مخططات التدفق

مخطط التدفق ، أو مخطط التدفق ، هو تمثيل رسومي لعملية أو نظام يفصل تسلسل الخطوات المطلوبة لإنشاء الإخراج. يستخدم مخطط التدفق النموذجي مجموعة من الرموز الأساسية لتمثيل وظائف مختلفة ، ويوضح تسلسل الوظائف وترابطها مع الخطوط والأسهم. يمكن استخدام مخططات التدفق لتوثيق أي نوع من أنظمة الأعمال تقريبًا ، بدءًا من حركة المواد عبر الآلات في عملية التصنيع إلى تدفق معلومات مقدم الطلب من خلال عملية التوظيف في قسم الموارد البشرية.

يهتم كل مخطط تدفق بعملية أو نظام معين. يبدأ بإدخال البيانات أو المواد في النظام ويتتبع جميع الإجراءات اللازمة لتحويل المدخلات إلى شكل الإخراج النهائي. تُظهر رموز المخطط الانسيابي المتخصصة العمليات التي تتم ، والإجراءات التي يتم تنفيذها في كل خطوة ، والعلاقة بين الخطوات المختلفة. قد تتضمن مخططات التدفق مستويات مختلفة من التفاصيل حسب الحاجة ، من نظرة عامة عالية المستوى لنظام بأكمله إلى رسم تخطيطي مفصل لعملية مكون واحد داخل نظام أكبر. في أي حال ، يوضح مخطط التدفق الهيكل العام للعملية أو النظام ، ويتتبع تدفق المعلومات والعمل من خلاله ، ويسلط الضوء على نقاط المعالجة والقرار الرئيسية.

تعد مخططات التدفق أداة مهمة لتحسين العمليات. من خلال توفير تمثيل رسومي ، فإنهم يساعدون فرق المشروع على تحديد العناصر المختلفة للعملية وفهم العلاقات المتبادلة بين الخطوات المختلفة. يمكن أيضًا استخدام مخططات التدفق لجمع المعلومات والبيانات حول عملية ما كمساعدة في اتخاذ القرار أو تقييم الأداء. على سبيل المثال ، قد يكون مالك وكالة إعلانات صغيرة يأمل في تقليل الوقت الذي يستغرقه إنشاء إعلان مطبوع قادرًا على استخدام مخطط انسيابي للعملية لتحديد الخطوات غير الضرورية وإزالتها. على الرغم من أن المخططات الانسيابية هي أدوات تصميم قديمة نسبيًا ، إلا أنها لا تزال شائعة بين مبرمجي الكمبيوتر الذين يعملون على تحليل وتصميم الأنظمة. في السنوات الأخيرة ، تم تطوير العديد من البرامج لمساعدة رجال الأعمال في إنشاء مخططات التدفق.

بناء مخططات التدفق

تستخدم مخططات التدفق عادةً رموزًا متخصصة. تتضمن بعض الرموز الرئيسية المستخدمة في إنشاء المخططات الانسيابية ما يلي:

مستطيل دائري الحواف لتمثيل أنشطة البداية والنهاية ، والتي يشار إليها أحيانًا بالأنشطة النهائية.
مستطيل لتمثيل نشاط أو خطوة. تتم الإشارة إلى كل خطوة أو نشاط ضمن العملية بواسطة مستطيل واحد ، يُعرف بالنشاط أو رمز العملية.
الماس للدلالة على نقطة القرار. السؤال الذي يجب الإجابة عليه أو القرار الذي يتعين اتخاذه مكتوب داخل الماس ، والذي يُعرف برمز القرار. تحدد الإجابة المسار الذي سيتم اتخاذه كخطوة تالية.
توضح خطوط التدفق التقدم أو الانتقال من خطوة إلى أخرى.

يتضمن إنشاء مخطط التدفق الخطوات الرئيسية التالية: 1) تحديد العملية وتحديد نطاق مخطط التدفق ؛ 2) تحديد أعضاء فريق المشروع الذين سيشاركون في بناء مخطط تدفق العملية ؛ 3) تحديد الخطوات المختلفة المتضمنة في العملية والعلاقات المتبادلة بين الخطوات المختلفة (يجب أن يساعد جميع أعضاء الفريق في تطوير الخطوات المختلفة للعملية والاتفاق عليها) ؛ 4) الانتهاء من المخطط ، وإشراك الأفراد المعنيين الآخرين حسب الحاجة وإجراء أي تعديلات ضرورية ؛ و 5) استخدم مخطط التدفق وقم بتحديثه باستمرار حسب الحاجة.