هناك العديد من الأسباب التي تدفع الشركات إلى إدارة الملفات الإلكترونية ورقمنة مستنداتها. يعد إنشاء هيكل لتنظيم المعلومات ومشاركتها إحدى الفوائد ؛ كما هو الحال في تقليل الورق ، وإنشاء مسارات تدقيق ، وضمان الامتثال التنظيمي ، وتسهيل التعاون الداخلي والخارجي. تساعد أنظمة إدارة المستندات (DMS) الشركات على رقمنة وتخزين وإدارة وتتبع المستندات وكائنات البيانات والصور إلكترونيًا. سواء تمت الإشارة إليها على أنها أنظمة أو برامج أو حلول ، فإن عروض DMS تأتي مع مجموعة متنوعة من الميزات وعلامات الأسعار. لقد توصلنا إلى بعض من أفضل الفئات عبر الفئات لمساعدتك على فرز ما يمكن أن يكون مجموعة مربكة من الخيارات.
وجدنا في مراجعتنا اتساع نطاق العروض. تركز بعض الأنظمة على تمكين التخزين والبحث والأمان وتتضمن بعض وظائف مراجعة المستندات ومشاركتها. يمتد البعض الآخر إلى ما وراء DMS لتوفير عدد كبير من الأجراس والصفارات (والمكونات الإضافية) لمجموعة من الإمكانات مثل إنشاء سير العمل وإدارة المهام والتعاون والقواعد الآلية والمزيد.
نظرًا لوفرة الخيارات ، قد يكون تحديد النظام الصحيح أمرًا شاقًا. تحدثنا مع جينيفر بانكوف ، مدير Client Success ، SHI International Corp. ، الذي ساعد في تبسيط الأمر: 'من قرار العمل اسأل نفسك' ما الذي يجعلني هذا يساعدني في تعزيز عملي أو تلبية حاجة ماسة؟ ' هذا ما نساعد العملاء في البحث عنه ورسم حل له. بدلاً من التفكير في 'أنا بحاجة إلى DMS' ، اسأل: 'ما الذي يجب أن أفعله؟' ثم قم بتضييق اختيارك لأي حل يفعل ذلك ، وأي قطع يفعل ذلك.
كم يبلغ ارتفاع جميس ونستون
هناك سؤال آخر يجب مراعاته وهو: أين أريد تخزين ملفاتي؟ هناك ثلاثة أنواع من DMS: سحابي ومحلي ومختلط.
سحاب: باستخدام هذه الخدمة ، تكون مستنداتك في سحابة البائع - جاهزة للوصول إليها عبر الهاتف المحمول في أي وقت وفي أي مكان لديك فيه إنترنت. قد يكون التخزين مقيدًا بموجب عقدك (على الرغم من أن معظم الخدمات تقدم مجموعة متنوعة من مستويات التخزين والأسعار المرتبطة) ، إلا أنه غالبًا ما يكون خيارًا ميسور التكلفة يتضمن إدارة النظام والتحديثات ، ويتم نسخ الملفات احتياطيًا إلى السحابة.
في مكان العمل: يسمح هذا الخيار بمزيد من التخصيص حيث أن DMS موجود على الخادم الخاص بك ، ولست مقيدًا بالتخزين على مستوى العقد. لكن التكلفة الأولية قد تكون مخيفة ، وقد تكون صيانة تكنولوجيا المعلومات إضافية ، وستحتاج إلى تنفيذ بروتوكول احتياطي في حالة تعطل الخادم الخاص بك.
هجين: يمكن أن يتيح لك هذا المزيج من السحاب والمحلي المرونة في استخدام السحابة لبعض أنواع المستندات بينما تتجنب ترحيل المحتوى القديم الذي لا تحتاج إلى الوصول إليه عبر الهاتف المحمول.
عند النظر إلى خيارات DMS ، فإن العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها هي:
حماية: أحد الجوانب هو قدرتك على التحكم في الوصول وتعيين الأذونات للمستندات والملفات داخل النظام. من المهم تقييم كيفية مشاركة هذه الملفات بأمان داخليًا وخارجيًا. جانب آخر هو مستوى الأمان الذي يحمي بياناتك حيث يتم تخزينها. إذا كنت تبحث عن حل سحابي ، فتأكد من أن أمان البائع لمراكز البيانات الخاصة بهم كافٍ لحماية بياناتك ومتوافقًا مع أي لوائح للصناعة الخاصة بك.
يتم المسح: إذا كنت تغرق في الورق ، فابحث عن نظام يسمح بمسح كميات كبيرة من المستندات بميزات للتسمية التلقائية وحفظها. ميزة واحدة محتملة ، التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) ، تحول المستندات الممسوحة ضوئيًا إلى ملفات قابلة للتحرير والبحث.
يبحث: من الحكمة التأكد من أنه بغض النظر عن كيفية تنظيم النظام لملفاتك ، فإن إمكانيات البحث تسمح بالبحث عن الكلمات الرئيسية في النص الكامل داخل الملفات (وليس فقط حسب العنوان).
الوصول والتحرير والمراقبة: ما مدى شمولية احتياجات عملك لإنشاء المستندات والوصول إليها وتغييرها؟ عند مراجعة DMS ، انظر إلى:
- إعداد / إذن الوصول إلى المستندات والملفات ، على سبيل المثال ، هل تم تعيين الأدوار ، وهل يتم تعيين الوصول حسب المستند أو المجلد أو كليهما ، هل يمكنك تعيين الأذونات بواسطة الأفراد والمجموعات؟
- مشاركة / تحرير الملفات ، على سبيل المثال ، هل هناك تسجيل وصول / خروج ، هل يمكن لعدة مستخدمين التعديل مرة واحدة؟
- المراقبة والتتبع ، على سبيل المثال ، هل يمكنك معرفة من شاهد المستند ، وهل تحصل على سجل نشاط / تدقيق ، هل يمكنك تعيين التنبيهات؟
- التحكم في الإصدار ، أي يمكنك مشاهدة محفوظات الإصدار ، كيف يضمن النظام تشغيل أحدث إصدار ، هل يمكنك الوصول إلى الإصدارات السابقة؟
- الإنشاء والتجميع والأرشفة ، أي ما هي الميزات الموجودة طوال عمر المستند من الإنشاء وحتى الأرشفة؟
تعاون: ما مقدار التعاون الداخلي والخارجي الذي تحتاجه للتمكين؟ في حين أن التحكم في الإصدار والتحرير والتوقيع الإلكتروني قد يكون من ميزات DMS القياسية إلى حد ما ، فإن بعض الأنظمة تتضمن مهام سير العمل والتأليف المشترك وإدارة المهام والتنبيهات والرسائل والمزيد.
سهولة الاستخدام: تريد اعتماد نظام ما يقرب من 100٪ بقدر ما يمكنك الحصول عليه. تأكد من أن الأدوات والواجهة سهلة الاستخدام وبديهية ، حتى يتمكن فريقك من استخدامها بسهولة.
إمكانية التنقل: إذا كان الوصول إلى الأجهزة المحمولة يمثل أولوية ، فابحث عن نظام متوافق مع جميع الأجهزة. ضع في اعتبارك تطبيقًا يحتوي على تطبيق يكرر تجربة سطح المكتب.
دمج: هناك مجموعة متنوعة من القدرة على التكامل عبر عروض DMS التي قمنا بمراجعتها. تعرف على الأنظمة التي ستحتاج إلى DMS للتكامل معها. على سبيل المثال ، قد تدفع رغبتك في تجنب الاضطرار إلى نقل الملفات من التخزين السحابي الحالي ، على سبيل المثال ، Drobox ، و Microsoft Cloud ، و Google Drive ، وما إلى ذلك ، أو حاجتك إلى الاتصال بـ CRM أو نظام إدارة المحتوى أو برنامج المحاسبة الخاص بك إلى اتخاذ قرار البائع .
الدعم: كما هو الحال مع أي خدمة للبائعين ، تأكد من فهمك لكيفية تقديم الدعم. كان لدى معظم البائعين الذين استعرضناهم العديد من خيارات الدعم بما في ذلك البريد الإلكتروني والدردشة عبر الإنترنت والهاتف - على الرغم من أن ساعات العمل كانت محدودة في بعض الأحيان. يقدم البعض الدعم فقط عبر نظام التذاكر. اختر واحدًا يناسب مستوى ونوع الدعم الذي ستحتاجه.
سعر: يختلف سعر DMS حسب البائع والخدمة. كما هو مذكور سابقًا ، فإن DMS في مقر الشركة لها تكلفة كبيرة مقدمًا. ومع ذلك ، مع الخدمة السحابية ، من المحتمل أن تدفع رسومًا شهرية أو سنوية يتم تحديدها على أساس كل مستخدم / شهر أو على أساس سعة التخزين ، وقد تضيف الميزات الإضافية إلى التكاليف. لذلك ، ضع في اعتبارك التكاليف المستمرة وأي زيادات ستحدث إذا زادت احتياجاتك.
ملاحظة المحرر: هل تبحث عن برنامج إدارة مستندات لشركتك؟ إذا كنت ترغب في الحصول على معلومات لمساعدتك في اختيار الاستبيان المناسب لك ، فاستخدم الاستبيان أدناه لتزويد شريكنا ، BuyerZone ، بالمعلومات مجانًا:
في بحثنا عن 'الأفضل' في نظام إدارة الوجهات السياحية ، وجدنا مرشحين مؤهلين في عدة فئات:
الفائز بشكل عام ، أفضل برامج / أنظمة إدارة المستندات للأعمال الصغيرة: eFileC Cabinet
حصل eFileC Cabinet على تصويتنا كأفضل فائز عام لبرنامج / أنظمة إدارة المستندات للأعمال الصغيرة لعام 2018. DMS هو ما يفعله eFileC Cabinet فقط. إنه عرض قوي يعزز سهولة استخدامه والوصول إليه عبر الهاتف المحمول والبحث المتقدم 'لا يفقد أي شيء أبدًا' ومستويات عالية من الأمان.
الايجابيات: هناك عرض واسع لميزات DMS مع إضافة ميزات جديدة مثل سير العمل (متوفر حاليًا في الإصدار التجريبي). الأمن والامتثال هي مجالات التركيز.
سلبيات: دعم العملاء سريع الاستجابة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الدردشة ، إلا أنه متاح فقط خلال ساعات العمل. أيضًا ، هذا ليس خيار DMS الأقل تكلفة ؛ ولكن ليس الأغلى أيضًا.
اطلع على مراجعة eFileC Cabinet الكاملة.
أفضل برامج / أنظمة إدارة المستندات المجانية للشركات الصغيرة: Zoho Docs
في حين أن العديد من بائعي DMS يقدمون تجارب مجانية ، إلا أن الإصدارات المجانية نادرة. هؤلاء الذين وجدناهم غالبًا ما يُسمح لهم فقط بحساب مستخدم واحد. من خلال تقديم سعة تخزينية تبلغ 5 جيجا بايت لكل مستخدم لما يصل إلى 25 عضوًا في الفريق مجانًا ، حصل Zoho Docs على تقديرنا كأفضل برنامج مجاني لإدارة المستندات للأعمال الصغيرة 2018.
الايجابيات: يروج Zoho Docs للأمان القوي والامتثال ، ولديه واجهة مستخدم سهلة الاستخدام ، ومنتديات عبر الإنترنت للدعم والعديد من ميزات الخدمات المدفوعة التي استعرضناها.
سلبيات: يحتوي Zoho Docs ، مثل محرر مستندات Google ، على تنسيقه الخاص للملفات. علق بعض المستخدمين على أن العمل مع مستندات Word في هذا النظام يمثل تحديًا أكثر مما يرغبون.
اقرأ كامل مراجعة Zoho Docs .
أفضل برامج / أنظمة إدارة الوثائق لخدمة العملاء: eFileC Cabinet
حصل eFileC Cabinet على تصويتنا كأفضل برامج / أنظمة إدارة المستندات لخدمة العملاء في عام 2018. بينما قد يكلف نظام إدارة المستندات هذا أكثر قليلاً من بعض المنافسين ، تشير العديد من تقييمات المستخدمين إلى أنه يستحق ذلك بسبب الأشخاص وخدمة العملاء. يلتزم فريق نجاح العملاء بكل عميل جديد يتلقى مكالمة مباشرة بعد الشراء للتأكد من فهمهم الكامل للمنتج ويمكن لشركتهم الاستفادة منه.
الايجابيات: عند الاتصال بخدمة العملاء عبر طرقهم الثلاث ، أي الدردشة والهاتف والبريد الإلكتروني ، سمعنا رد سريع جدًا ، وكان الممثلون ودودين ومحترفين ومتعاونين.
سلبيات: دعم العملاء متاح فقط خلال ساعات العمل (8 صباحًا - 5 مساءً بتوقيت وسط أمريكا) من الاثنين إلى الجمعة.
اطلع على مراجعة eFileC Cabinet الكاملة.
كم يبلغ ارتفاع راشيل ليفين
أفضل برامج / أنظمة إدارة الوثائق للتعاون: SharePoint
يتضمن SharePoint ، وهو DMS من Microsoft ، العديد من الميزات التي ستثير اهتمام الشركات أو الفرق التي تحتاج إلى التعاون بكفاءة. تم تصميم SharePoint بهدف 'تمكين العمل الجماعي' و 'التعاون السلس عبر المؤسسة' ، وهو اختيارنا لأفضل برامج / أنظمة إدارة المستندات للتعاون لعام 2018.
الايجابيات: بصفته أحد منتجات Microsoft ، يوفر SharePoint مستويات عالية من الأمان ودعم العملاء مع مجموعة من نقاط السعر. تبدو القدرات بلا حدود تقريبًا عند التفكير في المجموعة الكاملة من عروض Microsoft التي يتكامل معها SharePoint.
سلبيات: تشير العديد من المراجعات إلى الحاجة إلى الاستفادة الكاملة من خبرة SharePoint والتخصيص. هذا من المحتمل أن يجعل الحل مستهلكًا للوقت ومكلفًا للشركات الصغيرة.
اطلع على مراجعة SharePoint الكاملة.
أفضل برامج / أنظمة إدارة الوثائق لشركات المحاماة: M-Files
نظرًا لأن شركات المحاماة تتعامل مع الكثير من الأعمال الورقية ، يحتوي الكثير منها على معلومات سرية وحساسة ، فهناك اعتبارات إضافية لاختيار نظام إدارة الوجهات السياحية. وفقًا لمقال في مجلة ABA ، ها هي المعلومات القانونية حول برامج إدارة المستندات ، 'قد تكون مكونات إدارة المستندات في برنامج إدارة الممارسة الذي تستخدمه شركة محاماة حاليًا كافية للممارسات الفردية أو الشركات الصغيرة في مجالات الممارسة التي لا تحتوي على مستندات ثقيلة. ولكن بالنسبة للشركات الصغيرة التي تدير كميات هائلة من المستندات ، فإن العثور على نظام مستقل يمكن أن يتكامل بشكل جيد مع إدارة الممارسات الحالية وبرامج المحاسبة قد يكون مفيدًا للغاية. نظرًا لتقنيتها المبتكرة وأمنها ودعم امتثال البيانات وقدرتها على التكامل ، فإن اختيارنا لأفضل برامج / أنظمة إدارة المستندات لشركات المحاماة هو M-Files.
الايجابيات: بالإضافة إلى ميزات DMS القوية مثل إمكانات المسح الضوئي و OCR للتنظيم والبحث والتحكم في الوصول ، توفر هذه التقنية مهام سير عمل الموافقة على العقود لشركات المحاماة وتدعم eDiscovery.
سلبيات: لا تقدم ملفات M حزمًا معدة مسبقًا لأن بعض المنافسين يفعلون ذلك ، لذلك من الصعب قياس التكلفة التي ستتحملها شركة محاماة صغيرة للحصول على الميزات التي يحتاجونها. يتم تخصيص الحلول لكل عميل وتبدأ الأسعار بأقل من 2000 دولار في السنة.
اقرأ مراجعة ملء ملفات M.
خدمات إدارة المستندات الأخرى
بالإضافة إلى تلك التي اخترناها في فئات Best Of لدينا ، إليك الشركات الأخرى التي استعرضناها:
دقمي يصفه بأنه نظام إدارة مستندات آمن وسهل الاستخدام مصمم لمجموعة متنوعة من الأغراض بما في ذلك التقاط المستندات وتخزينها والبحث والاسترجاع ومشاركة الملفات.
موقع تُستخدم مجموعة إدارة المستندات من قبل شركات الهندسة المعمارية والهندسة والبناء لتدفقات العمل وإدارة المعلومات والامتثال للمعايير العالمية.
سحابة DocuWare يقوم برقمنة العمليات الورقية ، ويمكّن من تكوين مهام سير العمل المخصصة ، ويتكامل مع ERP و CRM وأنظمة أخرى.
Adobe Document Cloud يتضمن Acrobat DC لإنتاجية PDF و Adobe Sign للتوقيع الإلكتروني المتكامل.
الأعمال Hightail ، التي كانت تُعرف سابقًا باسم YouSendIt ، تتكون من عروض مشاركة الملفات والتعاون الإبداعي.
أسينسيو فقط يوفر برامج تحرير المستندات عبر الإنترنت وأدوات العمل الإنتاجية عبر الشبكة السحابية أو الشبكة الخاصة.
الفرسكو وان من Alfresco Software، Inc. عبارة عن نظام أساسي لإدارة محتوى المؤسسة (ECM) يتضمن إدارة المستندات والتعاون وأتمتة العمليات.
المنهجية
استخدمنا مراجعة موسعة لمصطلحات البحث والاتجاهات الاجتماعية وبحث الويب لتضييق قائمة عروض DMS الخاصة بنا. أجرينا مقابلات مع متخصصي خدمات العملاء الذين لديهم خبرة في استخدام DMS ومساعدة العملاء في إدارة المحتوى أو قرارات شراء البرامج. مع تضييق نطاق اختياراتنا ، قمنا بعد ذلك بمراجعة موقع الويب لكل شركة وشاهدنا العروض التوضيحية أو الاشتراك في التجارب ، وقارننا العروض على وجه التحديد حول نوع الخدمة ، والتسعير ، وخدمة العملاء ، وقابلية التوسع ، والوظائف ، وسهولة الاستخدام ، ومراجعات العملاء ، والموقع الإلكتروني للأعمال والتكنولوجيا المراجعات والجوائز. لأي معلومات مفقودة اتصلنا بالشركة. في هذه العملية ، لم نقم بسد فجوات المعلومات فحسب ، بل قمنا أيضًا بتقييم سرعتها ودقة استجابتها.
الإفصاح التحريري: تكتب شركة عن المنتجات والخدمات في هذا المقال وغيره من المقالات. هذه المقالات مستقلة من الناحية التحريرية - وهذا يعني أن المحررين والمراسلين يبحثون ويكتبون عن هذه المنتجات دون تأثير أي من أقسام التسويق أو المبيعات. بعبارة أخرى ، لا أحد يخبر مراسلينا أو محررينا بما يكتبونه أو تضمين أي معلومات إيجابية أو سلبية معينة حول هذه المنتجات أو الخدمات في المقالة. يخضع محتوى المقال بالكامل لتقدير المراسل والمحرر. ومع ذلك ، ستلاحظ أننا في بعض الأحيان نقوم بتضمين روابط للمنتجات والخدمات في المقالات. عندما ينقر القراء على هذه الروابط ، ويشترون هذه المنتجات أو الخدمات ، قد يتم تعويض Inc. هذا النموذج الإعلاني القائم على التجارة الإلكترونية - مثل أي إعلان آخر على صفحات مقالاتنا - ليس له أي تأثير على تغطيتنا التحريرية. المراسلين والمحررين لا يضيفون هذه الروابط ، ولن يقوموا بإدارتها. هذه الإعلانات ، مثل الإعلانات الأخرى التي تراها على Inc ، تدعم الصحافة المستقلة التي تجدها على هذا الموقع.
ملاحظة المحرر: هل تبحث عن برنامج إدارة مستندات لشركتك؟ إذا كنت ترغب في الحصول على معلومات لمساعدتك في اختيار الاستبيان المناسب لك ، فاستخدم الاستبيان أدناه لتزويد شريكنا ، BuyerZone ، بالمعلومات مجانًا:
ملاحظة المحرر: هل تبحث عن برنامج إدارة مستندات لشركتك؟ إذا كنت ترغب في الحصول على معلومات لمساعدتك في اختيار الاستبيان المناسب لك ، فاستخدم الاستبيان أدناه لتزويد شريكنا ، BuyerZone ، بالمعلومات مجانًا:
الإفصاح التحريري: تكتب شركة عن المنتجات والخدمات في هذا المقال وغيره من المقالات. هذه المقالات مستقلة من الناحية التحريرية - وهذا يعني أن المحررين والمراسلين يبحثون ويكتبون عن هذه المنتجات دون أي تأثير لأي من أقسام التسويق أو المبيعات. بعبارة أخرى ، لا أحد يخبر مراسلينا أو محررينا بما يكتبونه أو تضمين أي معلومات إيجابية أو سلبية معينة حول هذه المنتجات أو الخدمات في المقالة. يخضع محتوى المقال بالكامل لتقدير المراسل والمحرر. ومع ذلك ، ستلاحظ أننا في بعض الأحيان نقوم بتضمين روابط لهذه المنتجات والخدمات في المقالات. عندما ينقر القراء على هذه الروابط ، ويشترون هذه المنتجات أو الخدمات ، قد يتم تعويض Inc. هذا النموذج الإعلاني القائم على التجارة الإلكترونية - مثل أي إعلان آخر على صفحات مقالاتنا - ليس له أي تأثير على تغطيتنا التحريرية. المراسلين والمحررين لا يضيفون هذه الروابط ، ولن يقوموا بإدارتها. يدعم هذا النموذج الإعلاني ، مثل النماذج الأخرى التي تراها على Inc ، الصحافة المستقلة التي تجدها على هذا الموقع.
