ينفق الموظفون الأمريكيون ، في المتوسط ، حوالي ربع من خلال تمشيط أسبوع العمل مئات من رسائل البريد الإلكتروني .
على الرغم من أننا ملتصقون بأزرار الرد لدينا ، تقول باربرا باتشر ، المدربة المهنية ، إن الكثير من المحترفين لا يزالون لا يعرفون كيفية استخدام البريد الإلكتروني بشكل مناسب.
بسبب الحجم الهائل للرسائل التي نقرأها ونكتبها ، فقد نكون أكثر عرضة لارتكاب أخطاء محرجة ، ويمكن أن يكون لهذه الأخطاء عواقب وخيمة.
تحدد باختر أساسيات آداب البريد الإلكتروني الحديثة في كتابها ' أساسيات آداب العمل '. تحدثنا إليها ، وسحبنا القواعد الأساسية التي تحتاج إلى معرفتها.
ساهم فيفيان جيانغ وراشيل شوجر في الإصدارات السابقة من هذا المقال.
1. قم بتضمين سطر موضوع واضح ومباشر
تتضمن أمثلة سطر الموضوع الجيد 'تم تغيير تاريخ الاجتماع' أو 'سؤال سريع حول العرض التقديمي' أو 'اقتراحات للمقترح'.
يقول باتشر: 'غالبًا ما يقرر الأشخاص ما إذا كانوا سيفتحون بريدًا إلكترونيًا بناءً على سطر الموضوع'. 'اختر واحدة تتيح للقراء معرفة أنك تعالج مخاوفهم أو قضايا العمل.'
2. استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافيًا
إذا كنت تعمل في شركة ، يجب عليك استخدام عنوان البريد الإلكتروني لشركتك. ولكن إذا كنت تستخدم حساب بريد إلكتروني شخصي - سواء كنت تعمل لحسابك الخاص أو تحب استخدامه من حين لآخر للمراسلات المتعلقة بالعمل - فيجب أن تكون حذرًا عند اختيار هذا العنوان ، كما يقول باتشر.
يجب أن يكون لديك دائمًا عنوان بريد إلكتروني ينقل اسمك حتى يعرف المستلم بالضبط من يرسل البريد الإلكتروني. لا تستخدم أبدًا عناوين البريد الإلكتروني (ربما بقايا أيام المدرسة الابتدائية) غير المناسبة للاستخدام في مكان العمل ، مثل 'babygirl @ ...' أو 'beerlover @ ...' - بغض النظر عن مدى حبك المشروب البارد.
3. فكر مرتين قبل الضغط على 'رد على الكل'
لا أحد يريد قراءة رسائل البريد الإلكتروني من 20 شخصًا لا علاقة لهم بهم. قد يكون تجاهل رسائل البريد الإلكتروني أمرًا صعبًا ، حيث يتلقى العديد من الأشخاص إشعارات بالرسائل الجديدة على هواتفهم الذكية أو يشتت انتباههم الرسائل المنبثقة على شاشات أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. يقول باتشر: الامتناع عن النقر على 'الرد على الكل' إلا إذا كنت تعتقد حقًا أن كل فرد في القائمة بحاجة إلى تلقي البريد الإلكتروني.
4. تضمين كتلة التوقيع
تزود يقترح باتشر على القارئ الخاص بك مع بعض المعلومات عنك. بشكل عام ، يشير هذا إلى اسمك الكامل ، والمسمى الوظيفي ، واسم الشركة ، ومعلومات الاتصال الخاصة بك ، بما في ذلك رقم الهاتف. يمكنك أيضًا إضافة القليل من الدعاية لنفسك ، ولكن لا تسرف في استخدام أي أقوال أو عمل فني.
استخدم نفس الخط وحجم الكتابة واللون مثل بقية البريد الإلكتروني ، كما تقول.
5. استخدم التحية المهنية
لا تستخدم التعبيرات العامية الهادئة مثل 'مرحبًا يا رفاق' أو 'مرحبًا يا رفاق'.
تقول: 'لا ينبغي أن تؤثر الطبيعة المريحة لكتاباتنا على التحية في رسالة بريد إلكتروني'. ' مهلا هي تحية غير رسمية للغاية ولا ينبغي استخدامها بشكل عام في مكان العمل. و أنا ليس على ما يرام أيضًا. يستخدم أهلا أو مرحبا في حين أن.'
كما تنصح بعدم تقصير اسم أي شخص. قل 'مرحبًا مايكل ،' ما لم تكن متأكدًا من أنه يفضل أن يُدعى 'مايك'.
6. استخدم علامات التعجب باعتدال
يقول باتشر ، إذا اخترت استخدام علامة تعجب ، فاستخدم واحدة فقط للتعبير عن الإثارة.
أحيانًا ينجرف الناس بعيدًا ويضعون عددًا من علامات التعجب في نهاية جملهم. يمكن أن تظهر النتيجة عاطفية للغاية أو غير ناضجة. 'يجب استخدام علامات التعجب باعتدال في الكتابة'.
7. كن حذرا مع الدعابة
يمكن أن تضيع الفكاهة بسهولة في الترجمة بدون النبرة الصحيحة أو تعبيرات الوجه. في التبادل المهني ، من الأفضل ترك الدعابة خارج رسائل البريد الإلكتروني ما لم تكن تعرف المستلم جيدًا. أيضًا ، الشيء الذي تعتقد أنه مضحك قد لا يكون مضحكا لشخص آخر.
يقول باتشر: 'الشيء الذي يُنظر إليه على أنه مضحك عند التحدث به قد يظهر بشكل مختلف تمامًا عند كتابته. عندما تكون في شك، وترك ذلك.'
8. اعلم أن الناس من ثقافات مختلفة يتحدثون ويكتبون بشكل مختلف
يمكن أن يحدث سوء التواصل بسهولة بسبب الاختلافات الثقافية ، خاصة في شكل الكتابة عندما لا نستطيع رؤية لغة جسد بعضنا البعض. اجعل رسالتك تتناسب مع الخلفية الثقافية للمستلم أو إلى أي مدى تعرفه جيدًا.
يقول باتشر إن القاعدة الجيدة التي يجب وضعها في الاعتبار هي أن الثقافات عالية السياق (اليابانية أو العربية أو الصينية) تريد التعرف عليك قبل التعامل معك. لذلك ، قد يكون من الشائع أن يكون شركاء الأعمال من هذه البلدان أكثر شخصية في كتاباتهم. من ناحية أخرى ، يفضل الأشخاص من ثقافات منخفضة السياق (الألمانية أو الأمريكية أو الاسكندنافية) الوصول إلى هذه النقطة بسرعة كبيرة.
9. الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك - حتى لو لم يكن البريد الإلكتروني مخصصًا لك
يقول باتشر إنه من الصعب الرد على كل رسالة بريد إلكتروني تم إرسالها إليك ، ولكن يجب أن تحاول ذلك. يتضمن هذا الوقت الذي تم فيه إرسال البريد الإلكتروني عن طريق الخطأ إليك ، خاصةً إذا كان المرسل يتوقع ردًا. الرد ليس ضروريًا ولكنه بمثابة آداب بريد إلكتروني جيدة ، خاصة إذا كان هذا الشخص يعمل في نفس الشركة أو الصناعة التي تعمل بها.
إليك مثال للرد: 'أعلم أنك مشغول جدًا ، لكن لا أعتقد أنك قصدت إرسال هذا البريد الإلكتروني إلي. وأردت إخبارك حتى تتمكن من إرسالها إلى الشخص المناسب.
10. أضف عنوان البريد الإلكتروني أخيرًا
يقول باتشر: 'لا تريد إرسال بريد إلكتروني عن طريق الخطأ قبل أن تنتهي من كتابة الرسالة وتدقيقها'. 'حتى عندما ترد على رسالة ، من الأفضل حذف عنوان المستلم وإدخاله فقط عندما تكون متأكدًا من أن الرسالة جاهزة للإرسال'.
11. تدقيق كل رسالة
لن تمر أخطائك دون أن يلاحظها أحد من قبل مستلمي بريدك الإلكتروني. يقول باتشر: 'واعتمادًا على المستلم ، قد يتم الحكم عليك على صنعها'.
كم عمر براندي بويد
لا تعتمد على التدقيق الإملائي. اقرأ بريدك الإلكتروني وأعد قراءته عدة مرات ، ويفضل أن يكون ذلك بصوت عالٍ ، قبل إرساله.
يقول باتشر: 'كان أحد المشرفين يعتزم كتابة' آسف على الإزعاج '. لكنه اعتمد على تدقيقه الإملائي وانتهى به الأمر بكتابة 'آسف على سلس البول'.
12. تحقق مرة أخرى من أنك قد حددت المستلم الصحيح
يقول باتشر إنه يجب الانتباه جيدًا عند كتابة اسم من دفتر العناوين الخاص بك على سطر 'إلى' في البريد الإلكتروني. 'من السهل تحديد اسم خاطئ ، الأمر الذي قد يكون محرجًا لك وللشخص الذي يتلقى البريد الإلكتروني عن طريق الخطأ.'
13. حافظ على خطوطك كلاسيكية
لدى Purple Comic Sans وقت ومكان (ربما؟) ولكن للمراسلات التجارية ، احتفظ بخطوطك وألوانك وأحجامك كلاسيكية.
القاعدة الأساسية: يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك سهلة القراءة للآخرين.
ينصح باتشر 'عمومًا ، من الأفضل استخدام نوع من 10 أو 12 نقطة وخط سهل القراءة مثل Arial أو Calibri أو Times New Roman'. أما بالنسبة للون ، فإن اللون الأسود هو الخيار الأكثر أمانًا.
14. لا تقصر اسم المستلمين إلا إذا طلبوا منك ذلك
' اسمي باربرا. لا أحب تلقي رسائل البريد الإلكتروني الموجهة كـ 'Hi Barb' ، كما أخبرت Business Insider. وينطبق الشيء نفسه على استخدام الألقاب. لا تدعوني باربي!
ما لم يخبرك الشخص أنه يفضل لقبًا ، لا تأخذ على عاتقك استخدام اسم مستعار. قد تحاول فقط أن تكون ودودًا أو غير رسمي ، لكن هذا غير مناسب ويمكن أن يؤثر على المتلقي.
15. تأكد من كتابة اسم المستلمين بشكل صحيح
تقول: 'إذا أساءت إلى شخص ما أثناء التحية ، فقد لا يقرأ هذا الشخص أكثر من ذلك'.
كن محترمًا وتهجى اسم المستلم بشكل صحيح. يتعرض الكثير من الناس للإهانة إذا أخطأت في كتابة أسمائهم. تحقق من الإملاء الصحيح في كتلة توقيع الشخص. يمكنك أيضًا التحقق من عنوان بريدهم الإلكتروني. غالبًا ما تكون الأسماء الأولى و / أو أسماء العائلة موجودة في عناوينهم.
إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى عميل محتمل ، فقد يفترض أنك لا تولي اهتمامًا كبيرًا للتفاصيل ، أو أنك مشغول جدًا أو مشتت انتباهك للحصول على اسمه بشكل صحيح ، وهذه ليست الرسالة التي تريد إرسالها.
16. حافظ على علامات التبويب على نغمتك
مثلما تضيع النكات في الترجمة ، يسهل فهم النغمة بدون السياق الذي تحصل عليه من الإشارات الصوتية وتعبيرات الوجه. وفقًا لذلك ، من السهل أن تؤتي ثمارها بشكل مفاجئ أكثر مما كنت تقصده. كنت تقصد 'مباشرة'. قرأوا 'غاضب ومقتضب'.
لتجنب سوء الفهم ، يوصيك باتشر بقراءة رسالتك بصوت عالٍ قبل الضغط على إرسال. تقول: 'إذا بدا الأمر قاسياً بالنسبة لك ، فسوف يبدو قاسياً على القارئ'.
للحصول على أفضل النتائج ، تجنب استخدام الكلمات السلبية بشكل لا لبس فيه ('فشل' أو 'خطأ' أو 'مهمل') ، وقل دائمًا 'من فضلك' و 'شكرًا لك'.
17. لا يوجد شيء سري - لذا اكتب وفقًا لذلك
تذكر دائمًا ما نسيه المدير السابق لوكالة المخابرات المركزية ، ديفيد بتريوس ، على ما يبدو ، كما يحذر باتشر: كل الرسالة الإلكترونية تترك أثرا.
تقول: 'المبدأ التوجيهي الأساسي هو افتراض أن الآخرين سيرون ما تكتبه ، لذا لا تكتب أي شيء لا تريد أن يراه الجميع'. تفسير أكثر ليبرالية: لا تكتب أي شيء يكون مدمرًا لك أو مؤذًا للآخرين. بعد كل شيء ، من السهل إعادة توجيه البريد الإلكتروني بشكل خطير ، ومن الأفضل أن تكون آمنًا بدلاً من آسف.
هذا قصة ظهر لأول مرة في مهتم بالتجارة .
