إنه عام 2020 تقريبًا وتلعب التكنولوجيا دورًا مهمًا للغاية في طريقة تواصلنا. هذا بالطبع صحيح سواء كمستهلكين أو كرجال أعمال. في حين أن التواصل هو بالطبع جوهر العمل ، إلا أنه يمكن أن يصبح أيضًا أكبر نقطة ألم لديك إذا لم يتم القيام به بطريقة فعالة. المكالمات الهاتفية ، على سبيل المثال ، ما لم تتم جدولتها ، ويمكن أن تكون مزرية وغير ضرورية في الغالب في عصر الاتصالات الرقمية.
يمكن أن تكون الرسائل الصوتية ، التي تُعرف أيضًا بإرسال تسجيل صوتي لشخص ما ، بدلاً من إرسال رسالة نصية عادية ، مفيدة عندما يكون ذلك مناسبًا ، ولكنها قد تكون مزعجة بشكل لا يصدق وتطفل إذا تم استخدامها بشكل خاطئ أو في كثير من الأحيان.
إذن متى يكون استخدام الصوت فعالاً ومتى يكون مزعجًا؟
أولاً ، كما هو الحال دائمًا ، فكر في جمهورك.
هذه قاعدة عامة جدًا وهي تنطبق في جميع المجالات مع التواصل وما بعده. مهما فعلت الآن ، مهما كنت على وشك التواصل ، فكر في الشخص الموجود على الطرف الآخر.
إذا كان الشخص ، على سبيل المثال ، في اجتماع ، فربما إرسال 10 رسائل واحدة تلو الأخرى ليس فكرة رائعة؟ فكر في كيفية تلقي ذلك من نهايتهم. فرصة جيدة أن يكون لديهم إشعارات ممكّنة من نهايتها ، وربما حتى الصوت. يمكن تجاهل رسالة واحدة وإخطار واحد ويمكن لهذا الشخص متابعة الاجتماع. 10؟ ليس كثيرا.
تتطلب الرسائل الصوتية من الشخص أن يستمع ، مما يعني أنه يحتاج إلى إيقاف اجتماعهم للمشاركة. عبارة بسيطة 'هل أنت في منتصف شيء ما أم لا بأس في إرسال ملاحظة صوتية؟' يكفي.
فكر دائمًا في الجمهور.
هل تعطي الأولوية لوقتك على وقتي؟
على مستوى أعمق ، عندما تتصل بي فجأة ، ومرة أخرى ، نتحدث في سياق العمل ، ولا نتحدث معك ، يا أمي ، فأنت في الجوهر تقول `` أريد التحدث الآن ولا يهمني ماذا أنت تفعل لأنني أريد أن أتحدث الآن ، لذا توقف وأجب.
الملاحظات الصوتية لا تختلف. لا يمكنني ببساطة قراءته واختيار التجاهل أو الانخراط. نعم ، يمكنني تجاهل الرسالة أو المكالمة تمامًا ، لكن في رأيي ، هذا فظ من جانبي ، وأيضًا ليس مسؤولًا جدًا لأنه قد يكون شيئًا مهمًا أحتاج إلى معرفته بالفعل في الوقت المناسب.
إذا قمت بإرسال رسالة نصية ، يمكنني قراءة رسالتك أثناء الانتهاء من المقالة التي كنت أكتبها واختيار الرد بعد ذلك. إذا أرسلت ملاحظة صوتية أو مكالمة ، يجب أن أتوقف عما أفعله للاستماع أو الرد. لذا نعم ، أنت تعطي الأولوية لوقتك بشكل أساسي على وقتي وهذا ليس جيدًا. لا تسرق وقت الآخرين ، تواصل كما لو كان عام 2020 تقريبًا وكن مراعًا.
هل هذه محادثة غير رسمية أم شيء يتطلب اهتمامي الكامل؟
الآن ، لأكون واضحًا ، أبدو وكأنني رسائل مناهضة للصوت. يعرف أي شخص تحدث معي عبر WhatsApp أن الأمر ليس كذلك. إذا كان السيناريو المحدد الذي أستخدمه مناسبًا وكانت المحادثة تتطلب منك سماع نبرة صوتي ، فقد تكون الرسائل الصوتية فعالة جدًا.
النقطة المهمة هنا هي أنه ، مثل معظم الأشياء ، يمكن أن تكون الرسائل الصوتية رائعة إذا تم استخدامها بشكل مناسب وعدم إساءة استخدامها.
ليزا بوليفار وخورخي راموس
إذا كنت تريد إلقاء التحية على شخص ما أو إخباره أنك تفكر فيه ، فيمكن لنص جملة واحدة القيام بالمهمة ، ولا حاجة لإرسال ملاحظة صوتية لذلك.
بشكل عام ، كل هذا بسيط جدًا ويجب أن يكون منطقيًا ، وهو كما نعلم جميعًا ليس شائعًا جدًا اليوم.
عند اختيار طريقة الاتصال الخاصة بك ، لا تأخذ فقط احتياجاتك وراحتك في الاعتبار ، بل فكر في الشخص الذي تتواصل معه أيضًا. هل هذا صعب جدا؟
أيضًا ، إذا كنت تفكر الآن ، 'واو ، كل هذه القواعد ، يحتاج هذا الرجل إلى الاسترخاء قليلاً' ، حسنًا ، ربما تكون على حق ، ولكن عندما تتلقى الكثير من الرسائل على مدار اليوم (وهو ما نفعله جميعًا). ويؤثر على إنتاجيتك ، يجب مناقشة الطريقة التي نتواصل بها.
