حظر جيف بيزوس مؤخرًا برنامج PowerPoint من الاجتماعات في أمازون ، وأصر على أن تبدأ الاجتماعات بدلاً من ذلك مع الحاضرين الذين يقرؤون بصمت مستندًا ورقية يحتوي على المعلومات اللازمة لمناقشة المشكلة.
هذا ليس مفاجئًا ، بالنظر إلى أن هناك بحثًا علميًا مهمًا أن استخدام PowerPoint يقلل من الذكاء التنظيمي. ومع ذلك ، فإن استبدال PowerPoint بـ 'المستندات الموجزة' (كما فعل بيزوس) ليس مجرد علم جيد ؛ إنها أيضًا خطوة مالية ذكية بشكل لا يصدق ، للأسباب الثلاثة التالية:
- أنه يوفر الوقت. يتواصل PowerPoint بالسرعة التي يتحدث بها مقدم العرض ؛ وثيقة موجزة تتواصل بالسرعة التي يقرأها الجمهور. العرض التقديمي الذي قد يستغرق ساعة (بدون مقاطعة أو مناقشة) مكثف إلى خمس دقائق فقط.
- أنه يوفر الوقت. نظرًا لأن الوثيقة الموجزة توفر المعلومات المهمة في بداية الاجتماع ، يكون الجميع حرفياً 'في نفس الصفحة' وتكون المناقشة أقصر وأكثر في صلب الموضوع. علاوة على ذلك ، نظرًا لأن العرض التقديمي يحتاج إلى مقدم واحد يجب حضر الاجتماع للحصول على المعلومات. باستخدام مستند موجز ، يمكن للأشخاص الذين يحتاجون إلى المعلومات فقط (ولكن ليسوا بحاجة إلى المشاركة) قراءة المستند وتخطي الاجتماع.
- أنه يوفر الوقت. تلغي وثيقة الإحاطة أسوأ ثلاثة ضياع للوقت في PowerPoint: أ) عروض تقديمية 'لا يمكنهم تثبيت هذا الجيلي إلى الحائط' ، ب) 'لم أستعد لذلك أنا - استخدام العروض التقديمية الخاصة بي. والأسوأ من ذلك كله ، ج) 'من أجل-حب-الإله-سوف-الرجاء-الوصول إلى النقطة-اللعينة؟' العروض.
هل ذكرت أنه يوفر الوقت؟ جيد ، لأنه كما أشرت سابقًا ، يقضي المدير التنفيذي العادي حوالي 50 في المائة من وقته في الاجتماعات (ثلثها عديم الفائدة تمامًا). هذا استنزاف كبير للإنتاجية ، يتجاوز قدرة PowerPoint الشائنة على تقليل الذكاء التنظيمي.
لذلك دعونا نرتب الأعداد. نظرًا لأن المستندات الموجزة (على الأقل) أكثر كفاءة من حيث الوقت بمقدار الضعف مثل PowerPoint وتميل إلى التخلص من الاجتماعات غير المجدية ، عن طريق استبدال PowerPoint بوثائق موجزة ، زاد بيزوس بشكل فعال من إنتاجية الإدارة على مستوى الشركة من خلال على الاكثر 25 بالمائة.
لقد قمت بالبحث والكتابة عن تكنولوجيا المكاتب وتقنيات الإدارة لأكثر من 20 عامًا. هناك عدد قليل من التقنيات أو التقنيات ، إن وجدت ، يكون لها أي مكان قريب من هذا النوع من التأثير الإيجابي الكبير على الإنتاجية.
لكن هذا ليس كل شيء. حظر PowerPoint لصالح المستندات الموجزة يكلف بيزوس وأمازون 0.00 دولار بالضبط. لجميع الأغراض العملية ، هذا هو عائد الاستثمار لما لا نهاية.
ذكي جدا ، إيه؟
