: إشراك المشاركين
يقول دينيس إن هناك ميلًا في الاجتماعات الافتراضية للانطلاق في المهمة مباشرة ، مما قد يؤثر سلبًا على بناء العلاقات. توصي بكسر الجليد من خلال التجول في الغرفة 'الافتراضية' والطلب من الجميع تقديم أنفسهم ومشاركة شيء ما حول عطلة نهاية الأسبوع ، أو التحدث عن شيء يتطلعون إليه ، لإضافة عنصر اجتماعي إلى الإجراءات. 'كل ما يمكنك محاكاته من لقاءات وجهاً لوجه جيد.'
يقول Stack لتشجيع المشاركين على إرسال أسئلتهم حول الموضوع قبل بدء البرنامج. كما توصي أيضًا بطرق أخرى للحفاظ على تفاعل الجمهور أثناء الندوة عبر الويب ، مثل إجراء استطلاع أو طرح سؤال وطلب إجابات عبر الدردشة.
يقترح كولاريك طرح الأسئلة بشكل متكرر لإشراك المشاركين عن بُعد والحفاظ على استمرار الاتصال الشخصي. لكنها تؤكد ، كن صريحًا في أسئلتك. اسأل شخصًا معينًا سؤالًا محددًا. غالبًا ما يؤدي طرح أسئلة مفتوحة على جمهور كبير عن بُعد إلى 'حالة من عدم الاستقرار' ومن ثم يتحدث العديد من الأشخاص في وقت واحد. '
حفر أعمق: كيف تتواصل شركة افتراضية
تاريخ ميلاد كيم زولجياك
ملاحظة المحرر: هل تبحث عن عقد مؤتمرات فيديو لشركتك؟ إذا كنت ترغب في الحصول على معلومات لمساعدتك في اختيار الاستبيان المناسب لك ، فاستخدم الاستبيان أدناه لتزويد شريكنا ، BuyerZone ، بالمعلومات مجانًا:
الإفصاح التحريري: تكتب شركة عن المنتجات والخدمات في هذا المقال وغيره من المقالات. هذه المقالات مستقلة من الناحية التحريرية - وهذا يعني أن المحررين والمراسلين يبحثون ويكتبون عن هذه المنتجات دون أي تأثير لأي من أقسام التسويق أو المبيعات. بعبارة أخرى ، لا أحد يخبر مراسلينا أو محررينا بما يكتبونه أو تضمين أي معلومات إيجابية أو سلبية معينة حول هذه المنتجات أو الخدمات في المقالة. يخضع محتوى المقال بالكامل لتقدير المراسل والمحرر. ومع ذلك ، ستلاحظ أننا في بعض الأحيان نقوم بتضمين روابط لهذه المنتجات والخدمات في المقالات. عندما ينقر القراء على هذه الروابط ، ويشترون هذه المنتجات أو الخدمات ، قد يتم تعويض Inc. هذا النموذج الإعلاني القائم على التجارة الإلكترونية - مثل أي إعلان آخر على صفحات مقالاتنا - ليس له أي تأثير على تغطيتنا التحريرية. المراسلين والمحررين لا يضيفون هذه الروابط ، ولن يقوموا بإدارتها. يدعم هذا النموذج الإعلاني ، مثل النماذج الأخرى التي تراها على Inc ، الصحافة المستقلة التي تجدها على هذا الموقع.
