نظم الاتصالات

أنظمة الاتصال هي العمليات المختلفة ، الرسمية وغير الرسمية ، والتي يتم من خلالها تمرير المعلومات بين المديرين والموظفين داخل الشركة ، أو بين الشركة نفسها والأطراف الخارجية. الاتصال - سواء الكتابي أو اللفظي أو غير اللفظي أو المرئي أو الإلكتروني - له تأثير كبير على الطريقة التي تتم بها الأعمال. تبدأ عملية الاتصال الأساسية عندما يلاحظ شخص واحد حقيقة أو فكرة. قد يقرر ذلك الشخص (المرسل) ترجمة الملاحظة إلى رسالة ، ثم ينقل الرسالة عبر بعض وسائط الاتصال إلى شخص آخر (المتلقي). يجب على المتلقي بعد ذلك تفسير الرسالة وتقديم ملاحظات إلى المرسل تشير إلى أن الرسالة قد تم فهمها واتخاذ الإجراء المناسب.

الهدف من أي شكل من أشكال الاتصال هو تعزيز الفهم الكامل للرسالة. ولكن يمكن أن تحدث أعطال الاتصال في أي خطوة من العملية. يحتاج مديرو الأعمال إلى فهم وإزالة العقبات الشائعة التي تمنع التواصل الفعال. تتضمن بعض أسباب مشكلات الاتصال في إعدادات العمل ما يلي:

نقص المهارات اللغوية الأساسية
اختلاف التوقعات والتصورات من جانب المرسلين والمستلمين
الانتقائية أو ميل الأفراد إلى انتقاء واختيار ما يحتفظون به عندما يتلقون رسالة من شخص آخر
عوامل التشتيت مثل رنين الهواتف والاجتماعات المجدولة والتقارير غير المكتملة

وفقا لهيرتا أ.مورفي وهربرت دبليو هيلدبراندت في كتابهما الاتصالات التجارية الفعالة يجب أن يكون التواصل الجيد كاملاً وموجزًا وواضحًا وملموسًا وصحيحًا ومراعيًا ومهذبًا. وبشكل أكثر تحديدًا ، يعني هذا أن التواصل يجب أن: يجيب على أسئلة أساسية مثل من وماذا ومتى وأين ؛ أن تكون ذات صلة وليست شديدة الكلام ؛ التركيز على المتلقي واهتماماته ؛ استخدام حقائق وأرقام محددة وأفعال نشطة ؛ استخدام نغمة المحادثة لسهولة القراءة ؛ تضمين الأمثلة والمساعدات البصرية عند الحاجة ؛ كن لبقا وحسن النية ؛ وأن تكون دقيقًا وغير تمييزي.

يمكن أن تضيع الاتصالات التجارية غير الواضحة أو غير الدقيقة أو المتهورة وقتًا ثمينًا ، وتنفير الموظفين أو العملاء ، وتدمر النوايا الحسنة تجاه الإدارة أو العمل بشكل عام. في الواقع ، وفقًا لدراسة أجريت عام 2004 من قبل اللجنة الوطنية للكتابة بعنوان الكتابة: تذكرة للعمل ¦ أو تذكرة للخارج ، 'يبدو أن أوجه القصور العلاجية في الكتابة قد تكلف الشركات الأمريكية ما يصل إلى 3.1 مليار دولار سنويًا'. مع دخولنا عصر المعلومات ، تزداد أهمية التواصل بشكل واضح ويزداد التركيز على التواصل الكتابي. يشرح Brent Staples كيف أدى التغيير في اقتصاد عصر المعلومات إلى زيادة الحاجة إلى مهارات الكتابة الجيدة في بلده نيويورك تايمز مقال ، 'الفن الجميل لتدوينه على الورق ، بسرعة'. غطت الشركات ذات مرة الكتاب الفقراء من خلال إحاطةهم بأشخاص يمكنهم ترجمة أفكارهم على الورق. لكن هذه الاستراتيجية أثبتت أنها أقل عملية في عصر المعلومات المبني على المحصلة النهائية ، الأمر الذي يتطلب المزيد من الكتابة عالية الجودة من المزيد من فئات الموظفين أكثر من أي وقت مضى. بدلاً من التغطية لغير الكتاب ، تبحث الشركات بشكل متزايد عن طرق لفحصهم عند الباب.

تاريخ الاتصالات التجارية

في السنوات الأولى للشركات الأمريكية ، كان مديرو الأعمال يعملون على أساس صارم من الاتصالات من أعلى إلى أسفل. كل ما قاله رئيس الشركة أو مالكها هو القانون. في معظم الحالات ، ستتم مناقشة استراتيجيات القيام بكل شيء من بيع المنتج إلى التعامل مع الموظفين خلف الأبواب المغلقة. بمجرد اتخاذ هذه القرارات من قبل المديرين ، كان من المتوقع أن يقوم الموظفون ذوو المستوى الأدنى بوضعها موضع التنفيذ. كان للموظفين القليل من المدخلات ؛ فعلوا كما قيل لهم أو وجدوا عملاً في مكان آخر. أدت مواقف الإدارة هذه ، خاصة عندما تنطبق على قضايا سلامة العمال في أماكن مثل مناجم الفحم والصلب ، إلى نمو النقابات العمالية. إذا لم يكن هناك شيء آخر ، فإن النقابات لديها القدرة في كثير من الحالات على إبطاء أو إيقاف الإنتاج حتى تستمع الإدارة إلى مطالب العمال.

كرد فعل لمطالب النقابات ، أنشأت الشركات في نهاية المطاف أنظمة اتصال حيث يمكن لأعضاء الصفوف التعبير عن آرائهم من خلال ممثلي النقابات. على الرغم من أن النقابات قدمت الزخم لمديري الشركات لتنفيذ مثل هذه الأنظمة ، فقد أدرك المديرون في النهاية أنه يمكن للموظفين الحصول على مدخلات ذات مغزى في حل مشاكل الشركة. عندما أتيحت الفرصة للمساهمة ، اغتنم العديد من الموظفين الفرصة. أصبح هذا النوع من التعليقات يسمى الاتصال من أسفل إلى أعلى.

في بيئة الأعمال اليوم ، تشجع معظم الشركات الموظفين على القيام بدور نشط في الشركة. يتم تشجيع الموظفين الذين يلاحظون طرقًا لتحسين الإنتاج ، وعادة ما يتم مكافأتهم على تمرير هذه الأفكار إلى المديرين. يمكن مكافأة الموظفين الذين يقدمون أفكارًا تصمد أمام الدراسة المكثفة بنسبة مئوية من المدخرات للشركة. يتم تشجيع الموظفين الذين يتعرضون للمضايقات في العمل بشدة على الإبلاغ عن مثل هذه المضايقات على مستوى سلسلة الإدارة حسب الضرورة لإيقافها. تُعقد اجتماعات الموظفين المنتظمة حيث يمكن للموظف الأقل مستوى أن يقف ويطرح سؤالًا مباشرًا على مدير أعلى مستوى مع توقع كامل أنه سيتم تقديم إجابة مباشرة في المقابل.

طور مديرو الأعمال أيضًا طريقة لمراقبة كيفية عمل الشركة أثناء مقابلة الموظفين في منتصف الطريق. تسمى أحيانًا 'الإدارة بالتجول' ، تتطلب طريقة الاتصال هذه خروج كبار المديرين من مكاتبهم ومعرفة ما يحدث على المستوى الذي يتم فيه تنفيذ العمل. بدلاً من مجرد قراءة التقارير من المرؤوسين ، يقوم أصحاب الأعمال بزيارة المصانع أو مراكز الخدمة ، ومراقبة الموظفين أثناء العمل ، والاستفسار عن آرائهم. على الرغم من الإشادة بهذه الممارسة وتشويهها بانتظام من قبل خبراء إدارة الأعمال ، فإن هذا النوع من الاتصالات يعمل على إبقاء المدير على اتصال.

تحضير الرسائل الفعالة

ربما يكون الجزء الأكثر أهمية في الاتصال التجاري هو أخذ الوقت الكافي لإعداد رسالة فعالة ومفهومة. وفقًا لمورفي وهلدبراندت ، فإن الخطوة الأولى هي معرفة الغرض الرئيسي من الرسالة. على سبيل المثال ، قد يكون الغرض من إرسال رسالة إلى أحد الموردين هو الحصول على بديل لجزء معيب. الخطوة التالية هي تحليل الجمهور بحيث يمكن تكييف الرسالة لتناسب آرائهم واحتياجاتهم. قد يكون من المفيد تخيل المتلقي والتفكير في مجالات الرسالة التي قد يجدونها إيجابية أو سلبية ، مثيرة للاهتمام أو مملة ، مرضية أو مستاءة. بعد ذلك ، يجب على المرسل اختيار الأفكار لتضمينها وجمع كل الحقائق الضرورية. تتضمن الخطوة التالية تنظيم الرسالة ، لأن الرسالة سيئة التنظيم ستفشل في الحصول على الاستجابة المطلوبة. قد يكون من المفيد إعداد مخطط تفصيلي مسبقًا ، مع إيلاء اهتمام خاص لأجزاء البداية والنهاية. أخيرًا ، قبل إرسال الرسالة ، من المهم تحريرها وتصحيحها.

وسائط الاتصال

هناك نوعان من الوسائط الرئيسية المستخدمة في الاتصال: الكتابة والشفوية. الاتصالات غير اللفظية هي أيضًا عنصر من عناصر أنظمة الاتصال. يتم وصف كل نوع من أنواع الاتصال أدناه.

التواصل الكتابي

الاتصال الكتابي هو الشكل الأكثر شيوعًا لاتصالات الأعمال وأكثر من أي وقت مضى في عصر المعلومات وانتشار أدوات الاتصالات الإلكترونية. من الضروري لأصحاب الأعمال الصغيرة والمديرين تطوير مهارات الاتصال الكتابي الفعالة وتشجيعها في جميع موظفيها. لقد غيّر عصر المعلومات الطرق التي نتواصل بها وركز بشكل متزايد على الاتصالات الكتابية مقابل الشفوية.

إن الاستخدام المتزايد لأجهزة الكمبيوتر وشبكات الكمبيوتر لتنظيم ونقل المعلومات يعني أن الحاجة إلى مهارات الكتابة المختصة آخذة في الازدياد. يتلقى الدكتور كريج هوجان ، الأستاذ الجامعي السابق الذي يرأس الآن مدرسة على الإنترنت لكتابة الأعمال ، مئات الاستفسارات كل شهر من المديرين والمديرين التنفيذيين الذين يطلبون المساعدة في تحسين مهاراتهم الكتابية ومهارات موظفيهم. يوضح الدكتور هوجان ، في مقال بعنوان 'ما الذي لا تستطيع أمريكا بناءه: جملة' ، أنه من المتوقع الآن أن يكتب ملايين الأشخاص الذين لم يكن مطلوبًا منهم في السابق القيام بالكثير من الكتابة حول الوظيفة بشكل متكرر وسريع. وفقًا للدكتور هوجان ، فإن العديد منهم ليسوا على مستوى المهمة. 'البريد الإلكتروني هو طرف لم تتم دعوة معلمي اللغة الإنجليزية إليه. لديها شركات تمزق شعرها. تدعم نتائج الاستطلاع من اللجنة الوطنية للكتابة هذا التقييم. ووجدوا أن ثلث الموظفين في الشركات 'الممتازة' في البلاد يكتبون بشكل سيئ ويحتاجون إلى تعليمات كتابية علاجية.

تتشابه المبادئ الأساسية للاتصال الكتابي مع تلك الخاصة بالتواصل العام. يتفق الخبراء في الصناعة المتنامية للكتابة العلاجية على أن هناك خمسة متطلبات دنيا للكتابة الجيدة. هم انهم:

اعرف جمهورك
اجعل الجمل قصيرة وبسيطة
تجنب المصطلحات والكلمات المبتذلة
فرّق بين الحقائق والآراء
تحقق دائمًا من التدقيق الإملائي والنحوي وعلامات الترقيم

المفتاح ، بالطبع ، هو نقل المعنى بطريقة دقيقة وموجزة قدر الإمكان. لا يقرأ الناس المذكرات التجارية من أجل متعة القراءة. يفعلون ذلك من أجل تلقي التعليمات أو المعلومات التي تستند إليها القرارات أو اتخاذ الإجراءات. لذلك ، فإن النثر الأدبي العالي غير مرغوب فيه في الكتابة التجارية. قد يؤدي النثر الرسمي بشكل مفرط إلى نتائج عكسية من خلال الظهور بمظهر متزن أو مجرد كلام. يمكن لأسلوب الكتابة غير الرسمي للغاية أن ينقل أيضًا رسالة غير مقصودة ، أي أن الموضوع ليس جادًا أو لا يأخذ على محمل الجد من قبل المرسل. عادةً ما تكون النغمة المباشرة واللطيفة هي الخيار الأفضل ولكنها قد لا تأتي بشكل طبيعي بدون ممارسة.

يجب أن تبدأ المراسلات التجارية ببيان صريح حول الغرض من الرسالة ويجب أن يتبعها تفاصيل بسيطة وواضحة لدعم الغرض. يحتاج متلقي المراسلات إلى المعلومات من أجل التصرف بشكل مناسب. يحتاجون أيضًا إلى أسباب تقنعهم بالتصرف أو التفكير بالطريقة التي ينويها المرسل. إذا كانت الرسالة تنقل معناها بحجج واضحة تحدد الأسباب وتقدم الدليل ، فيجب أن تحقق هذا الهدف.

يجب إيلاء اهتمام خاص في جميع المراسلات الخارجية لأنه ينعكس على العمل ككل. على سبيل المثال ، الرسائل التي تهدف إلى إقناع شخص ما إما بالاستثمار في مشروع أو الشراء من شركة لها منظمة خاصة. وفقًا لمورفي وهيلدبراندت ، يجب عليهم: 1) جذب انتباه القارئ ؛ 2) إثارة الاهتمام ؛ 3) إقناع القارئ وخلق الرغبة ؛ 4) وصف الإجراء الذي يجب على القارئ اتخاذه. عندما يكون الغرض من الرسالة هو إجراء عملية بيع ، فمن المهم أيضًا تضمين حقائق حول المنتج ونقطة بيع مركزية واضحة. قبل كل شيء ، من المهم أن يؤدي أي نوع من الاتصالات المكتوبة التي تنشأ من شركة ما إلى إنشاء أو تعزيز حسن النية.

تواصل شفوي

كثيرًا ما يُطلب من أصحاب الأعمال الصغيرة والمديرين تقديم عروض تقديمية أو إجراء مقابلات أو قيادة الاجتماعات ، لذا فإن مهارات الاتصال الشفوي هي مجال مهم آخر للتنمية. يمكن تقديم العروض التقديمية للموظفين لأغراض التدريب ، أو للعملاء المحتملين لأغراض المبيعات. في كلتا الحالتين ، يمكن لتقنيات العرض الجيدة أن تولد الاهتمام وتخلق الثقة. قد تكون هناك حاجة إلى مهارات إجراء المقابلات لتوظيف موظفين جدد أو إجراء تقييمات الأداء أو إجراء أبحاث السوق. يمكن أن تكون الاجتماعات أو المؤتمرات أدوات مهمة فيما يتعلق بالموظفين أو بالأطراف المهتمة خارج المنظمة من أجل حل المشكلات أو تحديد الأهداف.

جودي لين أو كيف يؤرخ

تنطبق نفس المبادئ التي تنطبق على أشكال الاتصال الشفوي الأخرى أيضًا على المكالمات الهاتفية. من المهم التخطيط لمكالمات العمل من خلال تحديد الغرض ، والنظر في الجمهور (بما في ذلك أفضل وقت للاتصال) ، وتحديد الأفكار التي سيتم تضمينها والأسئلة التي سيتم طرحها. عند الرد على الهاتف في بيئة عمل ، من المهم أن ترد بسرعة وأن تذكر اسمك وقسمك بصوت واضح وممتع. يمكن أن يخلق الاتصال عبر الهاتف انطباعات ضرورية لنجاح الأعمال الصغيرة.

غالبًا ما يتم التغاضي عن عنصر الاتصال الشفوي هو الاستماع. يمكن أن تكون مهارات الاستماع الجيدة أمرًا حيويًا في إيجاد حل للمظالم أو حتى في إجراء مكالمات البيع. يتضمن الاستماع إظهار الاهتمام بالمتحدث والتركيز على الرسالة وطرح الأسئلة لضمان الفهم. من المفيد أن تكون مستعدًا للمناقشة ، وتجنب الجدال أو المقاطعة ، وتدوين الملاحظات حسب الحاجة ، وتلخيص تصريحات المتحدث.

التواصل غير اللفظي

يمكن أن يساعد الاتصال غير اللفظي - مثل تعابير الوجه والإيماءات والموقف ونبرة الصوت - في التفسير الناجح للرسالة. تتعارض الرسائل غير اللفظية أحيانًا مع الكلام ؛ غالبًا ما يعبرون عن المشاعر الحقيقية بشكل أكثر دقة من اللغة المنطوقة أو المكتوبة ، 'لاحظ مورفي وهلدبراندت. في الواقع ، أظهرت الدراسات أن ما بين 60 و 90 بالمائة من تأثير الرسالة قد يأتي من أدلة غير لفظية. لذلك ، يجب على أصحاب الأعمال الصغيرة والمديرين أن يكونوا على دراية بالأدلة غير اللفظية في سلوكهم الخاص وأن يطوروا مهارة قراءة أشكال التواصل غير اللفظية في سلوك الآخرين.

هناك ثلاثة عناصر رئيسية للتواصل غير اللفظي: المظهر ولغة الجسد والصوت. يعد ظهور كل من المتحدث والمناطق المحيطة أمرًا حيويًا في الاتصالات الشفوية ، في حين أن ظهور الاتصالات المكتوبة يمكن أن ينقل الأهمية أو يتسبب في التخلص من الرسالة كبريد غير هام. يمكن أن توفر لغة الجسد ، وخاصة تعبيرات الوجه ، معلومات مهمة قد لا تكون موجودة في الجزء اللفظي من الاتصال. أخيرًا ، يمكن أن تنقل نبرة صوت المتحدث ومعدله وحجمه معاني مختلفة ، مثل أصوات الضحك أو تنقية الحلق أو الطنين.

تقنيات الاتصالات

أدى التقدم التكنولوجي على مدى العشرين عامًا الماضية إلى تغيير كبير في الطريقة التي تتم بها اتصالات الأعمال. في الواقع ، لقد غيرت تقنيات الاتصال من نواح كثيرة الطريقة التي تتم بها الأعمال. أدى الاستخدام الموسع للبريد الإلكتروني والإنترنت عمومًا إلى تمكين الشركات من نقل العمل بسهولة أكبر من موقع إلى آخر ، وإنشاء مكاتب بعيدة و / أو متنقلة ، حتى لإنشاء مكاتب افتراضية. كما أدت تقنية الاتصالات الجديدة إلى تسريع وقت التحول لاتخاذ القرار وعدم وضوح الخط الفاصل بين ساعات العمل والساعات الشخصية. كل هذه التطورات تتحدى الشركات للتكيف مع بيئة أعمال أسرع. هذه فرصة للشركات لتصبح أكثر إنتاجية وكفاءة واختبارًا لقدرتها على التكيف.

على الرغم من أن التغييرات في تكنولوجيا الاتصالات الإلكترونية تحدث بوتيرة استثنائية ، إلا أنها ليست تغييرات جذرية في الأشكال الأساسية للاتصال. إنها ، بالأحرى ، تحسينات لتقنيات الاتصال التقليدية. لقد حققت هذه التقنيات تحسينين أساسيين في كيفية التواصل.

التنقل والوصول

لقد وسعت التكنولوجيا اللاسلكية والخلوية إلى حد كبير الأماكن التي يمكننا التواصل من خلالها والمسافة التي نتواصل عبرها بسهولة. يمكن لمدير في طريقه للعمل في أي مكان في الولايات المتحدة الاتصال والدردشة بسهولة مع زميل أو مورد في سنغافورة وهي في طريقها إلى المنزل في المساء هناك.

السرعة والقوة

خلقت خطوط الهاتف عالية السرعة التي تعمل بالألياف الضوئية وعمليات إرسال الأقمار الصناعية عالية السرعة ذات الأسعار المعقولة موقفًا يكون فيه من السهل نقل ملفات البيانات الكبيرة من قسم إلى آخر في مبنى واحد مثل نقل تلك الملفات إلى موقع في أي مكان. فى العالم.

أثر كل من هذه التحسينات على الاتصالات على كيفية إنجاز الأعمال. لكل منهم إيجابيات وسلبيات. تساعد السهولة التي يمكن للزملاء من خلالها البقاء على اتصال مع بعضهم البعض في تنسيق أنشطة الشركة. البقاء على اتصال وثيق مع الموردين مفيد أيضًا. ومع ذلك ، بالنسبة لموظف معين ، قد يكون التواجد في أي وقت عبئًا أيضًا.

تعد الهواتف المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة المراسلة المحمولة من مختلف الأنواع أدوات قيمة للاتصالات التجارية. إنها تعزز قدرتنا على التواصل والبقاء على اتصال ولكن للاستفادة من إمكاناتها ، يجب على الشركة استخدامها بحكمة وكفاءة ووضع قواعد تمنع الأجهزة من أن تصبح عبئًا على المستخدم. وقد يأتي الشعور بالرضا عن النفس مع سهولة. على سبيل المثال ، لمجرد أن ممثل المبيعات يمكنه الاتصال بجوان في الإنتاج - بسهولة وسرعة ومن أي مكان تقريبًا - لتوضيح والإجابة على الأسئلة المتعلقة بأمر تم وضعه بشكل غير منتظم لا يعني أن إجراء العديد من المكالمات والرد عليها حول الطلب أمر فعال. هناك حاجة إلى التركيز على الاتصالات الواضحة والدقيقة لتحقيق الكفاءة ، بغض النظر عن السهولة أو السرعة التي تعمل بها أجهزة الاتصال.

إتصال داخلي

أصبحت الشبكات الداخلية ، أو شبكات الكمبيوتر التنظيمية الداخلية ، هي الوسائط المفضلة لمعظم الشركات عندما يتعلق الأمر بإبقاء الموظفين على اطلاع. يمكن استخدام شبكة الإنترانت الخاصة بالشركة مثل لوحة الإعلانات الإلكترونية ، وعند إقرانها بالبريد الإلكتروني يمكن أن تعمل على نشر المعلومات بسرعة وكفاءة.

نظرًا لأنه يمكن استخدام الإنترانت لربط الأشخاص الذين يعملون في مواقع مختلفة بسهولة ، فيمكن أن تساعد في إنشاء أو الحفاظ على الإحساس بالانتماء للمجتمع في مؤسسة مشتتة جغرافيًا. في الواقع ، تتيح الشبكات الداخلية لمجموعات الأشخاص العمل معًا بشكل وثيق في ما يُعرف عمومًا بالمكتب الافتراضي. يتم بدء العديد من شركات الخدمات الصغيرة كمكاتب افتراضية يعمل فيها كل شخص ضمن المجموعة في منزله أو مكانه الذي يختاره. ما يوحد المجموعة شيئان: هدف مشترك ، وشبكة كمبيوتر من نوع ما يتم من خلالها مشاركة المعلومات وأدوات البرامج.

الاتصالات الخارجية

لقد جعل نمو الإنترنت من الضروري تقريبًا أن يكون للشركة وجود على الإنترنت ، على الرغم من أنه قد يكون بسيطًا. على موقع ويب بسيط على الإنترنت ، يمكن للشركة أن تزود العملاء المحتملين والعملاء والموظفين و / أو المستثمرين بمعلومات الاتصال وصورة للشركة. بالنسبة لأولئك الذين يرغبون في استخدام الإنترنت كوسيلة مبيعات وتسويق ، يمكن تطوير موقع أكثر تطوراً (وتكلفة). غالبًا ما تسمى مواقع التجارة الإلكترونية على الويب ، تُستخدم هذه المواقع للإعلان ، وعرض البضائع ، وتلقي الطلبات ومعالجتها ، وتتبع الطلبات ، و / أو تنفيذ العديد من مهام خدمة العملاء.

قد يكون للشركات الصغيرة فرصة فريدة للاستفادة من التواجد على شبكة الإنترنت. إن الانتشار الذي يمكن تحقيقه من خلال موقع ويب جيد التسويق هو أكبر بكثير مما يمكن تحقيقه من خلال أي وسائط أخرى بتكلفة مماثلة. وفقًا لبعض المحللين ، بالنسبة للشركات ، فإن أحد أقوى جوانب الوسيلة التفاعلية مثل الإنترنت هو القدرة على تطوير محادثة ثنائية الاتجاه حقيقية مع العملاء والعملاء. الإنترنت هو أداة اتصالات قوية وواحدة تستخدمها الشركات من جميع الأحجام بانتظام.

الاتصالات غير الرسمية

يمكن أن تكون طرق الاتصال غير الرسمية ، مثل الشائعات و 'كرمة الشركة' ، خارج سيطرة الإدارة. العنب هو شكل من أشكال الاتصال من القاعدة إلى القمة حيث يحاول الموظفون فهم ما يحدث من حولهم عندما لا توجد كلمة رسمية من الإدارة. عندما تصمت الإدارة ، يملأ الموظفون الفراغ بتخمينات حول ما يحدث. على الرغم من عدم وجود طريقة يمكن من خلالها إيقاف العنب ، إلا أنه يمكن أن يتأثر. عند التعامل مع الأسئلة التي لا يمكن الإجابة عليها أو لا ينبغي ، يجب على المديرين أخذ زمام المبادرة قبل بدء الشائعات السلبية. إذا كان من الواضح للموظفين أن الشركة ستخضع قريبًا لتغييرات كبيرة ، على سبيل المثال ، يجب أن تؤكد الإدارة أنها ستخضع لذلك. يجب إبلاغ الموظفين بأن الإدارة تدرك أن لديهم مخاوف مشروعة ، والتي ستتم معالجتها عندما يكون ذلك ممكنًا. إذا كان الحديث الرسمي سيضر بالشركة ، فيجب توضيح ذلك للموظفين.

أهمية التواصل الجيد

يمكن لجميع أشكال الاتصال ، حتى الافتقار إليها ، أن يكون لها تأثير كبير على التعاملات التجارية. يمكن تفسير مذكرة رسمية شديدة اللهجة للموظفين تخبرهم بعدم التحدث إلى الصحافة حول التقاضي الوشيك على أنها إقرار بأن الشركة ارتكبت شيئًا خاطئًا. كررت الإدارة 'عدم وجود تعليقات' للموظفين ، والصحافة بشأن اندماج مشاع قد تطلق العشرات من المناقشات غير الرسمية حول الخاطبين من الشركة ، والمبلغ الذي ستبيعه الشركة ، وعدد الموظفين الذين سيتم تسريحهم.

من أجل تجنب الآثار السلبية لمثل هذه السيناريوهات ، يجب على أصحاب الأعمال الصغيرة جعلها ممارسة للتواصل بأكبر قدر ممكن وبصراحة قدر الإمكان. يجب أن يفكروا مليًا قبل التخلص من النشرة الإخبارية للشركة كإجراء لتوفير التكلفة ، والحفاظ على لوحات الإعلانات الإلكترونية محدثة ، وعقد اجتماعات يمكن للموظفين فيها طرح أسئلة على الإدارة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليهم تطوير مهاراتهم بحيث يسهل فهم جميع الاتصالات التجارية. قد تساهم مصطلحات الإدارة واللغة المصطلحات واللغة الصارمة أو المنمقة في الانطباع بين الموظفين بأن الإدارة تتحدث إليهم. من المفيد أيضًا الحصول على التعليقات وتحليلها. إن سؤال الموظفين عما إذا كانوا يشعرون بأنهم على علم أم لا وما الذي يجعلهم يشعرون بمزيد من المعلومات حول الشركة يمكن أن يفتح قنوات اتصال قيمة.