نتمنى جميعًا أن نكون أكثر إنتاجية. ولكن ، كيف يكون ذلك ممكنًا عندما تتراكم المهام ، في آخر موسم من البرتقال هو الأسود الجديد ظهرت للتو على Netflix ، ولديك سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني والنصوص وإشعارات الوسائط الاجتماعية التي تشتت انتباهك؟
على مدار الشهر الماضي ، كان لدي الكثير من العمل. لقد كنت أسقط الكرة يمينًا ويسارًا. هذا غير مقبول إذا كنت صاحب عمل. لدي أشخاص يعتمدون علي ولا يجب أن أسمح بحدوث ذلك. لقد جعلني أقوم بتقييم الأشياء التي تقتل إنتاجيتي.
كانت الخطوة الأولى التي كان عليّ القيام بها هي تحديد مضيعات الوقت وقضمها في مهدها حتى أتمكن من الاستمرار في الإنتاج. إليكم ثماني مرات مضيعة للوقت لاحظت أنها تقضي على إنتاجيتي ومعظم الأشخاص الذين أعمل معهم.
1. التحقق باستمرار من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
لا ينبغي أن يكون مفاجئًا أن تكون رسالة البريد الإلكتروني ، إذا كانت أكبر ، مضيعة للوقت. بعد كل شيء ، يتم إرسال أكثر من 200 مليار بريد إلكتروني كل يوم ، وقد تبين أن الموظف العادي يتحقق من بريده الإلكتروني 36 مرة في الساعة. ونحن جميعًا مذنبون في ذلك. لا يمكنني إخبارك بعدد المرات التي كنت أكتب فيها مقالًا فقط لأشتت انتباهي من خلال إشعار بالبريد الإلكتروني ، سواء على جهاز الكمبيوتر المحمول أو الهاتف الذكي.
أتفهم تمامًا أنه لا يمكنك ترك العميل أو رئيسك معلقًا من خلال عدم الرد على رسالة بريد إلكتروني ، ولكن في كثير من الأحيان نتلقى رسائل إخبارية أو قسائم ننتهي بالضغط عليها ، مما يقودنا إلى تصفح أحد مواقع الويب. لكي تظل منتجًا ، عليك تحديد مقدار الوقت الذي تقضيه في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
قامت بعض المنظمات بالفعل بتثبيت عوامل تصفية على برامج البريد الإلكتروني. يعمل هذا على إزالة جميع الرسائل الواردة بحيث يمكن قراءتها لاحقًا. على الرغم من أن حظر البريد الإلكتروني هو إحدى طرق حل هذه المشكلة ، إلا أن تقييد عمليات التحقق من البريد الإلكتروني في أوقات معينة يمكن أن يكون بنفس الفعالية. على سبيل المثال ، يمكنك تخصيص عشرين دقيقة ، ثلاث مرات يوميًا للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها.
إذا كنت قلقًا بشأن تلك الإشعارات التي تزيد فضولك كثيرًا ، فيمكنك إيقاف تشغيل الإشعارات على كل من الكمبيوتر المحمول والهاتف الذكي.
2. عدم أتمتة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك.
في حين أن وسائل التواصل الاجتماعي هي واحدة من أفضل الأدوات لنشر الوعي بالعلامة التجارية ، والشبكة ، والبقاء على اطلاع بآخر أخبار الصناعة ، ومواكبة الأصدقاء أو العائلة ، إلا أنها مضيعة للوقت. في الواقع ، نقضي ما معدله 118 دقيقة يوميًا على وسائل التواصل الاجتماعي. ما لم تكن مديرًا لوسائل التواصل الاجتماعي ، فلا داعي لقضاء هذا الوقت الطويل على وسائل التواصل الاجتماعي.
بروك فالنتين صافي القيمة 2017
كما هو الحال مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، حدد أوقاتًا معينة على مدار اليوم لإلقاء نظرة على قنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بك وتحديثها ، مثل أثناء تنقلاتك من وإلى العمل. يمكنك أيضًا استخدام أدوات حظر مثل Cold Turkey وإيقاف تشغيل الإشعارات. أود أيضًا أن أقترح عليك استخدام أدوات إدارة الوسائط الاجتماعية مثل Hootsuite بحيث يمكنك جدولة جميع تحديثات الوسائط الاجتماعية مسبقًا من لوحة تحكم واحدة.
3. قوائم مهام ضخمة.
سواء أكنت تكتب قوائم المهام الخاصة بك في دفتر ملاحظات أو تستخدم أداة مثل Evernote ، يمكن أن تكون قوائم المهام منقذًا حقيقيًا للحياة لأنها تقلل من إجهاد محاولة تذكر أشياء مثل اجتماع أو ما تريده. بحاجة إلى الاستلام من متجر البقالة. يمكن أن تساعدك قوائم المهام أيضًا على البقاء على المسار الصحيح من خلال إبراز أهم المهام التي تحتاج إلى إنجازها.
لكي تكون قوائم المهام فعالة ، ولمنعك من الإرهاق ، تحتاج إلى الاحتفاظ بقوائمك قصيرة ، وعادةً ما تكون حول ثلاثة من العناصر الأكثر أهمية في اليوم. يجب عليك أيضًا تدوين قوائمك في الليلة السابقة حتى تستيقظ في الصباح وتبدأ في معالجة قائمتك.
4. تعدد المهام.
تعدد المهام لا يعمل. يقول جاي وينش ، دكتوراه ، مؤلف كتاب: 'عندما يتعلق الأمر بالاهتمام والإنتاجية ، فإن أدمغتنا لديها كمية محدودة' الإسعافات الأولية العاطفية: استراتيجيات عملية لعلاج الفشل والرفض والشعور بالذنب والإصابات النفسية اليومية الأخرى .
إنه يشبه الرسم البياني الدائري ، وكل ما نعمل عليه سيشغل غالبية تلك الكعكة. لم يتبق الكثير لأشياء أخرى ، باستثناء السلوكيات التلقائية مثل المشي أو مضغ العلكة.
كم يبلغ ارتفاع نيكي بلونسكي
يؤدي تعدد المهام إلى إهدار الإنتاجية لأنه عندما تقوم بالتبديل بين المهام ، فإن 'انتباهك ينصب على عملية تبديل التروس'.
تفعل شيئا واحدا في وقت واحد. بمجرد الانتهاء من مهمة واحدة ، يمكنك الانتقال إلى المهمة التالية.
5. أن تكون منشد الكمال.
عندما يكون لديك معايير عالية بشكل غير واقعي ، فسوف تكرس وقتًا أطول مما ينبغي في المهمة. حتى بعد اكتماله ، ما زلت تجري المراجعات لجعله 'مثاليًا'. في حالات أخرى ، كونك منشد للكمال يمكن أن يرميك لأن الأمور لم تسر في طريقك. هذا يعني أنك قد تتخلى عن مشروع كنت قد بدأت العمل عليه بالفعل.
هنا الحاجة. الكمال هدف مستحيل لا يقتل إنتاجيتك فحسب ، بل يضر بصحتك أيضًا.
التغلب على هذه العقلية ليس بالمهمة السهلة. لكن يمكنك البدء بالتركيز على الحصول على عملك. على سبيل المثال ، قم بإنجاز المهام الأساسية لمشروع ما أولاً. يمكنك دائمًا الرجوع وجعله 'مثاليًا' لاحقًا.
قد تلاحظ في الواقع أنه ليس سيئًا كما كنت تعتقد. تحتاج أيضًا إلى قبول الفشل. يحدث لنا جميعا. بدلًا من ترك ذلك يستهلك منك ، تعلم من أخطائك حتى لا تكررها.
6. الاجتماعات غير الضرورية.
هل تعلم أن هناك 25 مليون اجتماع يومي في الولايات المتحدة وحدها؟ المشكلة في ذلك هي أن المديرين التنفيذيين قد اعترفوا بأن هذه الاجتماعات فاشلة ، مما يعني أن المنظمات تضيع الوقت والمال في اجتماعات غير ضرورية.
إذا كنت تريد أن تكون الاجتماعات مثمرة ، فاجعلها أقل من 30 دقيقة ، وحدد توقعات واضحة ، وأرسل المواد مقدمًا ، وابدأ وانتهت في الوقت المحدد ، وحافظ على تركيزك. أوصي أيضًا بأن تسأل عما إذا كان الاجتماع ضروريًا حقًا أم لا. في معظم الحالات ، يكفي إرسال بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية سريعة.
7. قول 'نعم'.
من المفهوم أنك لا تريد أن تخيب آمال الآخرين ، لكن ليس من المجدي بالنسبة لك أن تجعل الجميع سعداء. أنت تلحق الضرر بنفسك بشكل كبير بقولك 'نعم' للجميع لأنك ينتهي بك الأمر إلى تشتيت نفسك أكثر من اللازم.
كن صادقًا مع الآخرين وأخبرهم أنه ليس لديك الوقت لقيادة اجتماع أو كتابة منشور في مدونة أو أي شيء آخر يطلبونه. يمكنك بعد ذلك عرض العودة إلى طلبهم عندما يكون لديك التوافر.
8. تأجيل المهام الصعبة.
لدينا جميعًا تلك المهام التي لا نريد القيام بها أو نجدها صعبة للغاية. نحن في النهاية نؤجل هذه المهام إلى وقت آخر ونعمل على تلك المهام الأسهل بدلاً من ذلك. هذا لا يغير حقيقة أن هذه المهمة تختفي. بدلًا من ترك ذلك يعلق على رأسك ، عليك فقط أن تقضم الرصاصة وتنجزها.
يضمن تجنب هذا النوع من التسويف أن تظل منتجًا يومًا بعد يوم.
