الاستقصاء ، بعد الاستطلاع ، بعد موافقة الاستطلاع - الاجتماعات مضيعة مروعة للوقت والجميع يكرهونها.
ولكن إذا كانت كل روح حية في مكتبك تأوه عندما تأتي دعوة اجتماع جديدة ، فلماذا لا تزال تقضي جزءًا كبيرًا من أسبوعك جالسًا في غرف الاجتماعات؟
عمر ديزي دي لا هويا
ربما يكون جزء من الإجابة هو ممارسات الاجتماع غير الفعالة. يمكن التخفيف من بعض المشكلة من خلال تعلم إدارة اجتماع سريع ومثمر. لكن بعض هذه التجمعات لا يمكن إصلاحها وببساطة لا ينبغي أن تحدث - بالنسبة لك على الأقل.
لا يمكن إصلاح هذا النوع الأخير من الاجتماعات من خلال لوجستيات أفضل. هم ببساطة بحاجة إلى التخلص من جدولك الزمني. هذا هو المكان الذي تواجه فيه سببًا كبيرًا آخر لاستمرار لقاء سخام - من الصعب أن تقول لا لهم. إذا كانت الدعوة من رئيسك في العمل ، فأنت لا تريد إهانة فائدة التجمع. الأمر نفسه ينطبق على الزملاء ، ويمكن أن يكون العملاء الأصعب في رفضهم جميعًا.
لكن لا تيأس ، فمن الممكن الخروج بأدب من الاجتماعات دون الإساءة إلى أي شخص أو أن يبدو كسولًا. على HBR مؤخرًا ، عرضت Liane Davey ، المؤسس المشارك لـ 3COze اقتراحات محددة على أساس قضايا الاجتماع المشتركة .
1. عندما لا تكون جاهزًا للاجتماع
ليس لأنك متهرب بالطبع ، ولكن لأن الفريق لم يكن لديه الوقت الكافي للبحث والتفكير والاستعداد وما إلى ذلك حول الموضوعات التي ستتم مناقشتها. في هذه الحالة ، يقترح ديفي محاولة تأجيل التجمع باستخدام لغة مثل: 'هذا موضوع مثير للاهتمام. استنادًا إلى أولوياتنا للعام الحالي ، لست متأكدًا من استعدادنا لإجراء محادثة مثمرة حتى الآن. هل سيكون من الممكن تأجيل هذا الاجتماع والسماح لمجموعة العمل بإحراز مزيد من التقدم قبل أن نلتقي؟
2. عند الضرورة يكون الناس في عداد المفقودين
في بعض الأحيان يمكنك اكتشاف إضاعة الوقت على بعد ميل واحد. على سبيل المثال ، عندما لا تكون جميع الأطراف ذات الصلة اللازمة لاتخاذ قرار حاضرة ، فأنت تعلم بالتأكيد أنك لن تغادر مع عناصر العمل في متناول اليد.
قم بتسليط الضوء على المشكلة للداعي بقول شيء مثل هذا: 'أتطلع إلى اتخاذ بعض القرارات بشأن هذه المسألة. من دعوة الاجتماع ، لا يبدو أن الإنتاج [أو أيًا كان] مشارك. أود الانتظار حتى يرغب شخص من الإنتاج في الانضمام. وإلا فلن نتمكن من اتخاذ أي قرارات.
3. عندما تكون الشخص الخطأ للمساهمة
في بعض الأحيان ، لا تكون المشكلة متأصلة في الاجتماع المخطط لها - إنها أنت. أنت ببساطة لا تعرف ما يكفي أو لا تشارك في المشكلة بالطريقة الصحيحة للمساهمة بشكل مفيد. يقدم Davey هذا النموذج النصي لهذه المواقف: `` أنا سعيد لأنك مهتم بمدخلاتي. لا أعتقد أنني أفضل مؤهل في هذا الموضوع. لقد قمت ببعض الحفر ويبدو أن بات لديه السياق اللازم. هل ستكون مرتاحًا لدعوة بات بدلاً مني؟ (آسف بات.)
بالتناوب ، يمكنك تحميل المسؤولية إلى مرؤوس أو حتى رئيسك في العمل. في المنشور الكامل ، يقدم Davey لغة مقترحة لهذه الحالات أيضًا.
4. عندما يكون التوقيت غير مريح للغاية
في حالات أخرى ، يكون الاجتماع منظمًا جيدًا ويمكنك المساهمة ، لكن توقيت الاجتماع مروع للغاية بالنسبة لإنتاجيتك. أنت تمسك؟ لا ، كما يقول ديفي ، الذي يقترح عليك الانسحاب ولكن 'خذ بضع دقائق لتجميع بعض الملاحظات وإحاطة الرئيس أو المشارك المناسب'.
رداً على الدعوة ، قدمت هذه اللغة المقترحة: 'ستكون هذه مناقشة مهمة. لا يمكنني الحضور ، لكنني سأجد بعض الوقت لمشاركة أفكاري حتى تتمكن من تضمينها في المناقشة.
كم عمر ستيل ستيبينز
5. عندما يكون معظم الاجتماع غير ذي صلة بك
ماذا عن عندما يكون عنصر واحد فقط من خمسة أو عشرة بنود في اجتماع قادم مناسبًا لك؟ لا تكتفي بالجلوس هناك وتلاعب بإبهامك خلال 80 بالمائة من المناقشة ، كما تنصح ديفي. بدلاً من ذلك ، أوضح أنك ستتجنب الابتعاد مبكرًا ، من خلال الرد على الدعوة بشيء من هذا القبيل: 'هل سيكون من الممكن تغطية مناقشة تغيير العلامة التجارية كأول بند في جدول الأعمال؟ لا يمكنني البقاء طوال الاجتماع ولكني أود حقًا المساهمة في ذلك الاجتماع.
بالطبع ، قول لا ليس بالأمر الصعب فقط عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات. من المحتمل أن تواجه نفس مشكلة الطلبات الخاطئة أو الموجهة بشكل خاطئ في مجالات أخرى من حياتك العملية أيضًا. لحسن الحظ ، هناك نصيحة جيدة بنفس القدر حول الطريقة الدقيقة لقول 'لا' للمكاتب المشتركة الأخرى أيضًا.
