هل تقوم بتعيين مساعدين شخصيين حفظ لك الوقت او من يكلفك الوقت؟
لقد قمت مؤخرًا بدعوة خمسة وثلاثين من أفضل عملائي في مجال التدريب على الأعمال إلى منتجع خاص في جاكسون هول ، وايومنغ ، حيث أعيش. كنا نناقش الجوانب المختلفة للقيادة - الطرق التي يمكن لأصحاب الأعمال من خلالها إنشاء مزايا إستراتيجية ونتائج مذهلة لأنفسهم وشركاتهم - عندما سألني أحدهم عنها إدارة الوقت .
أثار هذا السؤال محادثة حية حول أفضل الطرق التي وجدها كل واحد منا للاستفادة من وقتنا. وأصبح من الواضح أن رواد الأعمال الناجحين بشكل غير عادي الذين كان لدينا في تلك الغرفة كانوا يضيعون وقتًا ثمينًا لأن مساعديهم لم يكونوا قادرين بما يكفي أو مفوضين بما يكفي للقيام بالعمل المطلوب منهم. لذلك بدأت أتحدث عن أهمية توظيف مساعدين يناسب احتياجاتك - وما يمكنك القيام به لمساعدتهم على مساعدتك.
خلال خمسة وعشرين عامًا في شركات مختلفة وفي مدن مختلفة ، كان لدي مساعدين عملوا من مكتبي ، ومساعدين عملوا عن بُعد ولكن محليًا ، ومساعدين عملوا حرفياً على بعد ألف ميل. في هذه العملية ، اكتشفت أن هناك بالفعل أربعة مستويات من المساعدين. وأن تعيين النوع المناسب من المساعد أمر بالغ الأهمية للاستفادة من وقتك.
المستوى 1: The Gofer
يحتاج المساعدون في هذا المستوى الأول إلى تعليمات مباشرة وإشراف دقيق. يمكنهم نقل الكائنات من النقطة أ إلى النقطة ب. يمكنهم إرسال رسائل بريد إلكتروني نيابة عنك - عند إخبارهم بما يجب كتابته بالضبط. يمكنهم أخذ نسخ ومسح المستندات ضوئيًا وحفظ هذه المستندات في مجلدات وفقًا لتعليماتك. مع gofers ، أنت تعطيهم التوجيهات في كل خطوة على الطريق
لذلك أنت تحفظ بعض الوقت - بعد كل شيء ، صديقك هو الشخص الذي في الواقع عمل المهمة - ولكن ، حقًا ، عليك القيام بكل تفكيرهم نيابة عنهم. مما يضع حدًا صارمًا لمقدار الوقت الذي يمكنك الاستفادة منه حقًا من خلال العمل مع gofer.
من الواضح أن هذا ليس نوع المساعد الشخصي الذي يجب عليك توظيفه.
المستوى الثاني: المساعد الإداري
المساعد الإداري أو 'المسؤول' هو شخص يمكنه التعامل مع العديد من المهام بشكل جيد ، فقط طالما أن هناك عملية واضحة تم وضعها لهم وتلك المهام ضمن حدود ما يتوقعونه أو ما اعتادوا على التعامل معه .
النبأ السار هو أن المديرين يتمتعون بقدر أكبر من الاستقلالية عن المدراء. يمكن للمسؤولين حقًا المساعدة في الاستفادة من وقتك طالما أنهم يتبعون العمليات والإجراءات المعروفة للحصول على نتائج معروفة. يتفوقون في المهام الملموسة والمحددة.
لكنهم يواجهون المشاكل عندما تصبح الأمور غامضة - عندما يُطلب منهم التعامل مع المهام التي لا يكون النجاح فيها مضمونًا. يخافون من العبث. يخافون من ارتكاب خطأ. لأنهم يعرفون أنهم سيحاسبون على أخطائهم. قد يقعون في مشكلة. هذا أنهم يترددون في استخدام تقديرهم الخاص.
لذلك يمكن للمسؤولين الاستفادة بشكل كبير من وقتك أكثر مما يمكن للمسؤولين ، لكنهم سيبتعدون عن المهام التي يمكن أن تكون المساعدة فيها أكثر قيمة.
المستوى 3: المساعد التنفيذي
من هي زوجة شون وايانز
المساعدون التنفيذيون لا يؤجلون بسبب عدم اليقين. يمكن أن يأخذوا مهمة غير واضحة ويكتشفوا بالفعل ، ضمن حدود معينة ، كيفية جعلها تعمل. يمكنهم التعامل مع المهام التي رسمها بدلا من ان تكون هندستها.
تتم معالجة المهام المصممة هندسيًا - أنواع المهام التي يشعر بها المساعدون الإداريون براحة أكبر - بشكل جيد حقًا. يتم وضع الخطوات اللازمة بوضوح مقدمًا.
على النقيض من ذلك ، عندما تكلف مساعدًا تنفيذيًا بمهمة مخطط لها ، فعادة ما تقول شيئًا مثل ، ' هذا ما أحاول تحقيقه. هنا زوج من المتغيرات في اللعب. إليك بعض الأشياء التي قد ترغب في وضعها في الاعتبار . أنت معرفة الباقي '.
المساعد التنفيذي يتمتع بدرجة عالية من الاستقلالية ؛ يحتاجون فقط إلى المساعدة في فهم سياق طلباتك. إنهم بحاجة إلى قدر أساسي معين من المعلومات لمساعدتهم على اتخاذ قرارات جيدة نيابة عنك. إنهم بحاجة إليك لتوصيل توقعاتك وتفضيلاتك.
على سبيل المثال ، عندما يتعلق الأمر بالسفر ، سترغب في إخبارهم بالظروف التي ترغب في ترقيتها إلى فئة أعلى من خدمات الطائرات ، ونوع الفنادق التي تفضلها وأنواع الأحياء التي تفضل الإقامة فيها.
يمكن أن يتعمق هذا السياق أيضًا. من ناحيتي ، أود أن يكون لدي مساعد تنفيذي داخل صندوق الوارد الخاص بي. هذا مفيد جزئيًا لأنه يقلل من عدد رسائل البريد الإلكتروني التي أحتاج إلى التعامل معها: إذا تلقيت مائة رسالة بريد إلكتروني يوميًا ، فسأقول إن مساعدي التنفيذي يتعامل مع أو يعيد توزيع أو يحذف حوالي خمسين إلى سبعين منها.
لكن وجودها هناك مفيد أيضًا لأنها ترى سياق عملي. لأنها تعرف ما أعمل عليه ومع من ، يمكنها اتخاذ قرارات أفضل بشأن من يجب أن يحضر اجتماعات معي. على سبيل المثال ، إذا رأت أنني أتبادل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني مع Joe حول مشروع معين ثم طلب Joe اجتماعًا وقال إنه يجب أن يحدث قبل موعد نهائي معين ، فيمكنها تحديد أن المشروع مهم حقًا لـ لي وأن الاجتماع ربما يكون أيضًا. لذلك ستأخذ زمام المبادرة لترتيب هذا الاجتماع لي وسترسل لي ملاحظة مفادها: ' قال جو إنه يحتاج حقًا إلى مقابلتك قبل هذا الموعد النهائي ، لذلك قمت بتلبيته لمدة نصف ساعة ، من 2:45 إلى 3:15 '.
يمكن للمساعدين التنفيذيين مساعدتك حقًا في الاستفادة من وقتك ، طالما أنك تمنحهم سياقًا جيدًا.
المستوى 4: رئيس الأركان أو المسؤول التنفيذي
أخيرًا لدينا رئيس الأركان - أو ، في الجيش ، المسؤول التنفيذي. هذا المساعد يشبه مدير العمليات الشخصي لأنشطة عملك. يفهمون أهدافك. إنهم يعرفون من هم جميع اللاعبين الأساسيين. وهم قادرون على الحصول على نتائج بمفردهم مع أخذ الكثير - أو حتى معظم - العبء الإداري من على عاتقك.
سيأخذ رئيس الأركان زمام المبادرة ويتابع بالفعل ويتحقق من تقاريرك المباشرة نيابة عنك. في حين أن مساعدًا إداريًا أو تنفيذيًا قد يقوم بتدوين الملاحظات في اجتماع ما ، فإن رئيس فريق العمل الخاص بك سوف يكتشف العناصر التي تحتاج إلى المتابعة والقيام بهذه المتابعة بنفسه. سيأخذ رئيس الأركان على عاتقه العودة إلى Cindy بعد الاجتماع للتأكد من أنها حصلت بالفعل على تسليم نظيف لتلك العناصر الأربعة ثم تحقق مرة أخرى بعد يومين لترى كيف تقوم بها.
لسوء الحظ ، يقوم معظم الأشخاص بتعيين حكام ومساعدين إداريين - أشخاص يمكنهم المساعدة فقط في المهام المحددة بوضوح. ولكن بصفتنا أصحاب أعمال ، فإن معظمنا لا يركز بشكل كبير على العمليات ؛ نحن نعيش في عالم أكثر ضبابية. ولذا فإننا نحتاج حقًا ، على الأقل ، إلى مساعد تنفيذي يمكنه التعامل مع المواقف الأكثر غموضًا.
وعلى الرغم من أن رؤساء الأركان رائعون ، فعادة ما تجدهم فقط في الشركات المتوسطة والشركات الكبرى. إذا كانت لديك شركة أصغر ، فمن المحتمل أن يكون لديك رئيس موظفين من نوع شخص في فريقك ، لكن لن يتم تعيينهم لك حصريًا. قد يديرون عملياتك بدلاً من ذلك ، أو إذا كان عملك أكبر قليلاً ، فقد يكونون مدير العمليات لديك.
ومن المهم أيضًا ملاحظة أن هذه العناوين عشوائية. الكثير من الأشخاص الذين يحملون لقب 'المساعدين التنفيذيين' هم في الحقيقة مجرد حراس. والكثير من الأشخاص الذين تم تعيينهم كمتدربين يؤدون حقًا مستوى المساعد التنفيذي. (هذا الأخير شائع بشكل خاص في عالم الترفيه).
لذلك ، عندما تفكر في تعيين مساعدك التالي ، فكر في نوع المساعد الذي تحتاجه. وأيًا كان ما تقرره ، تأكد من البحث عن تلك الصفات أثناء المقابلات.
أخيرًا ، نصيحة احترافية إضافية: استعن بشخص يتمتع بقدرة أكبر قليلاً مما تعتقد أنك ستحتاج إليه. بعد كل شيء ، تريد أن تنمو شركتك ، أليس كذلك؟
إذا استمتعت بالأفكار التي شاركتها ، فأنا أشجعك على تنزيل نسخة مجانية من أحدث كتاب لي ، بناء مشروع تجاري وليس وظيفة . انقر هنا للحصول على التفاصيل الكاملة وللحصول على نسختك المجانية.
