كتيبات الموظف وكتيبات السياسات والإجراءات وكتيبات الموظفين - أيًا كان ما تريد تسميته - غالبًا ما تعتبر شرًا ضروريًا من قبل كل من الموظفين وأصحاب العمل. إنهم عادةً ما يولدون الذعر من الموظفين ، خاصةً إذا لم يكونوا واضحين ومكتوبين جيدًا ومحددين للعمل ، وإذا كانوا يركزون في الغالب على السلبية - وبعبارة أخرى قائمة ، فقط ما لا يجب فعله وفي الوقت نفسه ، ينظر أصحاب العمل عادةً إلى هذه الأدلة من حيث كيفية تغطية ... أصولهم ... في حالة وجود أي دعاوى قضائية محتملة.
ومع ذلك ، هناك طريقة أفضل.
يقول الخبراء إن الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم يمكنها صياغة أدلة للموظفين تحميهم من التقاضي وتريح الموظفين من خلال توضيح سياسات الشركة بعبارات إيجابية. من أجل الحصول على دليل سياسة فعال ، يجب على صاحب العمل أن يأخذ الوقت الكافي لتحديد ما هو مهم للعمل ، سواء في إبقاء الموظفين على اطلاع وسعداء ، وكذلك تحقيق أهداف العمل للشركة. تقول نانسي كوبر ، رئيسة مجموعة العمل والتوظيف في غارفي شوبرت بارر ، وهي شركة محاماة مقرها في بورتلاند ، أوريغون.
يضيف بول روسون ، العضو المنتدب في العالم في العمل ، وهي جمعية موارد بشرية عالمية تركز على التعويضات والمزايا والحياة العملية والمكافآت الإجمالية المتكاملة. وهذا يشمل كيفية التوصل إلى قرارات الدفع ، وكيف يتم تصنيفها على أساس أدائها ، وكيف تتعامل الشركة مع أشياء مثل الإجازة المرضية والمزايا الأخرى ، وكيف تنظر الشركة إلى برامج العمل والحياة وكيف سيتم التعامل معها في نزاع. ويضيف أن وجود كل هذه المشكلات الموضحة في كتيب يمكن أن يحرر الموظف للقيام بعمله الأفضل ، دون القلق من أن يعامله صاحب العمل بشكل غير عادل.
لكن الشيطان يكمن في التفاصيل كما يقولون. يتوقف نجاح كتيب الموظف على ما تقوم بتضمينه وكيفية صياغة السياسات. القاعدة الأولى لكتابة الدليل الفائز هي أنه يجب كتابته بطريقة واضحة ومفهومة وتعكس ثقافة العمل. يجب أن تكون بعض السياسات في الكتيب بموجب القانون. هذا يعني أنه يجب أن تأخذ الوقت الكافي للتعرف على المتطلبات المحلية والمتطلبات الخاصة بالولاية ، بالإضافة إلى المتطلبات الفيدرالية ، كما يقول كوبر. يجب أن تكون السياسات الأخرى في الكتيب لحماية صاحب العمل. وتضيف: 'بغض النظر عن السبب وراء هذه السياسات ، يجب إنفاذ كل شيء بطريقة متسقة'.
ملاحظة المحرر: هل تبحث عن الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية لشركتك؟ إذا كنت ترغب في الحصول على معلومات لمساعدتك في اختيار الاستبيان المناسب لك ، فاستخدم الاستبيان أدناه لتزويد شريكنا ، BuyerZone ، بالمعلومات مجانًا:
سيحدد الدليل التالي ما يجب عليك تضمينه بموجب القانون ، والبنود التي يقول الخبراء القانونيون أن كل دليل موظف يجب أن يتضمنها ، ثم الأحكام الاختيارية الأخرى التي قد ترغب في تضمينها في دليل الموظف لجعله يعمل من أجلك أنت وموظفيك.
ما يجب تضمينه في دليل الموظف: أحكام الكتيب المطلوبة بموجب القانون
قبل الشروع في كتابة دليل الموظف ، يحتاج قادة الأعمال إلى فهم ما يحتاجون إلى تضمينه بموجب القانون. قد يحدد ذلك أيضًا كيف تقرر إعداد دليل الموظف.
تتمثل الخطوة الأولى في التعرف على قوانين العمل الفيدرالية والولائية والمحلية التي يجب عليك الالتزام بها - بل يلزم نشر بعضها في دليل موظفي الشركة. توضح وزارة العمل الأمريكية معلومات لأصحاب العمل حول القوانين الفيدرالية التي تؤثر على قضايا مكان العمل على موقعها على الإنترنت في www.dol.gov . إذا كان عملك يعمل في أكثر من ولاية ، فقد يكون لديك أسباب قانونية لكتابة كتيبات مختلفة للموظفين في كل ولاية. يقول كوبر: 'لكل ولاية قوانين عمل فريدة'. 'العديد من القوانين على مستوى الولاية تنص على أنه يجب أن تكون موجودة في الكتيب'.
كم عمر أشلوند اليشم
قد تؤثر المشكلات الأخرى أيضًا على كيفية التعامل مع دليل الموظف. على سبيل المثال ، إذا كان لديك وحدات عمل مختلفة ، مثل منشأة تصنيع ومنشأة مبيعات وأبحاث ، فقد ترغب في أن يكون الكتيب الأساسي هو نفسه لكل مجموعة من الموظفين ولكن قد ترغب في تضمين سياسات محددة لوحدات عمل محددة ، على سبيل المثال ، إذا كان لدى وحدة عمل واحدة نقابة أو موظفون بأجر بالساعة ، كما يقول كوبر.
بعد تحديد الطريقة التي ستتعامل بها مع كتيب الموظف ، تحتاج إلى تحديد السياسات التي يتعين عليك تضمينها بموجب القانون. تقدم بعض الشركات برامج أو قوالب يمكن أن تكون بداية جيدة لإخطارك خلال العملية. لكن السياسات قد تختلف من دولة إلى أخرى. إذا لم تكن متأكدًا من السياسات التي يقتضيها القانون ، فيجب عليك مراجعة منظمات الموارد البشرية أو محامي التوظيف الخاص بك. يوجد لدى العديد من إدارات العمل الحكومية أيضًا قوائم على مواقع الويب الخاصة بهم لأصحاب العمل حول القوانين التي يجب عليهم الالتزام بها عند ممارسة الأعمال التجارية في الولاية ، ويمكن أن تكون هذه القوائم مفيدة في تحديد ما يجب تضمينه في دليل الموظف.
قد تتضمن السياسات التي تحتاج إلى تضمينها في كتيب الموظف بموجب القانون ما يلي:
- سياسات الإجازة المرضية للعائلة . يتطلب قانون الإجازة الطبية للأسرة التابع للحكومة الفيدرالية أن أصحاب العمل من حجم معين يجب أن يوفروا للموظفين إجازة غير مدفوعة الأجر تصل إلى 12 أسبوعًا خلال أي فترة 12 شهرًا للولادة أو رعاية طفل ، لرعاية أحد أفراد الأسرة المباشرين الذين يعانون من حالة صحية خطيرة ، أو إذا كان الموظف يعاني من حالة صحية خطيرة. العديد من الدول لديها سياساتها الخاصة فيما يتعلق بالإجازة العائلية غير مدفوعة الأجر أيضًا.
- سياسات التوظيف المتكافئ وعدم التمييز . تطلب وزارة العمل الأمريكية من العديد من الشركات نشر معلومات تفيد بأن الشركة تتبع قوانين عدم التمييز وتكافؤ فرص العمل في التوظيف والترقية.
- سياسات تعويض العمال . تتطلب العديد من الدول إبلاغ الموظفين بسياسات تعويض العمال كتابةً.
من بين القوانين الأخرى التي قد تتطلب تضمينها في كتيبات الموظفين ، السياسات المتعلقة باستيعاب الإعاقات ، وسياسات الإجازة العسكرية ، وسياسات الإقامة أثناء الرضاعة الطبيعية ، وسياسات إجازة ضحايا الجرائم.
أحفر أكثر عمقا: كيفية تجميع دليل الموظف
ما يجب تضمينه في دليل الموظف: البنود التي يجب أن يتضمنها كل دليل موظف
هناك عدد قليل من إخلاء المسؤولية العامة التي يجب أن يحتويها كل دليل موظف.
سالي آن روبرتس صافي القيمة
- ليس عقد . من المهم الإشارة إلى أن الكتيب هو مجرد كتيب - ولا يقدم أي وعود بشأن استمرار التوظيف. توصي Cooper بالصياغة التالية: 'هذا الكتيب ليس عقدًا ، صريحًا أو ضمنيًا ، ولا يضمن التوظيف لأي فترة زمنية محددة. على الرغم من أننا نأمل أن تكون علاقة العمل لدينا طويلة الأجل ، يمكنك إما أن تنهي الشركة أو العلاقة في أي وقت ، مع أو بدون إشعار ، مع أو بدون سبب ، إلى الحد الذي يسمح به القانون.
- كتيب يتفوق على وثائق السياسة السابقة . يجب أن يوضح الكتيب أنه الكلمة النهائية لسياسات الشركة. تقترح Cooper استخدام اللغة التالية: 'دليل الموظف هذا يحل محل جميع السياسات والإجراءات السابقة ويحل محلها ، بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ، جميع المذكرات أو السياسات المكتوبة التي قد تكون صدرت بشأن الموضوعات التي يغطيها هذا الكتيب.'
- قد تكون السياسات الواردة في الكتيب عرضة للتغيير . من المهم أن تترك مجالًا للمناورة قليلاً لأن الزمن يتغير ، وتظهر مشكلات جديدة ، وقد تحتاج إلى إجراء مراجعات. هذه هي الطريقة التي يقترحك بها Cooper صياغة هذا الحكم: 'السياسات المدرجة في هذا الكتيب هي إرشادات فقط وتخضع للتغيير حسب ما تراه الشركة مناسبًا وضروريًا. من وقت لآخر ، قد تتلقى إشعارًا بالسياسات أو الإجراءات أو المزايا أو البرامج الجديدة أو المعدلة. '
- صفحة إقرار الموظف . من أجل حماية عملك ، والتحقق من أن موظفيك على علم بأن شركتك تلتزم بهذه القوانين ، من المهم تضمين صفحة إقرار يوقعها الموظف ويعود. يجب أن يذكر الإقرار أن الموظف يفهم أنه من مسؤوليته قراءة السياسات واتباعها. يقول كوبر: 'تريد فصل صفحة الإقرار عن الكتيب'. 'بمجرد التوقيع عليها ، يجب أن تدخل في ملف الموظفين الخاص بالموظف'.
أحفر أكثر عمقا: الأدوات: إقرار باستلام كتيب الموظف
ما يجب تضمينه في دليل الموظف
قبل أن تكتب كتيب الموظف الخاص بك ، يجب أن تأخذ الوقت الكافي لتحديد ما هو مهم بالنسبة لك كعمل تجاري. هل تهتم بكيفية ظهور موظفيك عندما يكونون في العمل؟ هل تريد منهم الامتناع عن الرسائل النصية أثناء العمل؟ هل تهتم إذا كانوا مدونات عن الشركة؟ إذا كانت المشكلة مهمة بالنسبة لك ، ولديك توقعات لسلوك الموظفين ، فيجب عليك معالجتها في سياسة.
يمكن أن تكون المشكلات المهمة أشياء مثل قدرة الموظف على استخدام الهواتف المحمولة في العمل أو أثناء القيادة ؛ التعامل مع الطريقة المناسبة (أو الطريقة غير الملائمة) التي يناقش فيها الموظفون صاحب العمل في غرف الدردشة أو على المدونات بعد ساعات ؛ أو حتى قدرة صاحب العمل على معالجة المشكلات الناتجة عن الطرق التي يستخدم بها الموظفون أجهزة الكمبيوتر والبريد الإلكتروني والبريد الصوتي ، كما يقول كوبر. من أهم الأشياء التي يجب تذكرها هو أن كتيبك يحتاج إلى أن يعكس الطريقة التي تمارس بها عملك. إذا كنت تكتب سياسة ، فكن مستعدًا لفرض السياسة - سواء كانت حدودًا لوضع السياسة أو سياسة تدعم الأهداف. يجب أن يكون الكتيب الخاص بك انعكاسًا حقيقيًا لعملك.
تحتاج أيضًا إلى تحديد النغمة التي تريد أن يتعامل معها كتيبك. تتم كتابة العديد من الكتيبات من منظور 'لا يجوز' السلبي. ومع ذلك ، فإن بعض الكتيبات الأكثر فعالية هي تلك المكتوبة من منظور إيجابي. يقول كوبر: 'بالتأكيد يحتاج الموظفون إلى معرفة نوع السلوك الذي يسبب المشاكل ، مثل الغياب المفرط ، ولكن لا يجب كتابة السياسة مع التركيز على العقوبة'.
فيما يلي إرشادات حول الأقسام التي قد ترغب في تضمينها في دليل الموظف:
1. تاريخ الشركة . في حين أنه ليس مطلوبًا ، فإن قسمًا موجزًا يناقش تاريخ الشركة ومهمتها يمكن أن يساعد في تحديد نغمة دليل الموظف. يقول Rowson أن هذا القسم يمكن أن يتضمن مناقشات حول بيان مهمة الشركة ، وما سبب وجودها ، ومن هم عملاؤها ، وما هو موقعها في السوق ، وما إلى ذلك. 'يمكنك التحدث عن المؤسس للتعرف على تاريخ الشركة أو الثقافة ، 'يقول روسون. 'يمكنك إضافة مناقشة حول فريق القيادة حتى يشعر الناس كما لو أنهم يعرفون من يعملون في النهاية من أجله.' تحذر Cooper من عدم تقديم أي وعود في هذا القسم ، مثل الوعد بدفع أعلى مبلغ للموظفين في مجال عملك ، والذي قد يكون من الصعب تحمله إذا واجهت الشركة أوقاتًا عصيبة اقتصادية.
2. سياسة الإجازة المدفوعة . يوضح هذا القسم سياسة إجازة الشركة ، مثل كيفية كسب وقت الإجازة وكيفية تحديد وقت الإجازة. يجب أن توضح أيضًا أيام العطل التي تلتزم بها الشركة ، بما في ذلك الإجازات التي تغلقها الشركة ، وإذا كانت الشركة مطعمًا أو نشاطًا تجاريًا آخر يظل مفتوحًا في أيام العطلات ، فكيف سيتم تعويض الموظفين عن العمل في الإجازة. قد ترغب أيضًا في معالجة الإجازة المرضية والإجازة المرضية العائلية وأنواع الإجازات الأخرى ، مثل إجازة الزواج العسكرية.
3. سلوك الموظف . تحت هذا العنوان ، يمكنك مناقشة سياسة الحضور وفترات الراحة وفترات الراحة والتوقعات العامة لسلوك الموظف. يمكن أن يشمل ذلك بيان سياسة ضد التمييز ضد الموظف ، وحظر التدخين ، وسياسة تعاطي المخدرات ، وكيف يمكن للموظفين استخدام الإنترنت أو البريد الإلكتروني ، وقواعد اللباس - إذا كان لديك هذا الأخير. قد ترغب في معالجة كيفية تعامل الموظفين مع حل النزاعات. اجعل هذا القسم عامًا جدًا بطبيعته. يقول كوبر: 'لا تدخل في الكثير من التفاصيل'. 'من الطبيعة البشرية أن تريد قائمة غسيل تحتوي على جميع الأشياء المقبولة ، لكن الطبيعة البشرية هي التي ستنسى شيئًا ما أيضًا.'
4. الدفع والترقيات . حدد طرق الدفع الخاصة بك وأعلم الموظفين بما إذا كان سيتم دفع رواتبهم كل أسبوع أو كل أسبوعين أو أي شيء آخر. هذا هو المكان الذي تحدد فيه سياسة العمل الإضافي الخاصة بك ، وتحدد ساعات العمل ، وتناقش هيكل درجات الأجور حتى يعرف الناس مكانهم المناسب في التسلسل الهرمي ، كما يقول روسون. يقول Rowson: 'آخر شيء تريد القيام به عند تعيين شخص ما هو مفاجأته بموعد وصول راتبه'. 'تريد أن تدع الناس يعرفون عدد المرات التي سيتقاضون فيها رواتبهم وكيف سيتقاضون رواتبهم ، وهل تقدم إيداعًا مباشرًا ، وعدد فترات الدفع في السنة.' يمكنك أيضًا التحدث عن أنواع حزم المكافآت التي تقدمها ، بما في ذلك ما إذا كان الموظفون مؤهلين للحصول على مكافآت أو خيارات الأسهم وكيف تعمل عملية تقييم الأداء. يحذر كوبر من أنه إذا أوضحت سياسة الشركة للتقدم ، فعليك أن تتذكر أن الشركة ومديريها جميعًا بحاجة إلى الانخراط في هذه السياسة. تقول: 'هذا هو المكان الذي ترتكب فيه معظم الشركات الأخطاء'. إنهم يعدون بالكثير ولا يتبعون سياساتهم الخاصة.
5. الفوائد . في هذا القسم ، قدم للموظفين لمحة عامة عن المزايا التي تقدمها من حيث الرعاية الصحية ، والأسنان ، والرؤية ، والتأمين على الحياة ، وما إلى ذلك ، ولكن لا تناقش سياسات محددة مع شركات معينة. يشير كوبر إلى أن 'الفوائد الخاصة بك قد تتغير بشكل متكرر - ربما في كثير من الأحيان أكثر مما يتغير الكتيب'. تحدث عن من هو المؤهل ، سواء كان الموظفون بدوام كامل فقط أو إذا تم تقديم حزمة مزايا مقسمة إلى الموظفين بدوام جزئي ، قم بمعالجة ذلك أيضًا. ضع قائمة بمعايير الأهلية ، متى يمكنك التسجيل في المزايا ، وما هي أحداث الحياة الحاسمة التي يمكنك خلالها تغيير المزايا - مثل الزواج أو ولادة طفل.
بعد تجميع جميع المعلومات في دليل الموظف ، تأكد من فحص المستند قبل توزيعه على الموظفين. إذا كان ذلك ممكنًا ، يجب أن يشارك محامٍ في إعداد الكتيب. يقول كوبر: 'إذا كان صاحب العمل يحاول توفير المال ، فإن الحد الأدنى الذي يجب عليهم فعله هو أن يراجعها محامٍ بمجرد تجميعها'. وتضيف أن هذه المراجعة قد تساعد عملك على تجنب الدعاوى القضائية المستقبلية التي تنطوي على سلوك الموظف المحدد - أو غير المحدد - في دليل الموظف.
أحفر أكثر عمقا: هل تحتاج إلى سياسة وسائل التواصل الاجتماعي؟
كم يبلغ ارتفاع برينين تايلور
ما يجب تضمينه في دليل الموظف: الروابط الموصى بها
جمعية إدارة الموارد البشرية
http://www.shrm.org
SHRM هي أكبر جمعية في العالم مكرسة لإدارة الموارد البشرية ، وتمثل أكثر من 250000 عضو في أكثر من 140 دولة.
وزارة العمل الأمريكية
http://www.dol.gov
يمكن أن تساعدك أدلة قوانين العمل الفيدرالية على موقع الويب الخاص بوزارة العمل على التأكد من أنك تغطي الأساسيات في دليل الموظف الخاص بك.
كتيب الأعمال الصغيرة
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
يمكن أن يساعد دليل إدارة السلامة والصحة المهنية التابع لوزارة العمل للشركات الصغيرة أصحاب العمل على توفير مكان عمل آمن وصحي لموظفيهم.
دليل نموذج مجاني
http://www.smallbusinessnotes.com
يقدم موقع Smallbusinessnotes.com كتيبًا مجانيًا للنماذج. كتيب السياسة الكاملة لمعهد ألكسندر هاملتون (100 دولار) عبارة عن قرص مضغوط يحتوي على سياسات قابلة للتحرير مع إرشادات لكل دولة على حدة. والسياسات الآن هي برنامج فاخر (hrtools.com ؛ 199 دولارًا) يستخدم معالج الأسئلة والأجوبة لمساعدتك في تخصيص دليل
العالم في العمل
http://www.worldatwork.org
تركز جمعية الموارد البشرية العالمية هذه على التعويضات والمزايا والحياة العملية والمكافآت الإجمالية المتكاملة لمساعدة المؤسسات على جذب القوى العاملة الموهوبة وتحفيزها والاحتفاظ بها.
ملاحظة المحرر: هل تبحث عن الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية لشركتك؟ إذا كنت ترغب في الحصول على معلومات لمساعدتك في اختيار الاستبيان المناسب لك ، فاستخدم الاستبيان أدناه لتزويد شريكنا ، BuyerZone ، بالمعلومات مجانًا:
الإفصاح التحريري: تكتب شركة عن المنتجات والخدمات في هذا المقال وغيره. هذه المقالات مستقلة من الناحية التحريرية - وهذا يعني أن المحررين والمراسلين يبحثون ويكتبون عن هذه المنتجات دون أي تأثير لأي من أقسام التسويق أو المبيعات. بعبارة أخرى ، لا أحد يخبر مراسلينا أو محررينا بما يكتبونه أو تضمين أي معلومات إيجابية أو سلبية معينة حول هذه المنتجات أو الخدمات في المقالة. يخضع محتوى المقال بالكامل لتقدير المراسل والمحرر. ومع ذلك ، ستلاحظ أننا في بعض الأحيان نقوم بتضمين روابط لهذه المنتجات والخدمات في المقالات. عندما ينقر القراء على هذه الروابط ، ويشترون هذه المنتجات أو الخدمات ، قد يتم تعويض Inc. هذا النموذج الإعلاني القائم على التجارة الإلكترونية - مثل أي إعلان آخر على صفحات مقالاتنا - ليس له أي تأثير على تغطيتنا التحريرية. المراسلين والمحررين لا يضيفون هذه الروابط ، ولن يقوموا بإدارتها. يدعم هذا النموذج الإعلاني ، مثل النماذج الأخرى التي تراها على Inc ، الصحافة المستقلة التي تجدها على هذا الموقع.
