متوسط إنفاق الموظف في الولايات المتحدة ربع من أسبوع العمل من خلال تمشيط مئات من رسائل البريد الإلكتروني كلنا نرسل ونستقبل كل يوم.
ولكن على الرغم من حقيقة أننا ملتصقون بأزرار الرد لدينا ، فإن المدربة باربرا باتشر تقول الكثير من المحترفين ما يزال لا أعرف كيفية استخدام البريد الإلكتروني بشكل مناسب.
في الواقع ، بسبب الحجم الهائل للرسائل التي نقرأها ونكتبها كل يوم ، قد نكون أكثر عرضة لارتكاب أخطاء محرجة - ويمكن أن يكون لهذه الأخطاء عواقب مهنية خطيرة.
تحدد باختر أساسيات آداب البريد الإلكتروني الحديثة في كتابها أساسيات آداب العمل . لقد سحبنا القواعد الأساسية التي تحتاج إلى معرفتها.
ساهم فيفيان جيانغ وراشيل شوجر في الإصدارات السابقة من هذا المقال.
1. قم بتضمين سطر موضوع واضح ومباشر.
تتضمن أمثلة سطر الموضوع الجيد ، 'تم تغيير تاريخ الاجتماع' أو 'سؤال سريع حول العرض التقديمي' أو 'اقتراحات للمقترح'.
يقول باتشر: 'غالبًا ما يقرر الأشخاص ما إذا كانوا سيفتحون بريدًا إلكترونيًا بناءً على سطر الموضوع'. 'اختر واحدة تتيح للقراء معرفة أنك تعالج مخاوفهم أو قضايا العمل.'
2. استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافيًا.
إذا كنت تعمل لصالح شركة ، فيجب عليك استخدام عنوان البريد الإلكتروني لشركتك. ولكن إذا كنت تستخدم حساب بريد إلكتروني شخصي - سواء كنت تعمل لحسابك الخاص أو ترغب في استخدامه من حين لآخر للمراسلات المتعلقة بالعمل - فيجب أن تكون حذرًا عند اختيار هذا العنوان ، كما يقول باتشر.
يجب أن يكون لديك دائمًا عنوان بريد إلكتروني ينقل اسمك حتى يعرف المستلم بالضبط من يرسل البريد الإلكتروني. لا تستخدم أبدًا عناوين البريد الإلكتروني (ربما بقايا أيام المدرسة الابتدائية) غير المناسبة للاستخدام في مكان العمل ، مثل 'babygirl @ ...' أو 'beerlover @ ...' - بغض النظر عن مدى حبك المشروب البارد.
3. فكر مرتين قبل الضغط على 'الرد على الكل'.
لا أحد يريد قراءة رسائل البريد الإلكتروني من 20 شخصًا لا علاقة لهم بهم. قد يكون تجاهل رسائل البريد الإلكتروني أمرًا صعبًا ، حيث يتلقى العديد من الأشخاص إشعارات بالرسائل الجديدة على هواتفهم الذكية أو يشتت انتباههم الرسائل المنبثقة على شاشات أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. يقول باتشر: الامتناع عن النقر على 'الرد على الكل' إلا إذا كنت تعتقد حقًا أن كل فرد في القائمة بحاجة إلى تلقي البريد الإلكتروني.
4. تضمين كتلة التوقيع.
تزود يقترح باتشر أن القارئ الخاص بك يحتوي على بعض المعلومات عنك. بشكل عام ، يشير هذا إلى اسمك الكامل ، والمسمى الوظيفي ، واسم الشركة ، ومعلومات الاتصال الخاصة بك ، بما في ذلك رقم الهاتف. يمكنك أيضًا إضافة القليل من الدعاية لنفسك ، لكن لا تسرف في استخدام أي أقوال أو عمل فني.
استخدم نفس الخط وحجم الكتابة واللون مثل بقية البريد الإلكتروني ، كما تقول.
5. استخدم التحية المهنية.
لا تستخدم التعبيرات العامية الهادئة مثل 'مرحبًا يا رفاق' أو 'مرحبًا يا رفاق'.
تقول: 'لا ينبغي أن تؤثر الطبيعة المريحة لكتاباتنا على التحية في رسالة بريد إلكتروني'. 'Hey هي تحية غير رسمية للغاية ولا ينبغي استخدامها بشكل عام في مكان العمل. ويو ليس بخير أيضًا. استخدم مرحبًا أو مرحبًا في حين أن.'
كما تنصح بعدم تقصير اسم أي شخص. قل ، 'مرحبًا مايكل ،' ما لم تكن متأكدًا من أنه يفضل أن يُدعى 'مايك'.
6. استخدم علامات التعجب باعتدال.
يقول باتشر ، إذا اخترت استخدام علامة تعجب ، فاستخدم واحدة فقط للتعبير عن الإثارة.
أحيانًا ينجرف الناس بعيدًا ويضعون عددًا من علامات التعجب في نهاية جملهم. يمكن أن تظهر النتيجة عاطفية للغاية أو غير ناضجة. 'يجب استخدام علامات التعجب باعتدال في الكتابة'.
7. كن حذرا مع الدعابة.
يمكن أن تضيع الفكاهة بسهولة في الترجمة بدون النبرة الصحيحة أو تعابير الوجه. في التبادل المهني ، من الأفضل ترك الدعابة خارج رسائل البريد الإلكتروني ما لم تكن تعرف المستلم جيدًا. أيضًا ، الشيء الذي تعتقد أنه مضحك قد لا يكون مضحكا لشخص آخر.
يقول باتشر: 'الشيء الذي يُنظر إليه على أنه مضحك عند التحدث به قد يظهر بشكل مختلف تمامًا عند كتابته. عندما تكون في شك، وترك ذلك.'
8. اعلم أن الناس من ثقافات مختلفة يتحدثون ويكتبون بشكل مختلف.
يمكن أن يحدث سوء التواصل بسهولة بسبب الاختلافات الثقافية ، خاصة في شكل الكتابة عندما لا نستطيع رؤية لغة جسد بعضنا البعض. اجعل رسالتك تتناسب مع الخلفية الثقافية للمستلم أو إلى أي مدى تعرفه جيدًا.
يقول باتشر إن القاعدة الجيدة التي يجب وضعها في الاعتبار هي أن الثقافات عالية السياق (اليابانية أو العربية أو الصينية) ترغب في التعرف عليك قبل التعامل معك. لذلك ، قد يكون من الشائع أن يكون شركاء الأعمال من هذه البلدان أكثر شخصية في كتاباتهم. من ناحية أخرى ، يفضل الأشخاص من الثقافات منخفضة السياق (الألمانية أو الأمريكية أو الاسكندنافية) الوصول إلى هذه النقطة بسرعة كبيرة.
9. الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك - حتى لو لم يكن البريد الإلكتروني مخصصًا لك.
يقول باتشر إنه من الصعب الرد على كل رسالة بريد إلكتروني تم إرسالها إليك ، ولكن يجب أن تحاول ذلك. يتضمن هذا الوقت الذي تم فيه إرسال البريد الإلكتروني عن طريق الخطأ إليك ، خاصةً إذا كان المرسل يتوقع ردًا. الرد ليس ضروريًا ولكنه بمثابة آداب بريد إلكتروني جيدة ، خاصةً إذا كان هذا الشخص يعمل في نفس الشركة أو الصناعة التي تعمل بها.
إليك مثال للرد: 'أعلم أنك مشغول جدًا ، لكن لا أعتقد أنك قصدت إرسال هذا البريد الإلكتروني إلي. وأردت إخبارك حتى تتمكن من إرسالها إلى الشخص المناسب.
10. تدقيق كل رسالة.
لن تمر أخطائك دون أن يلاحظها أحد من قبل مستلمي بريدك الإلكتروني. يقول باتشر: 'واعتمادًا على المستلم ، قد يتم الحكم عليك على صنعها'.
لا تعتمد على المدققات الإملائية. اقرأ بريدك الإلكتروني وأعد قراءته عدة مرات ، ويفضل أن يكون ذلك بصوت عالٍ ، قبل إرساله.
يقول باتشر: 'كان أحد المشرفين يعتزم أن يكتب ،' آسف على الإزعاج '. لكنه اعتمد على تدقيقه الإملائي وانتهى به الأمر بكتابة: آسف لسلس البول.
11. أضف عنوان البريد الإلكتروني أخيرًا.
يقول باتشر: 'لا تريد إرسال بريد إلكتروني عن طريق الخطأ قبل أن تنتهي من كتابة الرسالة وتدقيقها'. 'حتى عندما ترد على رسالة ، من الأفضل حذف عنوان المستلم وإدخاله فقط عندما تكون متأكدًا من أن الرسالة جاهزة للإرسال'.
12. تحقق مرة أخرى من أنك حددت المستلم الصحيح.
يقول باتشر إنه يجب الانتباه جيدًا عند كتابة اسم من دفتر العناوين الخاص بك على سطر 'إلى' في البريد الإلكتروني. 'من السهل تحديد اسم خاطئ ، الأمر الذي قد يكون محرجًا لك وللشخص الذي يتلقى البريد الإلكتروني عن طريق الخطأ.'
13. حافظ على خطوطك كلاسيكية.
Purple Comic Sans لديه وقت ومكان (ربما؟). ولكن بالنسبة للمراسلات التجارية ، احتفظ بخطوطك وألوانك وأحجامك كلاسيكية.
القاعدة الأساسية: يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك سهلة القراءة للآخرين.
ينصح باتشر 'عمومًا ، من الأفضل استخدام نوع من 10 أو 12 نقطة وخط سهل القراءة مثل Arial أو Calibri أو Times New Roman'. أما بالنسبة للون ، فإن اللون الأسود هو الخيار الأكثر أمانًا.
14. حافظ على علامات التبويب على نغمتك.
مثلما تضيع النكات في الترجمة ، من السهل إساءة فهم النغمة بدون السياق الذي تحصل عليه من الإشارات الصوتية وتعبيرات الوجه. وفقًا لذلك ، من السهل أن تؤتي ثمارها بشكل مفاجئ أكثر مما كنت تقصده: لقد قصدت 'مباشرة' ، يقرأون 'غاضبون وفاضح'.
لتجنب سوء الفهم ، يوصي Pachter بقراءة رسالتك بصوت عالٍ قبل الضغط على إرسال. تقول: 'إذا بدا الأمر قاسياً بالنسبة لك ، فسوف يبدو قاسياً على القارئ'.
للحصول على أفضل النتائج ، تجنب استخدام الكلمات السلبية بشكل لا لبس فيه ('فشل' ، 'خطأ' ، 'مهمل') ، وقل دائمًا 'من فضلك' و 'شكرًا لك'.
15. ليس هناك ما هو سري - لذا اكتب وفقًا لذلك.
تذكر دائمًا ما نسيه الجنرال ديفيد بترايوس ، رئيس وكالة المخابرات المركزية السابق ، على ما يبدو ، كما يحذر باتشر: كل الرسالة الإلكترونية تترك أثرا.
كم عمر جوي تايلور
تقول: 'المبدأ التوجيهي الأساسي هو افتراض أن الآخرين سيرون ما تكتبه ، لذا لا تكتب أي شيء لا تريد أن يراه الجميع'. تفسير أكثر ليبرالية: لا تكتب أي شيء قد يكون مدمرًا لك أو مؤذًا للآخرين. بعد كل شيء ، من السهل إعادة توجيه البريد الإلكتروني بشكل خطير ، ومن الأفضل أن تكون آمنًا بدلاً من آسف.
هذا قصة ظهر لأول مرة في مهتم بالتجارة .
