رسائل البريد الإلكتروني هي عملة الاتصالات التجارية في عالم اليوم. وعلى الرغم من وجود شاشات وأسلاك بين المرسلين والمستلمين ، إلا أن الحفاظ على اللباقة والآداب المناسبة لا يزال أمرًا مهمًا. يعد التنزه على عبارات غير ذات صلة أو كتابتها أمرًا سيئًا تمامًا مثل إلقاء الثرثرة اللفظية أمام العملاء أو المديرين. يعد تحسين مهارات الاتصال الخاصة بك بهذه الطريقة أمرًا ضروريًا إذا كنت ترغب في النجاح في العمل.
يتم إرسال أكثر من 100 مليار بريد إلكتروني يوميًا ، ويبلغ متوسط الوقت المستغرق في قراءة كل منها 15-20 ثانية. اجعلها قصيرة ، خاصة وأن 65 بالمائة من جميع رسائل البريد الإلكتروني تُفتح أولاً على شاشة هاتف محمول أصغر. تتمثل إحدى الطرق لضمان تلقي رسالتك - وعدم المساس بسمعتك في هذه العملية - في التخلص من هذه العبارات العشر التي لا معنى لها من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على الفور.
1. 'يرجى العلم ...'
غالبًا ما تُستخدم هذه العبارة لأنها تبدو احترافية ، لكنها دائمًا غير ضرورية. بدلاً من ذلك ، كن مباشرًا ومختصرًا. إذا كنت تأخذ الوقت الكافي لكتابة رسالة بريد إلكتروني ، فإن المستلم يعرف بالفعل أن نيتك هي إبلاغه بشيء ما. إخبارهم بأنك ستفعل ذلك هو إهانة لاشعورية لذكائهم.
2. 'من فضلك لا تتردد في الاتصال بي ...'
عندما تستخدم هذه العبارة ، فأنت تؤكد مرة أخرى ما هو واضح. سيتصل بك الأشخاص إذا كانوا مهتمين بما أرسلته ، أو إذا كان لديهم سؤال بخصوص رسالتك. نظرًا لأنهم يستطيعون ممارسة حريتهم الرقمية في الكلام بأنفسهم ، فلن يحتاجوا إلى دعوتهم أو منحهم حق الوصول للرد.
3. 'أنا فقط ...'
في الآونة الأخيرة ، أزعجت إيلين لينز ، مؤسسة Karmahacks ، بعض الريش عندما نادت بإفراط النساء في استخدام كلمة 'عادل' في الاتصالات المهنية. في منشور على LinkedIn ، تعارض Leanse الكلمة - التي تدعي أن النساء يستخدمنها أكثر من الرجال بثلاث إلى أربع مرات - قائلة:
بدأت ألاحظ أن كلمة 'فقط' لا تعني أن تكون مهذبًا: لقد كانت رسالة خفية من التبعية والاحترام. في بعض الأحيان كان الأمر محو الذات. في بعض الأحيان الازدواجية. عندما بدأت في الاستماع حقًا ، أدركت أن ضربها من عبارة تقريبًا دائمًا ما توضح الرسالة وتعززها.
سواء كنت تتفق مع استنتاجاتها أم لا (والعديد من الأصوات البارزة الأخرى لا توافق) ، فإن مناقشتها لـ 'مجرد' ككلمة 'طفل' ، وفقًا لنموذج تحليل المعاملات الذي نشره إريك بيرن ، تستحق بعض الاستكشاف. في غضون ذلك ، ابتعد عن هذه العبارة واختر لغة أكثر تحديدًا بدلاً من ذلك.
4. 'أعتقد ...'
غالبًا ما يتضمن المرسلون عبارة 'أعتقد ...' لتقليل الضربة المحتملة للرفض في المستقبل ، ولكن باستخدام هذه العبارة ، فأنت تخبر المستلم أنك لست متأكدًا من نفسك. في أي وقت تتواصل فيه - في رسائل البريد الإلكتروني أو في الحياة الواقعية - يجب أن تظهر واثقًا من رسالتك. إذا لم تقم بذلك ، فإنك تخاطر بتجاهل المستلم لرأيك والمضي قدمًا بفكرة مختلفة. تصوير الثقة في مكان العمل هو مفتاح النجاح.
5. 'مرفق الرجاء البحث ...' أو 'مرفق الرجاء البحث ...'
قد يبدو الأمر بسيطًا ، ولكن لا يمكن تضمين أي شيء في رسالة بريد إلكتروني. يمكن إرفاق الملفات ، ولكن لا يمكن وضع أي شيء فعليًا في البريد الإلكتروني. باستخدام أي من هذه العبارات ، يتجنب الكاتب استخدام الضمير 'I' ، لكنه يجعل الجملة تبدو قديمة. ما عليك سوى إبلاغ القارئ ، 'لقد أرفقت ...'
6. 'أتمنى أن تكون بخير ...'
عادة ما تكتب هذه العبارة في مناسبتين. في إحدى الحالات ، يظهر مباشرة قبل أن تصطدم بالمستلم بشيء غير مرغوب فيه. والآخر هو عندما تريد التظاهر بعلاقة وثيقة أو اهتمام حقيقي بشخص ما عندما لا يكون هناك أي شيء. إذا كنت مهتمًا حقًا برفاهية شخص ما ، فتحدث عنه مباشرةً بدلاً من استخدام هذه العبارة.
7. 'اعتقدت أنني سأتواصل مع ...'
لا أعرف عنك ، لكن هذه العبارة تجعلني أتخيل طفلًا صغيرًا يمسك بشيء بعيد المنال من قيود مقعد السيارة. كما يبدو خجولًا للغاية ويصور انعدام الأمن. بدلاً من ذلك ، اكتب رسالتك أو سؤالك وكن مباشرًا. بدلاً من قول 'اعتقدت أنني سأتواصل معك' ، قل 'أود أن أعاملك لتناول الغداء لمناقشة فكرة عملي'. الضرب حول الأدغال لا يخدم أي شخص. بدلاً من ذلك ، اجعل نيتك واضحة حتى يراها المستلم.
8. 'هل يمكنني اختيار عقلك؟'
يخبر هذا بشكل أساسي من ترسل إليه رسالة أنك تريد قضاء وقته أو وقتها دون تقديم أي شيء ذي قيمة في المقابل. بدلاً من ذلك ، حدد نقطة لمشاركة فكرة شيقة أو مفيدة مع المستلم ، مع السماح لذلك الشخص بمعرفة أنك تريد طريقًا ذا اتجاهين للتعاون بينكما في المستقبل.
كم عمر ليلا لورين
عندما أصطف مشاركات التحدث ، وجدت أن هذا النهج الفظ يعمل بشكل أفضل - مما أدى إلى معدل نجاح بنسبة 52 في المائة في الحصول على رسالة متابعة ، مقارنة بمعدل استجابة 20-27 في المائة مع الطرق الأخرى التي جربتها.
9. 'لمن يهمه الأمر ...'
هناك بعض السيناريوهات التي تكون فيها هذه العبارة مناسبة ، لكنها قليلة ومتباعدة. إذا كنت تعرف من تهم رسالتك ، فقم بمخاطبة هذا الشخص مباشرة بدلاً من الاختباء وراء هذه المقدمة. استخدام العبارة أعلاه بدلاً من تسمية الفرد يجعلك تبدو غير واثقًا وغير رسمي بشكل غير ضروري. اضغط على زر الحذف قبل إرسال بريد إلكتروني يتضمن هذه الكلمات.
10. 'مع خالص التقدير لك ...'
في الماضي ، كانت هذه العبارة اختصارًا شائعًا لعمليات الإغلاق الأكثر تأثرًا ، ولكن في اتصالات البريد الإلكتروني اليوم ، تبدو رسمية للغاية وغير صادقة. بشكل عام ، يمكنك إغلاق البريد الإلكتروني بكلمة 'شكرًا' أو باسمك فقط. يُعد 'Cheers' خيارًا ممتعًا آخر ينقل الرغبات الطيبة دون أن يصادف أنه خانق أو عالق. في هذه الأيام ، نفهم جميعًا متى تنتهي الرسالة. ليست هناك حاجة للذهاب إلى أبعد الحدود مع الإغلاق الرسمي.
تصعد إلى اللوحة واكتب بريدًا إلكترونيًا أفضل. سيقدر زملاؤك إيجاز رسائلك ، وستحصل على استجابة أفضل عندما تكون طلباتك أكثر وضوحًا. ليست هناك حاجة إلى الزغب والحشو في البريد الإلكتروني. ببساطة قل ما تعنيه. النتائج ستتحدث عن نفسها.
ما العبارات التي تزعجك أكثر في البريد الإلكتروني؟ شارك بأكبر بريد إلكتروني يزعج الحيوانات الأليفة في التعليقات أدناه.
