يحتوي صندوق الوارد الخاص بي الآن على 93 رسالة بريد إلكتروني ، 15 منها غير مقروءة. كم لديك؟
على مدار السنوات القليلة الماضية ، ارتفع Inbox Zero باعتباره أسلوبًا شائعًا لإدارة الوقت. تم تطوير Inbox Zero بواسطة Merlin Mann ، ويدعو Inbox Zero إلى إبقاء صندوق بريدك الإلكتروني فارغًا طوال الوقت. المدافعون عن Inbox Zero ، يتفاخرون بأنهم متفوقون على بقيتنا. نظرًا لأنهم قادرون على الحفاظ على صندوق وارد فارغ ، فقد حققوا عقلًا غير منظم ويمكنهم التركيز بشكل أفضل على الأشياء المهمة.
هذا يدفعني للجنون. يعد Inbox Zero مضيعة للوقت تمامًا. أنا أعتبر نفسي خبيرة في عدد قليل من الأشياء في هذا العالم ، وإدارة الوقت هي واحدة منها. إن امتلاك صندوق وارد حديث وأقل قيمة أمر مهم حقًا ، ولكن التأكد من أن صندوق الوارد الخاص بي عند الصفر يوميًا يعد إهدارًا وتشتيتًا للانتباه.
فيما يلي خمس تقنيات لإدارة الوقت يمكنني اختيارها عبر Inbox Zero في أي يوم من أيام الأسبوع:
1. بوميرانج
Boomerang هو امتداد Gmail. إنها أفضل أداة فردية لإدارة الوقت اكتشفتها في حياتي المهنية. إذا كنت تنتظر ردًا من رسالة بريد إلكتروني ترسلها ، فيمكنك اختيار ظهور هذا البريد الإلكتروني أعلى صندوق الوارد الخاص بك في تاريخ ووقت لاحق من اختيارك ، إذا لم تكن قد تلقيت ردًا بحلول ذلك الوقت. يمكنك أيضًا إنشاء رسالة بريد إلكتروني في أي وقت من اليوم وإرسالها في وقت لاحق. غالبًا ما أكتب رسائل البريد الإلكتروني في الساعة 11 مساءً أو 6 صباحًا ، وأستخدم Boomerang لإرسالهم لساعات العمل ، حتى لا أزعج زملائي في الفريق.
تونيا لويس لي صافي القيمة
2. تريلو
Trello هي أداة مجانية لإدارة المهام ، وهي متاحة على الويب والجوال. يتيح لك Trello تحديد أولويات المهام وتشكيل قوائم متنوعة. يمكنك الحصول على قائمة 'المهام التي يجب القيام بها اليوم' وقائمة 'المكالمات التي يجب إجراؤها' والمزيد. الخيارات لا حصر لها.
يمكنك حتى إعادة توجيه أي بريد إلكتروني إلى Trello. داخل لوحة Trello ، انقر على 'إظهار القائمة' ، ثم 'المزيد' ، ثم 'إعدادات الإرسال إلى اللوحة'. ستجد عنوان بريد إلكتروني فريدًا. أعد توجيه أي رسائل بريد إلكتروني إلى عنوان البريد الإلكتروني هذا وستتم إضافتها إلى لوحة Trello الخاصة بك.
هذا مفيد للغاية لجميع رسائل البريد الإلكتروني التي هي في الواقع عناصر 'مهام' ، والتي ليست بالضرورة حساسة للوقت ولكنك تريد معالجتها في وقت ما.
3. مرشحات البريد الإلكتروني وإلغاء الاشتراك
كلاهما يخدم نفس الغرض - تخطي البريد الوارد. يستغرق إلغاء الاشتراك من قوائم البريد الإلكتروني وقتًا ، ولكنه يوفر وقتًا هائلاً ويستحق الاستثمار. بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني التي تريد الحصول عليها ولكن لا تحتاج إلى قراءتها ، مثل القسائم إلى متاجرك المفضلة وقوائمك البريدية ، قم بإعداد عامل تصفية البريد الإلكتروني لتخطي صندوق الوارد الخاص بك والانتقال مباشرة إلى أحد عناوين البريد الإلكتروني.
لدي ملصق يسمى 'الخصومات والعروض'. بهذه الطريقة ، عندما أكون في السوق للحصول على خصم ، أذهب ببساطة إلى هذا المجلد وأرى ما هو متاح.
4. قائمة الثلاثة الأوائل
قراءة رسائل البريد الإلكتروني فور ورودها تعسفية وتفاعلية تمامًا - على عكس الأولوية والاستباقية.
بدلاً من تقييد يديك بالبريد الإلكتروني طوال اليوم ، قم بعمل قائمة كل صباح بأهم ثلاث أعمال وأهم ثلاث مهام شخصية تهدف إلى إكمالها بنهاية اليوم. احتفظ بقوائمي الثلاث الأولى في Trello. يعمل الورق أيضًا ، كما هو الحال مع أي مكان آخر تختاره للاحتفاظ بالقائمة. يجب أن تكون المهام صغيرة بما يكفي لإكمالها.
إذا كان عليك كتابة مراجعة للأداء وكان موعدها في غضون أسبوع ، فقد تكون المهمة الثلاثة الأولى هي قضاء 30 دقيقة عليها اليوم.
5. قم بإيقاف تشغيل كافة إخطارات البريد الإلكتروني
أنت تعرف من أنت - إذا لم تتمكن من إجراء محادثة دون التحقق من هاتفك أو ساعتك ، فعدني بأنك ستستغرق 10 دقائق اليوم وقم بإيقاف تشغيل الإشعارات.
أعتقد أنه يجب ألا يكون هناك أي إشعارات على أجهزة الكمبيوتر المحمولة ، وإشعارات الرسائل النصية فقط على الهواتف. فتح البريد الإلكتروني باستمرار فقط للرد فورًا أو إخراجه من صندوق الوارد الخاص بك ، حتى إذا كنت ستستخدم Boomerang لتأجيله حتى يوم آخر ، يتطلب تبديل المهام بلا توقف.
أثبتت الأبحاث أن تعدد المهام غير فعال ، وأولئك الذين يمكنهم التركيز على مهمة واحدة لديهم ميزة كبيرة. إذا لم تتمكن من إجبار نفسك على إيقاف تشغيل جميع الإشعارات ، فقم بإيقاف تشغيل أكبر عدد ممكن من الإشعارات.
لمن تزوج تيري برادشو
6. فقط قل لا
وأخيرًا ، إذا فشل كل شيء آخر ، فقط قل لا. إنها أسطورة أنه يجب عليك الاهتمام بكل الطلبات.
لا تكن وقحًا وشبحًا ، ولكن إذا كانت لديك مهمة لا يبدو أنها مهمة بما يكفي للقيام بها هذا الأسبوع ، فأخبر الشخص أنك لا تستطيع مساعدته. أو اكتشف طريقة لمساعدتهم تستغرق خمس دقائق أو أقل من وقتك. وإذا كنت تعرف شخصًا آخر قد يقدر فرصة القيام بالمهمة ، فراجع ما إذا كان بإمكانك التعاون وإشراك الآخرين في تولي العمل.
