إذا كنت بحاجة إلى نظام للمساعدة في إدارة مستنداتك عبر فريقك ، ولكن ميزانيتك محدودة ، فإن الإصدار المجاني من مستندات Zoho يعد نظام إدارة المستندات (DMS) خيارًا قويًا. يدعم هذا الإصدار فرقًا تصل إلى 25 مستخدمًا ، ويخصص 5 غيغابايت من التخزين السحابي لكل مستخدم ، وينشر أمانًا وامتثالًا قويين. إنه اختيارنا لأفضل برامج / أنظمة إدارة المستندات المجانية للأعمال الصغيرة 2018.
أثناء قيامنا بمراجعة DMS للشركات الصغيرة ، وجدنا أن عددًا قليلاً جدًا من الأشخاص يقدمون إصدارًا مجانيًا من برامجهم. هؤلاء الذين وجدناهم غالبًا ما يُسمح لهم فقط بحساب مستخدم واحد. قمنا أيضًا بمراجعة البرامج المجانية مفتوحة المصدر ولكن وجدنا أن استخدام ذلك جيدًا يتطلب وجود موظفين لتكنولوجيا المعلومات لديهم فهم شامل للنظام. ومع ذلك ، يتمتع Zoho Docs بواجهة مستخدم سهلة الاستخدام ومنتديات عبر الإنترنت للدعم والعديد من ميزات الخدمات المدفوعة التي راجعناها.
تشمل الميزات المتوفرة في الإصدار المجاني من Zoho Docs ما يلي:
مزامنة سطح المكتب
حد تحميل ملف 1 جيجا بايت
ضوابط المشرف
تكامل Dropbox
جناح مكتب Zoho
SSL
تعيين إصدارات الملفات (حتى 25 إصدارًا)
تعاون ملف آمن
توثيق ذو عاملين
بريتني سميث الغش على الخشب الروماني
تطبيق الهاتف المحمول
الدردشة داخل التطبيق
إشعار البريد الإلكتروني
بالطبع ، لا يحتوي الإصدار المجاني على جميع الميزات التي يحصل عليها مستخدمو Zoho Docs ، مثل مسار التدقيق ، وإصدار الملف غير المحدود ، وروابط انتهاء الصلاحية / المحمية بكلمة مرور ، والاسترداد غير المحدود ، ونقل ملكية الملفات والمزيد. هذا أمر متوقع ويمكن للمستخدم المجاني الترقية إلى خدمة مدفوعة مع زيادة احتياجاتهم.
كانت تقييمات العملاء ، بما في ذلك أولئك الذين علقوا على الإصدار المجاني ، إيجابية للغاية بشكل عام. حازت المنصة على جائزة تجربة المستخدم العظيمة لعام 2017 من FinancesOnline.com وتم تصنيفها في المرتبة رقم 11 في فئة مشاركة الملفات وإدارة المستندات.
يحتوي Zoho Docs ، مثل محرر مستندات Google ، على تنسيقه الخاص للملفات. علق بعض المستخدمين على أن العمل مع مستندات Word في هذا النظام يمثل تحديًا أكثر قليلاً مما يريدون. ومع ذلك ، بمجرد تحويل الملف إلى Zoho Doc ، يبدو من السهل تحريره والتعاون فيه. علاوة على ذلك ، ستكون وظيفة ومظهر معظم ميزات واجهة المستخدم مألوفة. على سبيل المثال ، يستخدم تنظيم الملفات هيكل خزانة الملفات التقليدي. ومثل العديد من أنظمة إدارة المستندات ، تتيح وظيفة البحث عن الكلمات الرئيسية بالنص الكامل للمستخدم العثور على مستند حتى إذا لم يتمكن من تذكر موقعه أو عنوانه.
قد يكون أحد التحديات التي تواجه الإصدار المجاني هو الحصول على الدعم عند الحاجة إليه. الدعم عبر الهاتف متاح فقط للعملاء الذين يدفعون. يمكن للمستخدمين الذين لا يدفعون إرسال بطاقة دعم والوصول إلى المنتديات مباشرة من التطبيق للدردشة مع المستخدمين الآخرين الذين قد يساعدون في حل المشكلات. يمكنك أيضًا الوصول إلى دليل المستخدم والأسئلة الشائعة والندوات عبر الإنترنت والمدونة في قسم الموارد على موقع الويب.
بشكل عام ، يحتوي Zoho Docs على مجموعة ميزات قوية لإدارة المستندات وتخزينها والتعاون فيها عبر فرق صغيرة. يمكن للشركات ذات الميزانية المحدودة أو التي ترغب في البدء بخدمة مجانية ثم الترقية مع نمو الاحتياجات ، التفكير في إصدار Zoho Docs المجاني.
للتعرف على اختياراتنا لأفضل DMS في الفئات الأخرى ، اقرأ ' أفضل برامج / أنظمة إدارة الوثائق للأعمال الصغيرة 2018 '.
الإفصاح التحريري: تكتب شركة عن المنتجات والخدمات في هذا المقال وغيره من المقالات. هذه المقالات مستقلة من الناحية التحريرية - وهذا يعني أن المحررين والمراسلين يبحثون ويكتبون عن هذه المنتجات دون تأثير أي من أقسام التسويق أو المبيعات. بعبارة أخرى ، لا أحد يخبر مراسلينا أو محررينا بما يكتبونه أو تضمين أي معلومات إيجابية أو سلبية معينة حول هذه المنتجات أو الخدمات في المقالة. يخضع محتوى المقال بالكامل لتقدير المراسل والمحرر. ومع ذلك ، ستلاحظ أننا في بعض الأحيان نقوم بتضمين روابط للمنتجات والخدمات في المقالات. عندما ينقر القراء على هذه الروابط ، ويشترون هذه المنتجات أو الخدمات ، قد يتم تعويض Inc. هذا النموذج الإعلاني القائم على التجارة الإلكترونية - مثل أي إعلان آخر على صفحات مقالاتنا - ليس له أي تأثير على تغطيتنا التحريرية. المراسلين والمحررين لا يضيفون هذه الروابط ، ولن يقوموا بإدارتها. هذه الإعلانات ، مثل الإعلانات الأخرى التي تراها على Inc ، تدعم الصحافة المستقلة التي تجدها على هذا الموقع.
ملاحظة المحرر: هل تبحث عن أنظمة إدارة المستندات لشركتك؟ إذا كنت ترغب في الحصول على معلومات لمساعدتك في اختيار الاستبيان المناسب لك ، فاستخدم الاستبيان أدناه لتزويد شريكنا ، BuyerZone ، بالمعلومات مجانًا:
الإفصاح التحريري: تكتب شركة عن المنتجات والخدمات في هذا المقال وغيره من المقالات. هذه المقالات مستقلة من الناحية التحريرية - وهذا يعني أن المحررين والمراسلين يبحثون ويكتبون عن هذه المنتجات دون أي تأثير لأي من أقسام التسويق أو المبيعات. بعبارة أخرى ، لا أحد يخبر مراسلينا أو محررينا بما يكتبونه أو تضمين أي معلومات إيجابية أو سلبية معينة حول هذه المنتجات أو الخدمات في المقالة. يخضع محتوى المقال بالكامل لتقدير المراسل والمحرر. ومع ذلك ، ستلاحظ أننا في بعض الأحيان نقوم بتضمين روابط لهذه المنتجات والخدمات في المقالات. عندما ينقر القراء على هذه الروابط ، ويشترون هذه المنتجات أو الخدمات ، قد يتم تعويض Inc. هذا النموذج الإعلاني القائم على التجارة الإلكترونية - مثل أي إعلان آخر على صفحات مقالاتنا - ليس له أي تأثير على تغطيتنا التحريرية. المراسلين والمحررين لا يضيفون هذه الروابط ، ولن يقوموا بإدارتها. يدعم هذا النموذج الإعلاني ، مثل النماذج الأخرى التي تراها على Inc ، الصحافة المستقلة التي تجدها على هذا الموقع.
