ملحوظة المحرر: أجابت أليسون جرين ، كاتبة العمود في Inc.com ، على أسئلة حول قضايا العمل والإدارة - كل شيء من كيفية التعامل مع رئيس الإدارة التفصيلية لكيفية التحدث مع شخص ما في فريقك عن رائحة الجسم.
يكتب القارئ:
أعمل كمستشار لعدد قليل من المنظمات غير الربحية الصغيرة. مؤخرًا ، تقاعد مدير إحدى المنظمات التي أعمل بها. عملت أنا وهي معًا لعدة سنوات ، وتطابق أساليب الاتصال لدينا من حيث أننا نفضل بشكل عام استخدام البريد الإلكتروني عبر الهاتف لمعظم الأشياء (باستثناء المكالمات التي نخطط لها مسبقًا أو في حالات الطوارئ القصوى).
اعتاد المدير الجديد للمؤسسة على الاتصال بي عدة مرات في اليوم لـ 'التحقق' من الأشياء التي قمت بالفعل بإرسال تحديثات عنها عبر البريد الإلكتروني ، أو بشأن الأشياء التي اتفقنا على متابعتها لاحقًا ، في انتظار المعلومات الإضافية التي ما زلت في انتظارها . في أحيان أخرى ، سوف يتصل بشكل عشوائي لإجراء مناقشة جماعية كبيرة حول شيء ما ، دون تخطيط مسبق. لقد حدث ذلك عدة مرات عندما كنت بعيدًا عن مكتبي ، ثم أصبحت مسألة مكاني ومتى سأتمكن من الاتصال مرة أخرى ، مما يعني أنني بحاجة إلى الوصول إلى مكتبي في أسرع وقت ممكن.
علاوة على ذلك ، سيترك رسائل بريدية صوتية عديمة الفائدة تمامًا عندما لا أجيب ، ويقول أشياء مثل 'مرحبًا ، إنه (الاسم)'. اعد الإتصال بي.' أعني ... إذا كنت ستترك بريدًا صوتيًا ، على الأقل قل شيئًا ما في البريد الصوتي بعد ذلك الذي اتصلت به للتو ، والذي يمكنني رؤيته بالفعل بسبب المكالمات الثلاثة الفائتة التي تلقيتها منك في الماضي 20 دقيقة.
بالإضافة إلى كونها مزعجة ومشتتة للانتباه ، فإن ديناميكية المكالمات الهاتفية المستمرة تشددني حقًا. أنا مستشار ، ولست موظفًا ، مما يعني أنني لست مسؤولاً أمام المنظمة عن مكاني وأنشطتي خلال اليوم طالما أنجز عملي (وهو ما يحدث) ، وهذا الوابل المستمر من المكالمات يجري أشعر أنني مقيد بالسلاسل إلى مكتبي وهاتفي. وصدقوني ، إنهم لا يدفعون لي المال 'المقيّد بالسلاسل إلى مكتبي'. علاوة على ذلك ، فإن `` عمليات تسجيل الوصول '' العديدة على العناصر التي أعمل عليها بنشاط تجعلني أشعر بأنني مطارد ومزعج وإداري.
كم يبلغ ارتفاع توبين هيث
نصحني صديقي بمحاولة 'تدريب' المدير الجديد على كيفية التواصل معي من خلال إخباره 'لست متاحًا عبر الهاتف ، لكنني سأكون متاحًا عبر البريد الإلكتروني' والرد على الفور على جميع رسائل البريد الإلكتروني دون الرد على هاتف. لقد جربت هذا ، لكنه لم ينجح حتى الآن. إذا لم أستجب ، فيمكنني عادةً توقع المزيد من المكالمات الفائتة حتى أقوم أخيرًا بدفع الرصاصة وأعاود الاتصال. والقضايا التي يدعو بشأنها ليست 'حالات طوارئ'.
هذا يجعلني مجنونة ، وكلما تركته يستمر ، سيكون من الصعب إيقافه. لقد وصلنا إلى النقطة التي نتحدث فيها على الهاتف ست مرات وسبع مرات في يوم واحد. هل هناك طرق أكثر مباشرة - لكنها مقبولة من الناحية المهنية - لإخباره أنه ببساطة لا يمكنه الاتصال بي كثيرًا؟
يستجيب الأخضر:
حسنًا ، أولاً ، لن آخذ نصيحة صديقك. إن إخبار العميل بأنه لا يمكن الوصول إليك إلا عن طريق البريد الإلكتروني سيكون أمرًا صارمًا وغير واقعي بالنسبة للطريقة التي يعمل بها العديد من العملاء. (بالطبع ، إذا كنت مطلوبًا بشدة ، يمكنك وضع جميع أنواع القواعد - ولكن بخلاف ذلك ، يجب أن تكون مرنًا إلى حد ما).
راتب تشارلي مكديرموت لكل حلقة
ولكن يمكنك ويجب وضع بعض الحدود هنا. أنت محق تمامًا ، بصفتك استشاريًا مع العديد من العملاء ، لا يُتوقع منك أن تكون متاحًا في جميع الساعات وكلما كان المزاج يصيب هذا العميل بعينه.
وبينما سيلتقط بعض الأشخاص أنواع الإشارات التي أرسلتها ، فمن الواضح أن هذا الرجل ليس كذلك. هذا يعني أنك بحاجة إلى إجراء محادثة مباشرة معه حول هذا الأمر.
أود أن أقول شيئًا كهذا: 'أريد أن أتحدث عن أفضل طريقة للوصول إلي عندما تحتاج إلي. نظرًا لأن لدي العديد من العملاء ، فأنا لست متاحًا عادةً لإجراء مكالمات هاتفية مخصصة على مدار اليوم - ولكن يسعدني تخصيص الوقت لهم عندما يمكننا تحديد موعد لهم مسبقًا. لكن بصفتي مقاولًا ، أقسم وقتي بين عدة مشاريع ولا يمكنني توفير دوام كامل. خلاف ذلك ستكون أسعاري أعلى بكثير! لكن ما يمكنني فعله هو تحديد موعد لمكالمة هاتفية دائمة أسبوعيًا أو مرتين في الأسبوع ، ويمكننا تجزئة كل هذه الأشياء في تلك المكالمات. هل سينجح ذلك؟
إذا قام بالرد ، فيمكنك أن تقول: 'كما تعلم ، فإن ميزة تعيين مستشار مثلي للقيام بهذا العمل هي أنك تحصل على خبرة في ___ دون دفع راتب بدوام كامل ومزايا كنت ستدفعها للحصول على شخص ما الموظفين الذين يفعلون ذلك. لكن الجانب الآخر من ذلك هو أنني لست متاحًا طوال الوقت بالطريقة التي قد يكون بها موظف بدوام كامل ؛ لدي عملاء آخرون والتزامات أخرى في جدول أعمالي. في الشهر الماضي ، بدأت في تلقي مكالمات منك عدة مرات في اليوم أو كان من المتوقع أن أنضم إلى مكالمات جماعية في اللحظة الأخيرة. كمستشار خارجي ، هذا ليس شيئًا يمكنني فعله. ولكن يسعدني تحديد موعد لمكالمة هاتفية دائمة أسبوعية أو مرتين في الأسبوع.
إذا وافق على ذلك ، فمن المعقول أن تتوقع من هناك أنه سيتوقف عن الاتصال كثيرًا خارج مكالماتك الهاتفية المجدولة. ولكن إذا استمر ، فيمكنك السماح لمعظم هذه المكالمات بالانتقال إلى البريد الصوتي ، ثم إرسال بريد إلكتروني سريع في وقت لاحق من ذلك اليوم يقول ، 'حصلت على بريدك الصوتي. لن يكون مجانيًا معظم اليوم - هل يمكنه انتظار مكالمتنا يوم الجمعة؟ ' (ومع ذلك ، من الذكاء أن تكون على استعداد للإجابة بعض من مكالمات اللحظة الأخيرة - بمعنى واحد أو اثنين في الأسبوع ، وليس مرتين في اليوم. المستشارون الذين يتمتعون بالمرونة إلى حد ما على الأقل يكونون أكثر قيمة بشكل عام.)
هناك خيار آخر ، إذا استمر ، وهو إخباره أنه مع مقدار التوافر الذي يطلبه ، فأنت بحاجة إلى رفع أسعارك لتغطيتها (إذا كان ذلك شيئًا ترغب في القيام به بسعر أعلى - ولكن قد لا تكون كذلك. على استعداد للقيام بذلك بأي ثمن ، وهو أمر جيد أيضًا).
ومع ذلك ، خلال كل هذا ، ضع في اعتبارك أنك بحاجة إلى معرفة مدى استعدادك لدفع هذا الأمر. هل أنت على استعداد لخسارة العميل بسبب هذا؟ من المحتمل أنه سيقرر أنه يفضل العمل مع شخص متاح بشكل متكرر. إذا كانت هذه نتيجة لا ترغب في تحملها ، فأنت تريد تعديل نهجك وفقًا لذلك.
هل تريد طرح سؤال خاص بك؟ أرسلها إلى alison@askamanager.org .
كم عمر دونا ديكسون
