تعد رسائل البريد الإلكتروني أكثر المستندات شيوعًا في عالم الأعمال. لسوء الحظ ، فإن العديد من رسائل البريد الإلكتروني مكتوبة بشكل سيء لدرجة أن المستلمين يجب أن يكافحوا لمعرفة سبب قراءتهم للبريد الإلكتروني وما الذي يفترض بهم فعله حيال ذلك.
ملحوظة: لصقل مهاراتك في المراسلة عبر البريد الإلكتروني ، قم بالتسجيل في my نشرة إخبارية أسبوعية مجانية.
كم عمر مالك يوبا
إليك طريقة مضمونة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني لإنجاز المهمة.
1. اتخاذ قرار محدد في الاعتبار.
الهدف من البريد الإلكتروني هو دائما لجعل المستلم (المستلمون) يتخذون قرارًا من نوع ما. وإلا فلماذا تهتم بكتابته؟
لذلك ، قبل أن تكتب أي شيء ، اسأل نفسك: بالضبط ما هو القرار الذي أريد أن يتخذه المتلقي؟
كما هو الحال مع جميع كتابات الأعمال ، الغموض هو عكس المفيد. كلما كان الهدف أوضح ، كان بريدك الإلكتروني أكثر إقناعًا.
2. ابدأ بكتابة استنتاجك.
استنتاجك هو بيان بالقرار الذي تريد أن يتخذه المستلم ، بناءً على محتويات بريدك الإلكتروني.
في المدرسة ، ربما علموك أن تبدأ بمقدمة وتنتهي بخاتمة. خاطئ.
لا أحد في عالم الأعمال لديه الوقت للتجول في تطوير فكرة. إذا لم تخبرهم عن سبب البريد الإلكتروني على الفور ، فمن المحتمل أنهم سينتقلون.
لذلك تبدأ باستنتاجك. على سبيل المثال ، افترض أن هدفك هو حث رئيسك على الموافقة على صالة ألعاب رياضية داخلية.
خاطئ:
جيم ،
كما تعلم ، يتم التعرف على تغيب الموظفين بشكل عام على أنه مشكلة مستمرة ذات تأثير مالي حاد ، سواء في شركتنا أو في الشركات الأخرى في صناعاتنا. [yada، yada، yada] لذلك ، يجب أن نفكر في تخصيص أموال لتركيب صالة ألعاب رياضية في مقرنا الرئيسي.
حق:
جيم ،
أريدك أن توافق على تركيب صالة رياضية داخلية.
3. نظم حجتك الداعمة في 'أجزاء قابلة للفهم'.
بمجرد أن تذكر استنتاجك ، نظم الحجج التي تدعم استنتاجك (أي القرار الذي تريد اتخاذه). لجعل حججك 'قابلة للفهم' ، قسّمها إلى 'أجزاء' صغيرة ، واعرض كل نقطة بتنسيق مماثل وبنية جملة.
خاطئ:
وفقًا لتقرير حكومي نُشر مؤخرًا ، تعد اللياقة البدنية الجماعية مهمة للغاية على الرغم من أن عددًا قليلاً جدًا من الشركات تظهر التزامًا بها! تحدد العديد من الشركات اللياقة البدنية كأصل تنافسي مقيم بأقل من قيمته الحقيقية ، ولكن ليس لديها خطة للتحسين في هذا المجال ، على الرغم من أن اللياقة البدنية مرتبطة بقوة بالنجاح الاقتصادي والشخصي للشركات والأفراد. أشعر أنه إذا لم نعالج قضية اللياقة البدنية لأنها تعزز الإنتاجية في مكان العمل ، فسوف نتخلف عن الركب.
حق:
سوف تقوم صالة الألعاب الرياضية الداخلية بما يلي:
- تقليل التغيب عن العمل.
- زيادة الإنتاجية الإجمالية.
4. دعم كل حجة بالأدلة.
لقد قيل أن لكل شخص شيئين: العضلة العاصرة والرأي. ما لم تقدم حقائق تدعم حججك ، فإن بريدك الإلكتروني يصبح رأيًا عملاقًا واحدًا ، وبالتالي ، في نظر المستلم ، من المحتمل أن تبدو كواحد ، عملاق ... حسنًا ... ، تحصل على الفكرة .
خاطئ:
ستعمل صالة الألعاب الرياضية في المنزل على تقليل التغيب لأن الناس بعد ذلك سيرغبون في القدوم إلى العمل بدلاً من البقاء في المنزل ولن يمرضوا كثيرًا.
حق:
- تقليل التغيب عن العمل. وفقًا لمسح أجراه معهد الصحة الوطني على 1000 شركة ، فإن الشركات التي لديها صالات رياضية داخلية تعاني من الغياب بنسبة 20 ٪ أقل من تلك التي تفتقر إلى مثل هذه المرافق.
5. كرر الخاتمة التي توصلت إليها باعتبارها 'دعوة للعمل'.
في نهاية البريد الإلكتروني ، أعد صياغة الاستنتاج بطريقة تزود المستلم بالخطوة التالية التي يجب على المستلم اتخاذها ، بافتراض أن المستلم يوافق الآن على استنتاجك ، بناءً على قوة حججك وأدلتك. اجعلها بسيطة ومحددة.
خاطئ:
سيكون دعمك لهذا المشروع محل تقدير كبير.
حق:
إذا قمت بالرد على هذا البريد الإلكتروني بموافقتك ، فسأبدأ العملية.
كم عمر داني من كونتس كوستومس
6. ضع فائدة في سطر الموضوع.
سطر الموضوع الخاص بك (ويعرف أيضًا باسم 'العنوان') هو أهم جزء في رسالة البريد الإلكتروني ، وهذا هو سبب كتابتك له أخيرًا ، بعد أن قمت بتدوين كل من استنتاجك والحجج والأدلة التي تدعم هذا الاستنتاج.
من الناحية المثالية ، يجب أن ينجز سطر الموضوع مهمتين مهمتين: 1) الاهتمام بالمستلم بدرجة كافية بحيث يتم فتح البريد الإلكتروني وقراءته ، و 2) يشير ضمنيًا إلى الاستنتاج الذي تريد أن يقبله المستلم.
في معظم الحالات ، تكون أفضل طريقة لإنجاز كلتا المهمتين هي تلخيص إحدى الفوائد (أو الفوائد) التي ستنجم عن القرار الذي ترغب في أن يتخذه المستلم.
خاطئ:
الموضوع: التأثير الصحي لبرامج اللياقة البدنية للموظفين داخل المنزل
حق:
الموضوع: كيف يمكننا تقليل التغيب
في الختام ، إليك رسالتا بريد إلكتروني:
خاطئ:
إلى: Jim@Acme.com
الموضوع: التأثير الصحي لبرامج اللياقة البدنية للموظفين داخل المنزل
جيم ،
كما تعلم ، يتم التعرف على تغيب الموظفين بشكل عام على أنه مشكلة مستمرة ذات تأثير مالي حاد ، سواء في شركتنا أو في الشركات الأخرى في صناعاتنا. ستعمل صالة الألعاب الرياضية في المنزل على تقليل التغيب لأن الناس بعد ذلك سيرغبون في القدوم إلى العمل بدلاً من البقاء في المنزل ولن يمرضوا كثيرًا. لذلك ، يجب أن نفكر في تخصيص الأموال لتركيب صالة ألعاب رياضية في مقرنا الرئيسي. سيكون دعمك لهذا المشروع محل تقدير كبير.
جيل
حق:
إلى: Jim@Acme.com
الموضوع: كيف يمكننا تقليل التغيب
جيم ،
أريدك أن توافق على تركيب صالة رياضية داخلية. هذا سوف:
- تقليل التغيب عن العمل. وفقًا لمسح أجراه معهد الصحة الوطني على 1000 شركة ، فإن الشركات التي لديها صالات رياضية داخلية تعاني من الغياب بنسبة 20 ٪ أقل من تلك التي تفتقر إلى مثل هذه المرافق.
- زيادة الإنتاجية. لدينا نسبة تغيب أكثر بنسبة 50٪ عن الشركات الأخرى في صناعتنا ، لذا فإن تقليل هذا الرقم بنسبة 20٪ سيزيد إنتاجيتنا تلقائيًا بنسبة 10٪.
إذا قمت بالرد على هذا البريد الإلكتروني بموافقتك ، فسأبدأ العملية.
جيل
على محمل الجد ، أي من رسالتي البريد الإلكتروني تعتقد أنه من المرجح أن يدفع جدول أعمالك إلى الأمام؟
هل أعجبتك هذه التدوينة؟ إذا كان الأمر كذلك ، قم بالتسجيل في نشرة إخبارية مجانية لمصدر المبيعات .
