تواصل شفوي

يصف الاتصال الشفوي أي نوع من أنواع التفاعل الذي يستخدم الكلمات المنطوقة ، وهو جزء حيوي لا يتجزأ من عالم الأعمال ، خاصة في عصر يطلق عليه اسم عصر المعلومات. مورفي ، وهربرت دبليو هيلدبراندت ، وجين توماس ، كتبوا في كتابهم: 'إن القدرة على التواصل بشكل فعال من خلال التحدث وكذلك في الكتابة تحظى بتقدير كبير ومطلوب في مجال الأعمال'. الاتصالات التجارية الفعالة . 'إن معرفة محتوى المجالات الوظيفية للأعمال أمر مهم ، ولكن لإضفاء الحيوية على تلك الأفكار - في الاجتماعات أو في العروض التقديمية المنفردة - يتطلب عرضًا تقديميًا شفهيًا فعالاً.' تشمل أنواع الاتصال الشفوي المستخدمة بشكل شائع داخل المنظمة اجتماعات الموظفين والمناقشات الشخصية والعروض التقديمية والخطاب الهاتفي والمحادثة غير الرسمية. قد يتخذ الاتصال الشفوي مع من هم خارج المنظمة شكل اجتماعات وجهًا لوجه أو مكالمات هاتفية أو خطابات أو مؤتمرات عن بُعد أو مؤتمرات فيديو.

تعد مهارات إدارة المحادثة ضرورية لأصحاب الأعمال الصغيرة والمديرين الذين غالبًا ما يتحملون الكثير من العبء في مجالات مثل العروض التقديمية للعملاء / العملاء ، ومقابلات الموظفين ، وعقد الاجتماعات. لكي يكون الاتصال الشفوي فعالًا ، يجب أن يكون واضحًا وذو صلة ولباقًا في العبارات والنبرة وموجزًا وغنيًا بالمعلومات. يمكن أن تكون العروض التقديمية أو المحادثات التي تحمل هذه السمات المميزة أداة لا تقدر بثمن في ضمان صحة الأعمال ونموها. من ناحية أخرى ، يمكن أن تؤدي الاتصالات التجارية غير الواضحة أو غير الدقيقة أو غير المراعية إلى إهدار وقت ثمين ، وتنفير الموظفين أو العملاء ، وتدمير النوايا الحسنة تجاه الإدارة أو العمل بشكل عام.

العروض الشفهية

يتم التعرف على العرض العام بشكل عام على أنه أهم أنواع الاتصالات التجارية الشفوية المختلفة. كما هو الحال مع جميع أنواع الاتصالات ، فإن الخطوة الأولى في إعداد خطاب أو ملاحظات عامة هي تحديد الغرض / الهدف الأساسي من الاتصال. كما لاحظ هيلدبراندت ، ومورفي ، وتوماس ، فإن العروض التقديمية للأعمال تميل إلى أن يكون لها واحد من ثلاثة أغراض عامة: للإقناع أو الإعلام أو التوجيه أو للترفيه. من وراء الغرض ستأتي الأفكار الرئيسية التي سيتم تضمينها في العرض التقديمي. يجب البحث في هذه الأفكار بدقة وتكييفها مع احتياجات الجمهور.

يجب بعد ذلك تنظيم الأفكار لتشمل مقدمة ونصًا رئيسيًا أو نصًا وملخصًا أو خاتمة. أو ، كما يقول المثل القديم عن إلقاء الخطب ، 'أخبرهم بما ستقوله لهم ، وأخبرهم ، وأخبرهم بما قلته لهم'. يجب أن تجذب المقدمة اهتمام المستمع وتؤسس موضوع بقية العرض. يجب أن يركز الجسم الرئيسي على نقاط التركيز. يجب أن تعيد الخاتمة ذكر النقاط الرئيسية وتلخص الرسالة الشاملة التي يتم نقلها.

زوجة جون جرودن سيندي بروكس

يمكن أن تكون المساعدات البصرية مكونًا مفيدًا لبعض العروض التقديمية. سواء تم عرضها من جهاز كمبيوتر ، أو عرضها على السبورات ، أو لوحات المسح الجاف ، أو المخططات الورقية ، يجب أن تكون المساعدات المرئية مفيدة ومبدعة ومثيرة للاهتمام من أجل مساعدة المتحدث على توصيل الرسالة. إن مفتاح الاستخدام الناجح للمساعدات البصرية هو أنها يجب أن تدعم موضوع العرض التقديمي ، وأن تساعد في نقله ولكن تفعل ذلك دون الانتقاص من كونها قذرة ، أو معقدة ، أو حتى مسلية للغاية.

بمجرد تنظيم العرض التقديمي واختيار المساعدات المرئية ، يجب على المتحدث أن يتدرب على العرض بصوت عالٍ ومراجعته حسب الحاجة لتلائم قيود الوقت ، ولضمان تغطية شاملة للنقاط الرئيسية. قد يساعدك التمرن أمام المرآة أو أمام صديق لكسب الثقة. سيتضمن العرض الشفوي الجيد عبارات انتقالية لمساعدة المستمعين على التنقل خلال المادة ، ولن يكون طويلًا أو تقنيًا بشكل مفرط. من المهم أيضًا أن يتوقع المتحدث الأسئلة التي قد يطرحها الجمهور وإما تضمين تلك المعلومات في العرض التقديمي أو الاستعداد لمناقشتها في جلسة أسئلة وأجوبة في نهاية العرض التقديمي. يعد العرض الاحترافي والكرم مفتاحًا آخر للتواصل الفعال ، سواء كان الإعداد مؤتمرًا أو مأدبة أو مأدبة غداء أو معتكف إداري. صرح Steve Kaye في حلول IIE . استخدم الحدث كفرصة للترويج لحسن النية. تجنب الشكاوى أو الانتقاد أو الجدل. سيؤدي ذلك إلى تنفير الجمهور وتقويض مصداقيتك بسرعة. بدلاً من ذلك ، تحدث عما يريد الجمهور سماعه. امدح مضيفك ، وكرّم المناسبة ، وأثني على الحضور. يشع النجاح والتفاؤل.

يمكن تقديم العروض الشفوية بشكل ارتجالي (من مخطط أو ملاحظات) ؛ من خلال القراءة من مخطوطة. أو من الذاكرة. غالبًا ما يتم وصف النهج الارتجالي باعتباره طريقة تسمح للمتحدث بإجراء اتصال بالعين وتطوير علاقة مع الجمهور مع نقل المعلومات ذات الصلة في نفس الوقت. غالبًا ما تُستخدم القراءة من مخطوطة للاتصالات الطويلة و / أو المفصلة التي تغطي الكثير من الأرضية. في هذه الأثناء ، يتم استخدام الحفظ عادةً فقط للمناقشات القصيرة و / أو غير الرسمية.

يتطلب تقديم العروض التقديمية الشفوية الفعالة أن يأخذ المتحدث بعين الاعتبار نبرة صوته ومعدله وحجمه. من المهم دمج التغييرات في طبقة الصوت لزيادة التركيز وتجنب الرتابة. من المفيد أيضًا تغيير معدل التحدث ودمج فترات التوقف المؤقت للسماح للمستمع بالتفكير في عناصر محددة من الرسالة الإجمالية. يعد العثور على الحجم المناسب أمرًا حاسمًا لنجاح العرض التقديمي أيضًا. أخيرًا ، يجب على المتحدثين أن يحرصوا على عدم إضافة كلمات أو أصوات دخيلة - مثل 'أم' ، أو 'كما تعلم' ، أو 'حسنًا' - بين الكلمات أو الجمل في العرض التقديمي.

العناصر غير اللفظية مثل الموقف والإيماءات وتعبيرات الوجه هي أيضًا عوامل مهمة في تطوير مهارات الاتصال الشفوي الجيدة. أكد هيلدبرانت ومورفي وتوماس: `` يعكس مظهرك الخارجي حالتك المزاجية الداخلية. وهكذا فإن الموقف الجيد يوحي بالتوازن والثقة ؛ لا تقف في انتباها صارم ولا مع عرضية قذرة ملفوفة فوق المنصة ، ولكن منتصبة مع وزنك موزعة بالتساوي على كل قدم. قد تكون بعض الحركة مفيدة لجذب انتباه المستمعين أو لزيادة التركيز ، ولكن يجب تجنب التحول المستمر أو السرعة. وبالمثل ، يمكن استخدام إيماءات اليد والذراع للإشارة أو الوصف أو التأكيد ، ولكن يجب أن تكون متنوعة ومُحكمة توقيتها وتكييفها مع الجمهور. أخيرًا ، يجب على المتحدثين الجيدين إجراء اتصال متكرر بالعين مع الجمهور ، والسماح لتعابير وجههم بإظهار اهتمامهم بالأفكار التي يقدمونها ، وارتداء الملابس بطريقة مناسبة للمناسبة.

يعكس أصحاب الأعمال الصغيرة عموم السكان في أن حماسهم للخطابة يختلف اختلافًا كبيرًا من فرد إلى آخر. يستمتع بعض رواد الأعمال بالأضواء ويزدهرون في الأماكن التي تتطلب عروض تقديمية عامة (رسمية أو غير رسمية). البعض الآخر أقل مهارة في التحدث أمام الجمهور ويتجنبون الوقوع في مثل هذه المواقف. لكن مستشاري الأعمال يحثون رواد الأعمال على التعامل مع العروض التقديمية العامة ومهارات الاتصال الشفوي كأداة لا تقدر بثمن في نمو الأعمال. نصح كاي 'يمكنك التفكير في تعيين مدرب عرض تقديمي أو حضور ورشة عمل حول العروض التقديمية للأعمال'. يمكن أن توضح لك هذه الخدمات كيفية زيادة تأثيرك أثناء التحدث. في الواقع ، يعتبر تعلم مثل هذه المهارات بمثابة استثمار طويل الأجل في مستقبلك كقائد فعال.