ملاحظة المحرر: تجيب أليسون جرين ، كاتبة العمود في Inc.com ، على أسئلة حول قضايا العمل والإدارة - كل شيء من كيفية التعامل مع رئيس الإدارة التفصيلية لكيفية التحدث مع شخص ما في فريقك عن رائحة الجسم.
يكتب القارئ:
لدي موظف مفصل للغاية بكل طريقة. قد يكون هذا أمرًا رائعًا في بعض الحالات ، ولكن كلما تحدثت (في اجتماع أو واحدًا لواحد فقط) تكون متعبة للغاية. ستقول نفس الشيء بشكل عام بثلاث طرق مختلفة ، ثم تلخص. رسائل بريدها الإلكتروني ومشاريعها المكتوبة هي روايات.
أجد أنها غير مدركة تمامًا لهذه المشكلة ؛ غالبًا قبل الاجتماع عندما نتفق جميعًا على الإيجاز ، سأقوم بدوري (على أمل أن أكون مثالاً) لكنها لا تلتقطه.
كم مرة تزوجت بات سجاك
قلقي الرئيسي هو أن الناس يقومون بضبط صوتها لأنها تواصل الحديث. أريدها أن تنجح ، ولذا أريد حقًا أن أقدم لها الملاحظات والأدوات التي تحتاجها. أدركت أن هذا هو حالها ، ولست متأكدًا من أنه يمكن تغييرها. هل لديك اي نصيحة؟
الإجابات الخضراء:
أنت محق تمامًا في أن هذه العادة ستعيقها من الناحية المهنية ؛ كلما صعدت سلمًا أعلى ، وكلما كانت أمام مدراء رفيعي المستوى ، كلما ازدادت أهمية بالنسبة لها لتقطير رسالة وصولاً إلى أساسياتها ونقلها بسرعة ودقة.
بافتراض أن بقية عملها جيد - وبالتالي فهو يستحق استثمارًا قصير المدى من وقتك لمساعدتها على التحسن في هذا المجال - إليك ما أقترحه:
1. اجلس معها وقل إنك تريد إجراء محادثة جادة معها حول عادة العمل. اشرح أن نقل المعلومات بشكل أكثر إيجازًا ليس مجرد تفضيل للأسلوب ؛ إنها ضرورة عمل ، وهي شيء تحتاجها للعمل بنشاط عليه. أخبرها أنك قلقة من تأثير ذلك عليها مهنياً وستستمر في ذلك ، وأن عملها جيد ويستحق جذب انتباه الناس إليه ، لكنهم لن يفعلوا ذلك إذا لم تجد طريقة للتواصل بشكل أكثر إيجازًا.
2. أعطها إرشادات محددة. لا يكفي أن تقول 'اجعل الأشياء أقصر' لأن مقياس المعايرة الخاص بها معطل. لا يمكنها معرفة متى يكون هناك شيء طويل جدًا. لذلك أنت بحاجة إلى تهجئتها. على سبيل المثال ، قد تخبرها أنه لا يجب أن تكون المذكرة أطول من صفحة واحدة وأنه يجب كتابة كل مذكرة بشكل أساسي في نقاط نقطية ، ويجب ألا يزيد البريد الإلكتروني عن ثلاث فقرات قصيرة ، ويجب ألا تزيد مدة العروض التقديمية عن X دقيقة ؛ يجب أن تلاحظ طول المدة التي يتحدث فيها الآخرون في الاجتماعات ولا يتكلمون أكثر من التحدث عنها هي نفسها.
3. دربها على المضي قدمًا بنشاط. على سبيل المثال ، عندما تكلفها بمشروع مكتوب ، امنحها الحد الأقصى لعدد الصفحات في البداية. إذا كانت تشعر بالقلق من أنها لن تكون قادرة على تضمين جميع المعلومات التي تعتقد أنه يجب تضمينها ، فتحدث معها. عندما تسمع ما يقلقها أنه لن يتناسب معه ، اشرح سبب أهمية تضمين X ولكن Y ليس كذلك. اشرح أن صانعي القرار رفيعي المستوى لا يفعلون ذلك على وجه التحديد يريد كل المعلومات. إنهم يريدون استنتاجات ونتائج عالية المستوى ، وأن يكونوا قادرين على الوثوق في أن ذلك مدعوم بالفكر والبحث قبل أن تصل إليهم حتى لا يضطروا إلى قضاء وقتهم في هذا الجزء. بعض الناس لا يدركون هذا بصدق ، ويشعرون أن عملهم لن يكون ذا مصداقية أو سيبدو غير مكتمل إذا لم يتضمنوا جميع التفاصيل ذات الصلة بالموضوع.
4. لا تعتمد على التقاط تلميحات لها ، مثل سؤالك في بداية الاجتماع أن يتوخى الجميع الإيجاز أو أن يوجزوا أنفسكم كمثال. هذا لا يعمل ، لذلك ستحتاج إلى أن تكون أكثر وضوحًا. بدلاً من ذلك ، يمكنك أن تقول في اجتماع ، 'جين ، هل يمكنك أن تعطينا لمحة عامة عن X لمدة دقيقة واحدة؟' أو عندما يكون الأمر بينكما فقط ، 'هذا أكثر مما أحتاج ؛ أنا على ثقة من أن التفاصيل قد غطيت دون الحاجة إلى أن أكون في الحلقة. ما هي الأجزاء التي تحتاج إلى مدخلاتي عليها؟
5. وأخيرًا ، تأكد من إبداء ملاحظاتها على طول الطريق ، سواء كانت 'بداية العرض التقديمي الخاص بك أثناء المكالمة كانت رائعة ، لكنني أعتقد أنك بدأت في فقدان الأشخاص عندما تحدثت عن تفاصيل كيفية عمل البرنامج الجديد' أو 'هذه المذكرة هي مثال رائع على قيامك بتطبيق ما تحدثنا عن ذلك ، وأنا أحب الطريقة التي نقلت بها جميع المعلومات عالية المستوى بطريقة سهلة.
إذا كنت على استعداد لاستثمار بعض الوقت للقيام بذلك ، فيجب أن ترى تغييرًا حقيقيًا في الأشهر القليلة المقبلة أو لا. إذا لم تفعل ذلك ، فقد يعني الافتقار إلى التحسين أنها تحصل على فرص أقل أو معدومة للتقديم أمام الإدارة العليا ، أو أنها لن تكون خيارك الأول مطلقًا للمشاريع رفيعة المستوى ، أو أنه يؤثر على قدرتها على التقدم في منظمة. أو قد يعني ذلك فقط أنه سيتعين عليك الاستمرار في إرسال المشاريع إليها مع تعليمات لتقصيرها.
مهما كانت العواقب المحتملة ، تحدث معها عنها بشكل صريح حتى تكون واضحة بشأن المقايضة التي تقوم بها. لكن بعد شهرين من التدريب المركّز على هذا الأمر ، أعتقد أن لديك فرصة جيدة لمساعدتها على التحسن بشكل ملحوظ.
هل تريد طرح سؤال خاص بك؟ أرسلها إلى alison@askamanager.org .
كم يبلغ طول كاديم هارديسون
