محادثة أقل قليلا

عندما كان في المرة الأخيرة التي حددت فيها موعدًا لعقد اجتماع ودعوت ثمانية أشخاص بدلاً من الأشخاص الثلاثة الذين احتاجوا حقًا إلى التواجد هناك لمجرد أنك لا تريد أن يشعر أي شخص بالإهمال؟

متى كانت آخر مرة أرسلت فيها رسالة بريد إلكتروني على مستوى الشركة تقول شيئًا مثل ، 'مرحبًا ، انتبهوا من يشربون القهوة: إذا انتهيت من القدر ، اصنع وعاءًا آخر!' على الرغم من وجود شخص واحد فقط ينتهك هذه القاعدة (وهي الشريك المؤسس لك)؟

متى كانت آخر مرة دخلت فيها في نقاش طويل حول لوحة الألوان للكتيب الجديد مع مبرمج ، لا علاقة له بالكتيب ولكنه يعرف بالتأكيد أنه لا يحب اللون البرتقالي؟

هذه هي أعراض مرض شائع: الكثير من التواصل .

الآن ، نعلم جميعًا أن التواصل مهم جدًا ، وأن العديد من المشكلات التنظيمية ناتجة عن عدم التواصل. يحاول معظم الناس حل هذه المشكلة عن طريق زيادة حجم الاتصالات: إرسال نسخة إلى الجميع عبر بريد إلكتروني ، وعقد اجتماعات طويلة ودعوة جميع الموظفين ، وطلب سنتان لكل شخص قبل تنفيذ أي قرار.

لكن تكاليف الاتصالات تتراكم بشكل أسرع مما تعتقد ، خاصة في الفرق الكبيرة. ما كان يعمل مع ثلاثة أشخاص في مرآب لتصليح السيارات يتحدثون مع بعضهم البعض حول كل شيء فقط لا يعمل عندما يصل عدد رؤوسهم إلى 10 أو 20 شخصًا. كل شخص لا يحتاج إلى أن يكون في هذا الاجتماع يقتل الإنتاجية. كل شخص لا يحتاج إلى قراءة هذا البريد الإلكتروني يشتت انتباهه. في مرحلة ما ، لا يكون الإفراط في التواصل فعالاً.

إنها مشكلة خبيثة بشكل خاص للشركات الناشئة سريعة النمو. عندما تكون صغيرًا حقًا وتبدأ للتو ، فلن يكون لديك هذا العدد الكبير من الأشخاص ، لذا فإن إبقاء الجميع على اطلاع بكل شيء لا يستغرق الكثير من الوقت حقًا. ولكن مع زيادة حجمك ، يزداد عدد الأشخاص الذين من المحتمل أن يشاركوا في أي مناقشة معينة ، ويزداد مقدار الأشياء التي تقوم بها كشركة ، ويصبح مقدار الوقت الذي يمكن أن تضيعه في التواصل مشكلة خطيرة.

مع توسع الشركات ، يبدأ الأشخاص داخلها في التخصص. في مثل هذه المرحلة ، سيستنتج بعض المديرين أن لديهم مشكلة 'إبقاء الجميع على نفس الصفحة'. ولكن غالبًا ما يكون لديهم بالفعل مشكلة 'منع الناس من التدخل عندما يكون هناك بالفعل عدد كافٍ من الأشخاص الأذكياء الذين يعملون على حل شيء ما'.

كلوي إليوت ابنة سام إليوت

ليس الأمر أن بوب في المحاسبة ليس لديه أي شيء مفيد ليقوله عن التصوير الفوتوغرافي للحملة الإعلانية الجديدة. نعم ، بوب حاصل على درجة الماجستير في الفنون الجميلة. نعم ، بوب مصور هاو. وربما يكون لديه حتى ذوق أفضل من الناس في التسويق. ومع ذلك ، لا ينبغي أن يخبر بوب مدير التسويق بما يجب فعله ، لأنه ليس فعالاً. في الواقع ، إنه غير فعال للغاية.

تم توضيح تكلفة الإفراط في التواصل داخل المنظمات من قبل فريد بروكس في كتابه عام 1975 ، شهر الرجل الأسطوري . ساعد Brooks في إدارة مشروع OS / 360 في IBM ، وبناء نظام تشغيل عملاق للحواسيب الرئيسية للشركة. في تلك الأيام ، كانت أجهزة الكمبيوتر عبارة عن آلات كبيرة الحجم ومبردة بالماء ، وأحيانًا بسعة 256000 بايت من الذاكرة الرئيسية. ربما كان OS / 360 هو أكبر مشروع برمجي تمت تجربته حتى تلك اللحظة. وكان كذلك بشكل هائل متأخر.

في كل مرة تتأخر بعض جوانب المشروع عن الجدول الزمني المحدد ، قامت شركة IBM بتعيين عدد قليل من الأشخاص للمهمة. وما لاحظه بروكس ، والذي ما زال يفاجئ الناس ، هو أن هذا لم ينجح. أصبحت ملاحظته تُعرف باسم قانون بروكس: إن إضافة الأشخاص إلى مشروع متأخر تميل إلى جعله يعمل لاحقًا.

اقرأ هذه الجملة مرة أخرى ، لأنها ليست بديهية. اكتشف بروكس أن إضافة أشخاص إلى مشروع ما ستضعه في الاعتبار أبعد من الموعد المحدد .

كيف يمكن أن يكون؟ حسنًا ، عندما تضيف شخصًا جديدًا إلى فريق ، يحتاج هذا الشخص إلى التواصل والتنسيق مع جميع الأشخاص الآخرين في الفريق. هذا لا يبدو مشكلة كبيرة ، لكنه كذلك. لا يعرف الطفل الجديد ما الذي يحدث ، لذلك يجب على شخص آخر في الفريق - شخص كان يقوم بعمل مثمر الأسبوع الماضي - أن يوقف عمله أو عملها ويظهر لهذا المبتدئ الحبال.

كلما كبر الفريق ، ساء الأمر. عندما يكون لديك فريق من شخص واحد ، فليس لديك متطلبات اتصال. لا أحد.

أضف شخصًا ثانيًا ، والآن لديك اتصال واحد: يجب على آدم وماري التحدث مع بعضهما البعض من حين لآخر.

كم يبلغ ارتفاع البنجر توني

أضف الآن شخصًا ثالثًا ، لنقل ، سرينيفاس ، وفجأة انتقلنا من اتصال واحد إلى ثلاثة ، حيث يتعين على سرينيفاس التحدث إلى آدم وماري.

أضف شخصًا رابعًا. لقد نفدت الأسماء هنا لمساعدتي - حسنًا: بريتني. إذا أضفناها ، واحتاجت إلى التنسيق معهم جميعًا ، فستحصل على ستة اتصالات.

بالنسبة إلى الميول رياضيًا ، فإن المعادلة هي أنه إذا كان لديك n أشخاص في فريقك ، فهناك (ن^اثنين-n) / 2 روابط. يوضح هذا الرسم البياني كيف تصبح هذه مشكلة:

كما ترون ، تبدأ تكاليف الاتصالات في الارتفاع بسرعة كبيرة إلى أن يكون كل ما لدى أي شخص وقتًا للقيام به في الفرق الكبيرة هو التنسيق مع أي شخص آخر - ولا ينجز أي شخص أي عمل. في عام 2006 ، كتب Moishe Lettvin ، وهو مبرمج سابق في Microsoft ، منشور مدونة يصف السنة التي أمضاها في تنسيق قائمة العناصر التي سيتم عرضها في قائمة واحدة في Windows Vista - القائمة التي تستخدمها لإيقاف تشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك. (يرى إيقاف تشغيل Windows Crapfest .) برزت Lettvin أن 43 شخصًا لهم صوت في تصميم هذه القائمة الواحدة. ثلاثة و اربعون! وفقًا لصيغة بروكس ، هذا يعني إدارة 903 اتصالات. يقول ليتفين إنه أمضى الكثير من الوقت في مهام التنسيق ، حيث أنه أنتج ، خلال 12 شهرًا ، أقل من 200 سطر من التعليمات البرمجية.

بصفتك رئيسًا ، تحتاج إلى تصميم طرق لتقليل مسارات الاتصال. القضاء على القوائم البريدية على مستوى الشركة - أو على الأقل شحن 1.50 دولار لإرسالها إليها. توقف عن عقد اجتماعات كبيرة. أنت بحاجة إلى ثقافة لا يتوتر فيها الناس لأنهم لم يتم تضمينهم في الاجتماع ، مما يعني أنك بحاجة إلى ثقافة تكافئ الأشخاص على أداء وظائفهم وتستهجن التدخل في عمل الآخرين.

وفي كل مشروع ، خصص شخصًا واحدًا للتأكد من حدوث الاتصال - ولكن التواصل الصحيح فقط. بخلاف ذلك ، سيبدأ الفريق في عقد اجتماعات طويلة مع الجميع هناك ، وبصراحة ، سوف يتواصل الناس اجتماعيًا ، وينتفخون ، ويتحدثون ، ويتجادلون حول أشياء لا يهتمون بها حقًا لمجرد سماع أصواتهم.

أعتقد أن هذه على الأرجح واحدة من تلك الحالات التي حصل فيها أسلوب الإدارة القديم في الخمسينيات من القرن الماضي على شيء صحيح عن طريق الخطأ. في تلك الشركات الشبيهة بشركة جنرال موتورز ، كانت لديهم على الأقل فكرة عن كيفية تحرك المعلومات المطلوبة لأعلى ولأسفل ، وهي مخططات تنظيمية منظمة وأنيقة ، والتي أظهرت قدرًا بسيطًا من الاعتراف بأن الإجابة الصحيحة ليست أن كل فرد في المؤسسة يحتاج إلى انتبه إلى كل شيء.

عندما بدأت شركتك ، من المحتمل أنك قمت بعمل رائع في التواصل. قال الجميع بعضهم البعض كل شيء. وقد أحبها عملاؤك ، لأنهم عندما اتصلوا للسؤال عن طلب الشراء ، كان الجميع يعرف مكانه. ولكن مع زيادة حجمك ، لا يمكنك الاستمرار في إخبار الجميع بكل أمر شراء ، لذلك عليك ابتكار أنظمة اتصالات محددة حتى يكتشف الأشخاص المناسبون تمامًا ولا أحد غيرهم. ليس لأنها سرية. لأنها مضيعة للوقت.

جويل سبولسكي هو المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة Fog Creek Software ومضيف المدونة الشهيرة Joel on Software. للحصول على أرشيف من أعمدته ، انتقل إلى www.inc.com/author/joel-spolsky .