بالنسبة لبعض رواد الأعمال ، الاجتماعات معادلة لممارسة الرياضة ، فهي ليست ممتعة ولكنك تعلم أنها ضرورية. تكون الاجتماعات في بعض الأحيان سريعة وفي صلب الموضوع وفي أحيان أخرى تأخذ جزءًا كبيرًا من يومك. ولكن ، بغض النظر عن المدة التي يستغرقها الاجتماع ، فإن الأهم هو ما ستخرج منه.
لديك مواعيد نهائية للالتقاء بها ، والعديد من المهام لإكمالها وفريق كامل يجب إدارته. الوقت هو المال وإذا لم يتم التعامل معه بشكل صحيح ، يمكن أن تستهلك الاجتماعات الكثير من الساعات الثمينة. لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من اجتماعات الفريق ، يمكنك أنت وموظفيك اتباع هذا الدليل المكون من خمس خطوات. ستلاحظ بسرعة أنك وفريقك ستقودان اجتماعات أكثر إنتاجية ، في كثير من الأحيان.
كم عمر روب مارسيانو
1. تطوير وتوزيع جدول الأعمال.
يتيح لك إعداد جدول أعمال الاجتماع مسبقًا إعداد خطة لعبة قوية. يمكنك سرد جميع العناصر المهمة التي ترغب في مناقشتها والأهداف التي ترغب في تحقيقها في نهاية الاجتماع. اجعلها موجزة وقم بإدخال ملء الفراغات للأشياء التي ترغب في معرفتها.
في الجزء الخلفي من جدول الأعمال ، يمكنك عمل قائمة بالفراغات المرقمة لعناصر العمل. هذا يسمح للحاضرين في الاجتماع بكتابة أي شيء يحتاجون إليه للعمل نتيجة للاجتماع ، ويحتفظ بكل شيء في مكان واحد.
بمجرد الانتهاء من جدول الأعمال ، أرسله إلى فريقك. سيكونون قادرين على رؤية ما تريد مناقشته بالضبط ، وما هي الأسئلة التي قد تكون لديكم ونوع الأفكار أو الاهتمامات التي قد يرغبون في طرحها. يساعد جدول الأعمال الجميع على الشعور بالتنظيم بشأن ما يمكن توقعه وما هو متوقع منهم خلال الاجتماع.
2. خطة حول جدول الأعمال.
جدول الأعمال هو مجرد قائمة نقاط المناقشة. من الضروري أن يقوم الجميع بمراجعة جدول الأعمال مسبقًا قبل الاجتماع لإعداد قائمة بالأسئلة أو الإجابات أو النصائح بجانب كل عنصر. سيؤدي هذا إلى إبقاء الجميع في الموضوع ، ومناقشة كل ما يجب مناقشته قبل الانتقال إلى البند التالي في جدول الأعمال.
في نهاية كل موضوع اسأل الجميع ، 'هل لدى أي شخص أي أسئلة قبل أن ننتقل؟' هذه فرصة لطرح أي أسئلة أخرى بينما المعلومات لا تزال حديثة في أذهان الجميع.
3. اذهب إلى 'الظلام' قبل كل اجتماع.
شجع فريقك على أخذ جدول أعمالهم معهم والذهاب إلى 'الظلام' ، أو الابتعاد عن المشتتات ، للتركيز على تقديم التحديثات والأفكار الجديدة إلى الطاولة. على سبيل المثال ، عندما تقرر عقد اجتماع لتبادل الأفكار ، اطلب من الجميع تخصيص 10-15 دقيقة من العصف الذهني قبل الاجتماع بفترة وجيزة لإعداد قائمة بالأفكار للمناقشة. يمكنهم حتى إضافة أفكارهم وملاحظاتهم إلى نسختهم من جدول الأعمال كدليل مرجعي سريع.
سيسمح لك ذلك أنت وفريقك بالانتقال مباشرة إلى الاجتماع والالتفاف حول الطاولة لمناقشة الأفكار بينما هم في قمة اهتماماتهم. بدلاً من الانتظار لفترات طويلة من الوقت حتى يتحدث الشخص التالي ، سيكون الجميع مستعدين للتحدث من خلال الأفكار وستكون لديك فرصة أكبر بكثير لتحديد أفضل مسار للعمل في نفس اليوم. ستكون الطاقة في الغرفة معدية وستكون سعيدًا بمعرفة مقدار الإنتاجية التي يمكن أن تحققها هذه الاجتماعات.
4. القضاء على الانحرافات الخارجية.
يتم إنشاء الاجتماعات لتخصيص قدر معين من الوقت لمناقشة الأمور المهمة. احترم ذلك الوقت من خلال عدم إحضار أي مصادر إلهاء خارجية معك ، مثل الهاتف أو الكمبيوتر المحمول. خلاف ذلك ، قد يعتقد الزملاء أنه من الوقاحة أو عدم الاحترام رؤيتك تكتب بعيدًا أو تتحقق باستمرار من هاتفك.
ومع ذلك ، نظرًا لأن بعض الأشخاص قد يحتاجون إلى جهاز إلكتروني لتدوين الملاحظات أو متابعة البريد الإلكتروني ، فتأكد من إبقائه في وضع صامت حتى لا يصدر صوت إشعارات عالية. أيضًا ، إذا أحضرت أجهزة إلكترونية ، فأخبر الجميع في بداية الاجتماع أنك ستستخدمها لتدوين الملاحظات. من خلال عدم إحضار الأجهزة أو تحذير الأشخاص مسبقًا بشأن سبب إحضار الجهاز ، سيمنع الزملاء من التساؤل عما إذا كنت منتبهًا أم لا.
5. إنهاء الاجتماعات بتكرار الوجبات الرئيسية.
بصفتك قائد الاجتماع ، تأكد من استخدام الدقائق الخمس الأخيرة من كل اجتماع لتلخيص الوجبات السريعة الرئيسية بسرعة. يساعد هذا في جعل أهم أجزاء المعلومات واضحة تمامًا. يُعد تكرار ما يُتوقع من الجميع القيام به أو تقديمه بحلول الاجتماع التالي طريقة رائعة لاختتام الاجتماع وإبقاء الجميع في مهمة.
يجب أن يكون الحصول على قيمة من الاجتماعات هو الأولوية الرئيسية ، ولا تعقد اجتماعات للأشياء التي يمكنك مناقشتها بسرعة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. تأكد من إعداد اجتماعاتك لموضوعات مناقشة مهمة وإنتاجية عالية. اطلب من فريقك مساعدتك في استخدام هذا الوقت بحكمة للعمل معًا والتنقل خلال المشاريع بسلاسة.
