هل لديك قائمة مهام؟ بالطبع - معظمنا يفعل. ولكن ماذا عن قائمة الامتناع عن العمل؟ اتضح أن هذا على الأقل مهم ، وفقًا لخبراء الإنتاجية.
ما هي بالضبط قائمة عدم المهام؟ إنها ليست قائمة بالعادات السيئة التي صممت على كسرها أو السلوك السلبي الذي تريد أن تتجنبه. إنها قائمة بالمهام التي قد تعتقد أنه يجب عليك القيام بها ، أو قد ترغب في القيام بها ، أو قد يطلب منك القيام بها من قبل شخص آخر. ولكن نظرًا لأن هذه المهام لا تحركك نحو أي من أهدافك الأكبر ، ولا تغذي روحك ، وليست ضرورية لك للقيام بها ، فمن الأفضل بكثير عدم القيام بها. يجب إما تركها بدون عمل أو يجب تفويضها إلى شخص آخر.
يقول أكثر الأشخاص نجاحًا الذين أعرفهم إن الوظائف الرائعة تنشأ مما تقوله لا. إنه أمر منطقي لأن الوقت والطاقة موردان محدودان لكل واحد منا ، وكيف نختار إنفاق هذا المورد الثمين أمر مهم للغاية. مستشار إداري ومدرب تنفيذي يكتب في ال مراجعة أعمال هارفارد :
بمجرد أن تتقبل أن لديك الكثير لتفعله أكثر من الوقت لفعل كل شيء ، فهذا في الواقع مفهوم متحرر. يجبرك هذا الإدراك على الاعتراف بأن هناك عناصر ذات أولوية أقل من المحتمل ألا تكملها أبدًا. احذف تلك الأشياء غير الضرورية ، وضعها في قائمة ما يجب عليك فعله ، والتزم بالتخلي عنها. سيمنعك هذا من إضاعة الوقت الثمين باستمرار في إعادة تقييم ما إذا كان من الممكن أن تصل إليهم والتي يمكن استثمارها بشكل أفضل في إكمال عملك فعليًا.
د & ب أمة بيانكا العمر
ستجلب لك قائمة عدم المهام الوضوح والسلام لأنه سيكون هناك قدر أقل من الخجل والقلق بشأن الأشياء التي تعتقد أنه يجب عليك القيام بها ، أو ما هو أسوأ من ذلك ، إذا أخبرت شخصًا آخر أنك ستفعله ، لكنك تواجه مشكلة في الوصول إليها. سيؤدي ذلك أيضًا إلى تحقيق قدر أكبر من الشفافية وتحسين علاقاتك مع زملائك وعملائك لأنك لن تعد تقدم وعودًا لا يمكنك الوفاء بها.
قد يبدو الأمر غير منطقي - أنت مشغول بدرجة كافية بالفعل - لكن خصص بعض الوقت ، نصف ساعة على الأقل ، لإنشاء قائمة عدم المهام الخاصة بك. الإنتاجية التي ستكسبها تستحق العناء. إليك كيفية البدء:
1. قم بتجميع قائمة عامة بالمرشحين لقائمة عدم المهام الخاصة بك.
إذا كنت تتعقب كيف تقضي وقتك (وهو أمر يستحق القيام به) ، فراجع سجلاتك لمعرفة المهام التي تقضي وقتك فيها كل يوم. انظر إلى التقويم الخاص بك وأي ملاحظات قد تكون لديك والتي من شأنها أن تلقي الضوء على كيفية قضاء وقت عملك بالضبط. أي شيء تقضي وقتًا فيه لا يتوافق بشكل مباشر مع أهدافك طويلة المدى ورؤيتك لنفسك يجب أن تكون بالتأكيد مرشحًا. لذلك يجب أن تكون العناصر التي كانت مدرجة في قائمة المهام الخاصة بك لفترة طويلة ، مزعجة لك ، ولكن لم تنجزها بعد. الأشياء التي يطلب منك الآخرون القيام بها يجب أن تكون مدرجة في قائمة المرشحين المحتملين ، ما لم يدفعوك نحو أهدافك الخاصة. وأخيرًا ، أي مهمة تجعل قلبك يغرق في التفكير فقط يجب أن تكون مرشحًا لقائمة ما يجب عليك فعله.
2. اسأل نفسك بعض الأسئلة.
بمجرد حصولك على المرشحين المحتملين لقائمة عدم المهام ، تحدى كل منهم ببعض الأسئلة. اسأل أولاً ، 'هل ستساعدني هذه المهمة في تحقيق أهدافي والمساهمة في رؤيتي للنجاح؟' إذا كانت الإجابة لا ، فتابع عن طريق السؤال ، 'هل سأعاني أنا أو أي شخص آخر من عواقب سلبية ذات مغزى إذا لم يتم إنجاز هذه المهمة؟' 'هل هذه المهمة ملحة أم مهمة؟' إذا كانت الإجابة على هذين السؤالين الأخيرين هي أيضًا بالنفي ، فيجب أن تُدرج هذه المهمة في قائمة ما يجب عليك فعله.
إذا كان هناك شيء ما يبدو عاجلاً أو مهمًا أو يمكن أن يكون له عواقب سلبية إذا تم التراجع عنه ، فاسأل نفسك هذا: `` هل يجب أن أكون الشخص الذي يقوم بهذه المهمة؟ أم يمكنني إعطائها لشخص آخر عن طريق تفويضها أو الاستعانة بمصادر خارجية؟ إذا كان هناك أي طريقة لإسناد هذه المهمة إلى شخص آخر ، فيجب أن تدرج في قائمة عدم القيام بهذه المهمة.
3. تحضير بعض الإجابات.
بيت القصيد من قائمة ما يجب فعله هو أن تكون مستعدًا وقادرًا على قول لا بسرعة للمهام التي لا تناسب أهدافك طويلة المدى ولا تحتاج إلى القيام بها بواسطتك. عندما تتم إضافة مهام جديدة إلى قائمة مهامك ، من المفيد أن تكون مستعدًا ببعض الإجابات السريعة في حالة ما إذا طلب منك أي شخص (بما في ذلك نفسك) القيام بشيء لا يتناسب مع مهمتك.
مدرب الحياة بلاز كوس وتقترح في الواقع تقوم بإعداد نص معياري يمكنك الحصول عليه بسرعة وإفلاته في رسالة بريد إلكتروني إذا كنت تريد رفض طلب بأدب أن تفعل شيئًا ما. قد ترغب أيضًا في كتابة نصوص يمكنك استخدامها شخصيًا أو عبر الهاتف والتوصل إلى بعض الأشياء التي يجب أن تكون مستعدًا أيضًا لإخبار نفسك بها كلما ظهرت مهمة غير أساسية في رأسها القبيح.
4. كرر.
عندما تتم دعوتك لتولي مهام جديدة ، أو عندما تتوصل إلى أفكار جديدة تريد متابعتها ، اختبر كل واحدة مقابل الأسئلة أعلاه. هل تفي بالمعايير الصارمة جدًا ليتم وضعها في قائمة المهام الخاصة بك ، أم أنها تنتمي إلى قائمة المهام التي لا يجب عليك القيام بها؟ كن يقظًا بشأن حماية وقتك وطاقتك واستخدم النموذج المعياري أو البرنامج النصي لرفض المهام حسب الحاجة.
راجع قائمة المهام التي لا يجب عليك القيام بها بشكل دوري - مرة واحدة على الأقل كل ثلاثة أشهر ، كما يقترح كوس. عندما تحصل على تعليق منه ، قد ترغب في إضافة المزيد من العناصر إلى القائمة. من تعرف؟ ربما في يوم من الأيام ستكون قائمة ما عليك القيام به أطول من قائمة مهامك.
