يشير مصطلح 'أنظمة اقتراح الموظفين' إلى مجموعة متنوعة من الجهود التي تبذلها الشركات للحصول على مدخلات من موظفيها والاستفادة منها على أمل تحقيق وفورات في التكلفة أو تحسين جودة المنتج أو كفاءة مكان العمل أو خدمة العملاء أو ظروف العمل. تتراوح هذه الجهود من مجرد وضع صناديق الاقتراحات في المجالات المشتركة إلى تنفيذ برامج رسمية مع لجان لمراجعة الأفكار والمكافآت لتلك التي يتم تبنيها. يمكن أن تتراوح الأفكار التي تم إنشاؤها من تحسينات بسيطة في جودة الحياة العملية ، مثل وضع ثلاجة في غرفة القهوة ، إلى مشكلات التبسيط الأكبر التي يمكن أن توفر للشركة آلاف الدولارات سنويًا ، مثل تحويل جميع الهواتف المحمولة لمندوبي المبيعات من العقود الفردية إلى عقد جماعي مع بائع خصم. كتبت كيت والتر في 'برامج الاقتراحات تخلق وضعًا يربح فيه الجميع' مجلة الموارد البشرية . 'مزيد من المشاركة والمدخلات للموظفين وتحسين الكفاءة وتوفير التكاليف لأصحاب العمل.'
قال تشارلز مارتن ، مؤلف كتاب أنظمة اقتراح الموظفين: زيادة الإنتاجية والأرباح . يعمل الموظفون معًا بشكل أفضل كفريق واحد ، وغالبًا ما يرسلون الأفكار كفريق. ويبدؤون في التفكير أكثر مثل المديرين ، بالنظر إلى ما وراء نطاق وظائفهم.
تفترض بعض الشركات أنه نظرًا لأنها تنشئ علاقة مفتوحة بين الموظفين والإدارة ، فإن أفكار التحسينات ستظهر بشكل غير رسمي ، دون مطالبة صريحة. لكن الخبراء يلاحظون أن أنظمة الاقتراحات الرسمية تشجع الموظفين على التفكير حقًا في وظائفهم ويريدون المشاركة في تشغيل الشركة. تتيح أنظمة الاقتراحات الرسمية للموظفين معرفة أن أفكارهم محل تقدير. قد تزيد هذه الأنظمة من الحافز وتعزز الولاء والعمل الجماعي بين الموظفين. وتأتي هذه الفوائد بالإضافة إلى التأثير الإيجابي الذي يمكن أن تحدثه أنظمة اقتراح الموظفين على صافي أرباح الشركة. ليس هناك من ينكر أن الخبير الحقيقي هو الشخص الذي يقوم بالمهمة ؛ لذلك ، هذا هو أفضل مكان للذهاب إليه عند البحث عن تحسينات ، 'قال المستشار توماس جنسن ، رئيس مركز تطوير نظام الاقتراحات ، لسوزان ويلز كما نُشر في مجلة الموارد البشرية . 'يتم توفير ملايين الدولارات من خلال الاستماع إلى أعظم أصول الشركة - مواردها البشرية'. ذهب ويلز لمناقشة دراسة أجرتها جمعية إشراك الموظفين (EIA) والتي كشفت عن توفير أكثر من 624 مليون دولار في عام 2003 في 47 شركة شارك فيها 450.000 شخص في البرامج.
عناصر نظام اقتراح ناجح
كتب روبرت ف. بيل: 'الهدف من نظام الاقتراحات الناجح هو الاستفادة من مخزون الأفكار والتفكير الإبداعي لجميع الموظفين لتحسين عملية العمل والمنتجات'. حلول IIE . يتطلب القيام بذلك فهمًا مناسبًا من قبل الجميع للعملية ، ودعمًا إداريًا للنظام ، وتشجيعًا ومكافآت ذات مغزى ، وهيكل للتأكد من عدم سقوط أي شيء من خلال الشقوق. يمكن تقسيم عناصر نظام اقتراح الموظف الناجح إلى أربعة مجالات رئيسية: الدعم الإداري ، وهيكل البرنامج ، وإبراز البرنامج وترقيته ، والتقدير والمكافآت.
الدعم الاداري
العنصر الأول في نظام اقتراح الموظف الناجح هو إظهار قبول الإدارة العليا. يجب على المديرين إظهار الحماس والالتزام تجاه البرنامج إذا كان سيحقق النتائج المرجوة. قد يبدأ صاحب العمل الصغير بمشاركة رؤيته أو رؤيتها للشركة مع الموظفين. من المرجح أن يقدم الموظفون الذين يفهمون مهمة الشركة الشاملة أفكارًا قيمة من شأنها أن تساعد الشركة على تحقيق أهدافها. قد تكون الخطوة التالية هي التأكد من أن المديرين التنفيذيين يدعمون نظام الاقتراحات ولا يشعرون بالتهديد منه. من المهم أيضًا للمديرين إثارة الموضوع بشكل متكرر في الاجتماعات ودمج النتائج الإيجابية لاقتراحات الموظفين في تقارير التقدم الدورية. يجب أيضًا تشجيع المديرين على تقديم الاقتراحات بأنفسهم ، على الرغم من أنه لا ينبغي عمومًا مكافأتهم على الأفكار التي تقع ضمن مسؤوليات التخطيط الاستراتيجي العادية.
هيكل البرنامج
العنصر التالي في نظام اقتراح الموظف الناجح هو الهيكل. يوصي الخبراء بوضع مسئولية تطوير البرنامج وتنفيذه على مسئول واحد. يجب أن يبدأ هذا الشخص باختيار لجنة من الموظفين - من جميع أجزاء المنظمة وتمثيل مجموعات ديموغرافية مختلفة - للمساعدة في إدارة المراحل المختلفة. يجب على المسؤول ولجنة الموظفين بعد ذلك وضع قواعد واضحة لتوجيه جهود الموظف في تقديم الاقتراحات. تميل برامج الاقتراحات إلى أن تكون أكثر نجاحًا عندما يتم تشجيع الموظفين على تقديم اقتراحات معقولة ضمن معايير تجربة العمل الخاصة بهم. وأشار بيل إلى أن 'الهدف الحقيقي هو توليد أكبر عدد ممكن من الأفكار ، ومع مرور الوقت ، تحسين جودة الاقتراحات من خلال التغذية الراجعة والتشجيع'. من المهم وضع بيان سياسة واضح يغطي جميع جوانب برنامج الاقتراحات والتأكد من فهم كل من المديرين والموظفين له. إذا نظر الموظفون إلى العملية على أنها مفتوحة ومرتفعة ، فسيساعد ذلك في القضاء على أي شك حول كيفية مراجعة الأفكار ومكافأتها.
الذي تزوجت مارجوري هارفي قبل ستيف
رؤية البرنامج
عنصر مهم آخر لبرامج اقتراح الموظفين الناجحة هو الرؤية. بعد كل شيء ، لا يُتوقع من الموظفين المشاركة في برنامج ما إذا لم يتم إعلامهم به. يوصي الخبراء بإطلاق برامج الاقتراحات بطريقة عامة للغاية ، مع الإعلانات والنشرات الإخبارية والحفلات وما إلى ذلك. يجب على الموظفين أن يبتعدوا بفكرة أن الإدارة تنوي إعطاء الاعتبار الكامل لجميع الاقتراحات والخطط للعمل على أفضلها في الوقت المناسب. كما ينبغي الترويج لنظام الاقتراحات نفسه والترويج له على نطاق واسع. تتضمن أمثلة الأنظمة الممكنة صندوق الاقتراحات المألوف مع النماذج المكتوبة ؛ لوحة الإعلانات القديمة لنشر الأفكار والنتائج ؛ خط هاتفي مجاني خاص للسماح للموظفين بالاتصال هاتفيا بالاقتراحات ؛ أو أنظمة أكثر تعقيدًا تعتمد على البريد الإلكتروني أو منشورات على موقع ويب مخصص. بمجرد إدخال النظام ، من المهم متابعة الأنشطة الترويجية المستمرة من أجل الحفاظ على اهتمام الموظفين.
التقدير والمكافآت
عنصر حيوي آخر لأنظمة اقتراح الموظفين الناجحة هو التعرف على المشاركين وتقديم المكافآت للأفكار الجيدة. من المرجح أن يشارك الموظفون في برنامج الاقتراحات إذا كانت الأفكار التي يقدمونها تتلقى ردودًا سريعة ومدروسة من الإدارة. يوصي الخبراء بوضع جدول زمني يتم فيه الاعتراف باستلام فكرة (تتراوح من 24 ساعة مع الأنظمة الإلكترونية إلى أسبوع واحد مع أنظمة تقليدية أكثر). ثم يجب إخطار الموظفين في غضون 30 يومًا ما إذا كان سيتم تبني أفكارهم أم لا. حتى في الحالات التي لا يتم فيها استخدام فكرة ، يجب شكر الموظف الذي أرسلها على مشاركته أو مشاركتها في البرنامج. قد يكون من المفيد تقديم مكافأة صغيرة وملموسة للموظفين الذين يقدمون فكرة إلى نظام الاقتراحات لأول مرة ، مثل قميص أو قلم أو مظلة.
لضمان نجاح نظام الاقتراحات ، من المهم أيضًا نشر الاقتراحات المستخدمة وتأثيرها الإيجابي على الشركة. قد تكون إحدى طرق القيام بذلك هي عقد عشاء سنوي لتكريم الأشخاص الذين قدموا اقتراحات على مدار العام. تقوم العديد من الشركات أيضًا بإنشاء أنظمة مكافآت لأفكار الموظفين التي تؤدي إلى توفير التكاليف أو تحسين العمليات. على سبيل المثال ، توزع بعض الشركات جزءًا بسيطًا من جميع المدخرات التي يوفرها نظام اقتراح الموظفين كجزء من برامج مشاركة الأرباح السنوية. يقر الخبراء بأنه قد يكون من الصعب تطوير نظام مكافأة مناسب يعترف بمساهمات الموظفين القيمة دون إثارة الغيرة والاستياء بين زملائهم الموظفين. يقترح البعض أنه من الأفضل تفويض هذه المهمة إلى لجنة استشارية للموظفين. المفتاح هو تقييم الأفكار بناءً على عوامل مثل الابتكار والإبداع بالإضافة إلى القيمة النقدية عند إنشاء المكافآت.
فشل أنظمة اقتراح الأسباب الشائعة
في بعض الشركات يرسل الموظفون سيلًا من الأفكار المفيدة إلى الإدارة العليا. في حالات أخرى ، تكون قيعان صناديق الاقتراحات مغطاة بالغبار ، 'كتب أحد المساهمين في تنفيذية أنثى . 'ماهو الفرق؟ إنها ليست جودة الموظفين ولكن جودة القيادة التي يتلقونها. هناك عدد من الأسباب التي قد تؤدي إلى فشل أنظمة الاقتراحات في توليد استجابة إيجابية بين الموظفين. في مقالته لـ حلول IIE ، أوضح بيل العديد من المشكلات الشائعة التي تواجهها الشركات في تنفيذ وإدارة أنظمة الاقتراحات.
على سبيل المثال ، قد يشعر الموظفون بالتردد في تقديم اقتراحات إذا كانوا يعتقدون أن الإدارة ليست مهتمة حقًا بأفكارهم. إذا أصدرت الشركة فقط دعوة فاترة لتقديم اقتراحات أو أوجدت جوًا قد يُنظر إليه على أنه مخيف ، فمن غير المرجح أن تكون اقتراحات الموظفين وشيكة. من المحتمل أن تواجه الشركة مشاكل مماثلة في استخلاص الاقتراحات إذا كانت الإدارة غير واضحة بشأن من تمت دعوته للمشاركة في البرنامج أو وضعت الكثير من القواعد الصارمة على المشاركة.
المشاكل الشائعة الأخرى مع أنظمة اقتراح الموظفين تتضمن استجابة الإدارة للاقتراحات. من غير المحتمل أن يشارك الموظفون في البرنامج إذا واجهوا استجابة بطيئة أو عدم استجابة لاقتراحاتهم. سيفشل نظام الاقتراحات أيضًا إذا لم يكن هناك تفسير واضح لقبول أو رفض الاقتراحات ، أو إذا أدرك الموظفون أن الإدارة تصدر أحكامًا متحيزة حول الاقتراحات التي يجب الموافقة عليها. أخيرًا ، تميل أنظمة الاقتراحات إلى خلق مشاكل للمؤسسة عندما تكون المكافآت المقدمة للأفكار الجيدة غير متسقة أو غير متوقعة.
فهرس
بيل ، روبرت ف. 'بناء نظام اقتراح فعال'. حلول IIE . فبراير 1997.
تشانسكي ، واين س. 'متلازمة صندوق الاقتراحات'. ورشة الآلات الحديثة . فبراير 2006.
ديمبسي ، ماري. 'قوة الاقتراحات'. أعمال كرين في ديترويت . 6 مارس 1995.
مارتن ، تشارلز. أنظمة اقتراح الموظفين: زيادة الإنتاجية والأرباح . منشورات كريسب ، 1997.
'عودة صندوق الاقتراحات'. أسبوع الصناعة . 19 يناير 1998.
جاستن بيغ شيف شيرر صافي القيمة
'ست طرق للحصول على أفكار رائعة من الموظفين.' تنفيذية أنثى . مارس - أبريل 1996.
أولفيلدر ، ستيف. 'ما وراء صندوق الاقتراحات: كيف يشجع المديرون في شركات أفضل الأماكن التدفق الحر للأفكار والاقتراحات والابتكارات.' عالم الكمبيوتر . 27 يونيو 2005.
والتر ، كيت. 'أفكار الموظف تكسب المال'. مجلة الموارد البشرية . أبريل 1996.
ويلز ، سوزان ج. 'من الأفكار إلى النتائج'. مجلة الموارد البشرية . فبراير 2005.
