'اجتماعات كثيرة جدًا' و 'ضياع الكثير من الوقت في اجتماعات غير مثمرة'. عندما تكافح الشركة مع انخفاض مشاركة الموظفين ، ستجد دائمًا إحدى هذه الشكاوى بالقرب من أعلى القائمة.
تبدو هذه شكاوى حول الاجتماعات ، لكن في الحقيقة ، هذه عبارات عن الشعور بعدم الاحترام.
هل بات سجاك لديه أطفال
عندما يقول شخص ما إنه في اجتماعات كثيرة جدًا ، فإنهم يقولون إن الأشخاص الذين يتصلون بهذه الاجتماعات لا يهتمون بجميع الأعمال المهمة الأخرى التي يقومون بها. يذهب الموظف إلى اجتماعات أكثر مما يسمح به عبء العمل ، مما يجبرهم على سرقة الوقت من فترات الراحة والإجازات والعائلات حتى يتمكنوا من القيام بالعمل الذي يجب عليهم إكماله للحصول على راتبهم.
عندما يشتكي شخص ما من إضاعة الوقت في اجتماعات * غير منتجة * ، فإنهم يقولون إن قائد الاجتماع لم يحترم الفريق بما يكفي للتخطيط لاجتماع مثمر. قد يدعي القائد المستعجل أنه لم يكن لديه الوقت لتجميع خطة للاجتماع ، مما يزيد الأمر سوءًا لأنه من الواضح الآن أن وقت القائد ثمين ولكن من المقبول إضاعة وقت الآخرين.
تدير المنظمات عالية الأداء الاجتماعات المناسبة مع الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. إنهم يحترمون الوقت الذي يستثمره الموظفون في الاجتماعات ويتأكدون من استخدامه بشكل منتج.
البدء والانتهاء في الوقت مهم ، كما هو الحال مع مشاركة الوقت في الاجتماع بشكل عادل. ربما الأهم من ذلك ، يعمل القادة المراعيون على جدولة الاجتماعات التي تقلل من تعطيل العمل الآخر وتجنب إزعاج الحاضرين غير الضروريين.
فيما يلي خمس طرق لبناء الاحترام في كيفية جدولة الاجتماعات.
1. جدولة الاجتماعات في أوقات الانتقال الطبيعية لتقليل وقت تبديل المهام.
تعمل الجدولة الفعالة على تحسين التركيز أثناء الاجتماعات ، وتقليل تكاليف تبديل المهام ، وزيادة وقت التركيز الإنتاجي للأعمال الأخرى. تبديل المهام هو الوقت الذي تستغرقه لتحويل انتباهك من مهمة إلى أخرى وإعادة التركيز. يمكن أن تستنزف عقوبة وقت تبديل المهام في أي مكان من 10 إلى 50 دقيقة إضافية من اليوم.
عقدت الاجتماعات أول شيء في الصباح ، مباشرة قبل استراحة منتصف النهار ، وفي نهاية اليوم تتماشى مع الأوقات التي يكون فيها العمل متقطعًا بالفعل بشكل طبيعي. يؤدي هذا إلى إنشاء مقاطعة واحدة فقط بدلاً من مقاطعتين لتبديل المهام لكل اجتماع.
2. حدد موعدًا للاجتماعات مع إتاحة الوقت الكافي للتحضير لها.
للحفاظ على وقت الاجتماع مثمرًا ومركّزًا ، سيحتاج الجميع إلى الاستعداد. سيحتاجون إلى وقت لمراجعة جدول الأعمال ، وقراءة أي تقارير ، والنظر في الأسئلة التي سيطرحونها.
الاجتماعات المجدولة قبل يومين على الأقل من الاجتماعات تمنح الناس وقتًا للاستعداد.
كم يبلغ ارتفاع ايفين كيلشر
3. اترك وقتًا بين الاجتماعات من أجل التحولات.
تبدأ الاجتماعات المثمرة في الوقت المحدد ، والتي تصبح مستحيلة عندما يفتقر الأشخاص إلى الوقت اللازم لمغادرة اجتماع واحد والانتقال إلى الاجتماع التالي.
في الأيام التي بها اجتماعات متعددة ، تضمن جدولة الاجتماعات بحيث تنتهي قبل 10 دقائق على الأقل من بدء الاجتماع التالي حصول الأشخاص على وقت للانتقال بأمان. هذا وقت كافٍ للقيام برحلة سريعة إلى دورة المياه وإعادة بعض الرسائل العاجلة ، مما يُحدث فرقًا كبيرًا في قدرة الجميع على التركيز.
4. منع يوم كامل أو نصف يوم 'بدون اجتماعات'.
يحظر الأفراد ذوو الأداء العالي بانتظام وقتًا للعمل الذي يريدون القيام به. يُعرف باسم حظر الوقت ، يمكنك مضاعفة هذه الميزة عبر المجموعة بأكملها مع تخصيص وقت تركيز خالٍ من الاجتماعات.
يتيح ذلك للجميع معرفة أنه يمكنهم الاعتماد على قضاء عدة ساعات متتالية لإنجاز العمل الفردي كل أسبوع ، مما يسهل التخطيط ويقلل القلق ويزيد الإنتاجية. هذا هو المفتاح بشكل خاص للعاملين في مجال المعرفة الذين يحتاجون إلى مجموعات كبيرة من الوقت غير المنقطع للقيام بعملهم الأفضل و 'الانخراط في التدفق'.
على سبيل المثال ، يترك فريقنا يومي الثلاثاء والجمعة خاليين من الاجتماعات.
5. اجعل الاجتماعات اختيارية.
أخيرًا ، تتمثل أبسط طريقة لاحترام وقت الجميع في احترام حكمهم على أفضل طريقة لاستخدام ذلك الوقت. إذا شعر فريقك بوجود عدد كبير جدًا من الاجتماعات ، فأخبرهم أنه يمكنهم إلغاء الاشتراك في أي اجتماع يعتبرونه غير ضروري لعملهم.
وإذا شعروا أن الاجتماع ليس مثمرًا ، احتضن 'قانون قدمين'. هذا يجعل من الجيد مغادرة الاجتماع بهدوء عندما تدرك أنه ليس استخدامًا جيدًا لوقتك.
إذا كانت مؤسستك تكافح من أجل إبقاء الاجتماعات غير المثمرة خارج التقويم ، فإن تنفيذ القليل من هذه النصائح كسياسات سيرسل رسالة احترام قوية. عندما تعمل على جدولة اجتماعات تحترم وقت الجميع ، ستستفيد من وجود موظفين أكثر تفاعلًا وولاءً سيخصصون هذا الوقت للعمل من أجلك.
