في بعض الأيام ، يبدو أنه بغض النظر عن مدى صعوبة المحاولة ، لا يمكننا المضي قدمًا في جداولنا. هناك دائمًا مهام لا تكتمل ، ومكالمات لا يتم إجراؤها ، ورسائل بريد إلكتروني لا يتم الرد عليها.
هناك حلان لإتقان الوقت يقاومهما العديد من رواد الأعمال:
- وفد
- الاستعانة بمصادر خارجية
هذا ينطبق بشكل خاص على رواد الأعمال المنفردين الذين غالبًا ما يكونون بميزانية محدودة ، والذين قد يعانون من فكرة تحرير السيطرة. في بعض الأحيان يبدو من الأسهل أن تقول ، 'سأفعل ذلك بنفسي' بدلاً من استثمار الوقت في العثور على شخص لمساعدتك.
أعرض جميع أنشطتي اليومية من خلال نافذة مكونة من 4 أجزاء:
- أنا أحب ما يجب أن أفعله وأنا رائع فيه.
- لا يعجبني ما يجب أن أفعله لكني أجيده.
- يعجبني ما يجب أن أفعله ولكني لست جيدًا فيه.
- لا يعجبني ما يجب أن أفعله ، ولا أفعله جيدًا.
أناn بالإضافة إلى ذلك ، أسأل نفسي ، 'هل هذا هو أفضل استخدام لوقتي؟ قد أحب ما يجب أن أفعله ، وقد أفعله بشكل حقيقيحسنًا ، ولكن هل يمكنني الاستعانة بمصادر خارجية لشخص آخر يمكنه القيام بذلك بشكل أفضل أو أسرع أو أرخص؟
هدفي هو التركيز فقط علىالأنشطة التي أحبها وأقوم بها بشكل جيد ، وهي أفضل استفادة من وقتي.
هذا يبدو وكأنه هدف رائع ، لكن التنفيذ هو المهم. إذن كيف تجد الموارد اللازمة للتعامل مع المهام التي نخشىها أو المهام التي يكملها الآخرون بشكل أفضل؟
تفويض ورفع بحكمة
إذا كان لديك موظفين ، فإن المكان الطبيعي للتفويض هو داخل الشركة إذا كان لديك موارد تتفوق في ما تحتاجه. هذا تحذير مهم.
غالبًا ما يحاول أصحاب العمل إضافة مهام إلى لوحة الموظف لأنهم متاحون ، وليس لأنهم أفضل الأشخاص في الوظيفة. يمكن أن يؤدي هذا إلى الكثير من المشاكل ، بما في ذلك سوء التنفيذ ، والإحباط الشديد ، وانخفاض معنويات الموظفين.
يتطلب تفويض مهمة لموظف التفكير والمتابعة. يحدث التفويض الأكثر نجاحًا عندما يتبع أصحاب العمل الخطوات التالية:
1: تحديد المهام والمخرجات بوضوح.
2: حدد الشخص الذي ستفوض إليه المهام. تأكد من أنك لا تطلب من شخص ما تحمل مسؤوليات إضافية لا تتوافق مع قوته أو مواهبه أو استعداده. يجب أن يكون الموظفون قادرين على إدارة أنفسهم قبل تولي مسؤولية إدارة الآخرين.
3: إنشاء خطة إدارة للشخص المكلف بهذه المهام. عندما نفوض المهام ، فإننا لا نتنازل عن المسؤولية أو ملكية تلك المهمة. بدلاً من ذلك ، أضفنا إلى مسؤوليتنا لأننا الآن مسؤولون عن أداء الآخرين. ترتبط جودة أدائنا ارتباطًا مباشرًا بأداء من نديرهم.
4: جدولة اجتماعات الحالة العادية مع الموظف (الموظفين) المسؤول الآن عن هذه المهام للتأكد من أنهم ليسوا فوق رؤوسهم ، وأنهم قادرون على تقديمها.
الاستعانة بمصادر خارجية بذكاء
إذا لم يكن لديك موظفون يمكنك تفويضهم ، فإن الاستعانة بمصادر خارجية هي طريقة رائعة لتوضيح كل شيء لا يجب عليك القيام به. خاصة في بيئة الإنترنت المرتكزة على النظام الأساسي اليوم ، حيث يتحرك كل شيء بسرعة ، يجب على أصحاب الأعمال اللجوء إلى خبراء متخصصين لمواكبة ذلك.
من القواعد الأساسية الجيدة للاستعانة بمصادر خارجية أن أي شيء لا يتعلق بكفاءتك الأساسية يجب أن يتم الاستعانة بمصادر خارجية. ما لم تكن قادرًا تمامًا على تبرير مورد بدوام كامل لوظيفة معينة ، فمن الأفضل الاستعانة بمصادر خارجية للخبراء الذين يركزون على تخصص معين بدوام كامل ، والبقاء على اطلاع بالمهارات والتقنيات اللازمة ، ويحبون القيام بالعمل.
المجالات التي ينطبق عليها هذا هي:
- الإدارة المالية / المحاسبة / مسك الدفاتر
- إدارة وسائل التواصل الاجتماعي ، مع خبرة خاصة بالمنصة
- إدارة تقنية المعلومات
- تطوير الويب وصيانته
- إدارة الموارد البشرية
في الأساس ، فإن أي وظائف يجب أن تكون لديك تمامًا لإدارة عملك ولكنها لا تتعلق بكفاءتك هي مرشحة رائعة للاستعانة بمصادر خارجية. من الأفضل استخدام وقتك في بناء استراتيجيتك ، والالتقاء بالآفاق ، وبناء علاقات مع موظفيك وعملائك ، وتطوير مهاراتك التي تتوافق مع كفاءتك الأساسية ، وترسيخ نفسك كسلطة رائدة في صناعتك.
تختار بعناية
لا يوجد نقص في الشركات ذات السمعة الطيبة لإدارة مهامك الحرجة. تستمر القوة العاملة التابعة للوحدة / الاستعانة بمصادر خارجية في النمو بسرعة. بينما توفر هذه الاتجاهات المزيد من الخيارات ، فإنها توفر أيضًا المزيد من الفرص للعمل المتوسط أو الإشكالي. إذا اخترت الاستعانة بمصادر خارجية ، فكن انتقائيًا. تحقق من المراجع ، وابدأ ببطء بمشروع صغير ، واستمر في المشاركة حتى يثبت شريكك نفسه. تأكد من وجود بند إنهاء يحررك من ارتباط غير ناجح.
لن يؤدي مسح المهام التي تعتبرها 'شرورًا ضرورية' من تقويمك إلى توفير وقتك الثمين فحسب ، بل سيؤدي إلى نتائج أفضل ، ويجعلك شخصًا أكثر سعادة. ألا يستحق هذا الوقت المستغرق في التفويض والاستعانة بمصادر خارجية؟ حظا سعيدا!
اليجا وود نت وورث 2018
