الاجتماعات السيئة: لقد اختبرناها جميعًا. سواء كان ذلك بسبب سوء التخطيط ، أو كثرة الحديث ، أو عدم الاستعداد ، فإن الاجتماعات السيئة تهدر الوقت والمال الثمين.
لكن ربما يكون مؤسس شركة أمازون ومديرها التنفيذي جيف بيزوس قد فكك الشفرة لجعل الاجتماعات أكثر إنتاجية. عن طريق رسالته السنوية للمساهمين ، وكذلك أ مقابلة حديثة ، أعطى بيزوس نظرة ثاقبة على ماهية ملف أمازون لقاء الثقافة يبدو.
كل ذلك يعود إلى اتباع ثلاث قواعد بسيطة.
فريقين بيتزا.
قال بيزوس: 'نحاول إنشاء فرق ليس أكبر مما يمكن إطعامه ببيتزا'. 'نحن نطلق على ذلك قاعدة فريق البيتزا.'
إذا كنت في اجتماع مع عدد كبير جدًا من الأشخاص ، فيمكنك فهم الحكمة في ذلك. كلما زاد حجم الفريق ، زاد عدد الآراء - وزادت صعوبة الوصول إلى استنتاجات واتخاذ القرارات. وإذا كان بعض هؤلاء الأشخاص يرغبون فقط في سماع أصواتهم ، فإن اجتماعاتك ستكون مضطربة للوقت.
ولكن مع قاعدة فريق البيتزا ، تحصل على التوازن في الحصول على وجهات نظر وأفكار متنوعة ، مع الحفاظ على المرونة والقدرة على الإدارة.
لا يوجد PowerPoint.
صرح بيزوس بفخر قائلاً: 'لا يتم استخدام برامج PowerPoint داخل أمازون'. لقد أعد شخص ما للاجتماع مذكرة من ست صفحات ... مذكرة منظمة بطريقة سردية. تحتوي على جمل حقيقية وجمل موضوعية وأفعال وأسماء - إنها ليست مجرد نقاط.
في رسالته الأخيرة للمساهمين ، يفصّل بيزوس العمل الوارد في هذه المذكرات ، والتي يقول إنها قد تستغرق ما يصل إلى أسبوع أو أكثر لكتابتها وصقلها:
تتم كتابة المذكرات العظيمة وإعادة كتابتها ، ومشاركتها مع الزملاء الذين طُلب منهم تحسين العمل ، ووضعها جانبًا لبضعة أيام ، ثم تحريرها مرة أخرى بعقل جديد. هم ببساطة لا يمكن أن يتم إنجازهم في يوم أو يومين.
بصفتي أشارت الزميلة كارمين جالو مؤخرًا ، المذكرات مثل هذه فكرة رائعة لأن أدمغتنا تعالج السرد الجيد للقصص أفضل بكثير من البيانات الصعبة. تمنح هذه المذكرات السردية المؤلفين الفرصة للتعبير الكامل عن الأفكار الكامنة وراء أفكارهم ، ومنح المشاركين في الاجتماع الفرصة لفهم المفاهيم الكاملة بشكل أفضل.
بالطبع ، لا يعني أي من ذلك أي شيء إذا لم يستعد المشاركون في الاجتماع ، وهو ما يجعل القاعدة الثالثة هي الأفضل على الإطلاق.
ابدأ بالصمت.
يقول بيزوس: `` نقرأ تلك المذكرات بصمت أثناء الاجتماع. - إنها مثل قاعة الدراسة. يجلس الجميع حول الطاولة ، ونقرأ بصمت ، لمدة نصف ساعة في العادة ، مهما طال الوقت لقراءة المستند. ثم نناقشها.
يمكنك أن تتخيل لماذا هذا مفيد للغاية. كم مرة حضرت اجتماعًا مهمًا حيث ، على الرغم من أفضل نواياك ، فأنت ببساطة لست مستعدًا كما تريد؟
يقول بيزوس: 'تمامًا مثل أطفال المدارس الثانوية ، سيخادع المدراء التنفيذيون طريقهم خلال الاجتماع ، كما لو أنهم قرأوا المذكرة'. لأننا مشغولون. وهكذا ، يجب أن تخصص وقتًا لقراءة المذكرة - وهذا هو الغرض من أول نصف ساعة من الاجتماع. وبعد ذلك قرأ الجميع المذكرة بالفعل ، فهم لا يتظاهرون فقط بأنهم قرأوا المذكرة.
بيزوس لديه أشاد سابقا باستخدام هذا طريقة لأنه يضمن الاهتمام الكامل من جانب الجميع هناك. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يساعد في إعداد أولئك الذين يقودون مثل هذه المناقشات بشكل أفضل - بسبب المهارة والتفكير المركّز اللازمين لوضع هذه المذكرات معًا في المقام الأول. يشرح المؤسس الشهير: 'يصعب كتابة جمل كاملة'. 'لا توجد طريقة لكتابة مذكرة من ست صفحات ، منظمة بطريقة سردية وليس لديك تفكير واضح.'
وضعه موضع التنفيذ.
لقد استخدمت هذه الطريقة في اجتماعاتي الخاصة ، ويمكنني أن أؤكد فعاليتها. بصفتك مشرف الاجتماع ، يمكنك التأكد من أن الجميع يبدأ بأساس متين وأنهم جميعًا على نفس الصفحة. (آسف ، لم أستطع المقاومة.)
ولكن الأهم من ذلك كله ، أنك تمنح موظفيك ما يحتاجون إليه للقيام بعملهم الأفضل:
زمن.
كم يبلغ ارتفاع زاك رولوف
حان وقت الفهم. حان الوقت للتفكير الممتد. حان الوقت للتفكير المركز.
كل هذا يؤدي إلى اكتشافات أعمق.
لذلك تذكر:
فريقين بيتزا. لا يوجد PowerPoint. ابدأ بالصمت.
اتبع هذه القواعد الثلاث البسيطة ، وقم بتحويل اجتماعاتك من مضيعة للوقت إلى مصدر لأفكار رائعة.
