لقد لاحظت مؤخرًا أن اتجاه جيل الألفية في تجنب الهاتف ينتشر بسرعة إلى الناس من جميع الأعمار. لقد بدأت مع الهواتف الذكية. تم استبدال الرسائل النصية بترك رسائل البريد الصوتي والمحادثات الكاملة الآن تتم بإبهامنا. أصبح الاتصال بشخص ما الآن في مرتبة متدنية في قائمة أولويات الاتصال وحتى يتم الاستخفاف به كثيرًا.
بالتأكيد الاتصالات المكتوبة لها مزاياها.
- يمكنك إيصال رسالتك سواء كان الشخص الآخر متاحًا أم لا.
- يمكنك الرد دون قلق بشأن المناطق الزمنية أو أنماط النوم.
- ليس عليك إضاعة الوقت مع ثرثرة ثرثرة غير مرغوب فيها.
لكن الهاتف له فوائد لن تتغلب عليها الرسائل النصية والبريد الإلكتروني. لا تزال أداة مهمة في آداب العمل ويجب النظر إليها على قدم المساواة في بيئة الاتصال اليوم. فيما يلي 10 سيناريوهات تؤدي فيها المكالمة الهاتفية المهمة بشكل أفضل.
1. عندما تحتاج إلى استجابة فورية
تكمن المشكلة في الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني في أنك لا تعرف أبدًا متى سيرد عليك شخص ما. تحب أن تعتقد أن الشخص الآخر يجلس هناك في انتظار رسالتك ، لكن هذا ليس صحيحًا دائمًا. في هذه الأيام عندما يرى شخص ما اسمك على الهاتف الذي يرن ، يعلم أنك تبذل مجهودًا إضافيًا للتحدث معه. بالطبع إذا كانوا مشغولين حقًا ، في اجتماع ، أو نائمين ، أو مختبئين عنك ، فسيقوم معرف المتصل بإعلامهم وستذهب إلى البريد الصوتي ، والذي نادرًا ما يتحقق منه على أي حال. على الأقل الآن يمكنك التعبير عن نفسك بعاطفة صادقة .
متى سيطلق سراح زوج تيا
اثنين. عندما يكون لديك تعقيد مع عدة أشخاص
كانت زوجتي فان تقوم مؤخرًا بتنسيق مشاركة خارجية لي وكان هناك ستة أشخاص مختلفين في مناطق زمنية متعددة يشاركون في الخدمات اللوجستية. بعد خمس محادثات مشفرة عبر البريد الإلكتروني تسببت في مزيد من الارتباك ، كانت تصرخ فعليًا على الكمبيوتر. في النهاية اقترحت إجراء مكالمة جماعية. في 30 دقيقة ، تمت الإجابة على جميع الأسئلة ، وتحالف الجميع ، وانتقل فان من الإحباط إلى الارتياح. هي الآن محامية هاتفية تم تعيينها حديثًا.
3. عندما لا تريد سجلاً مكتوبًا بسبب الحساسية
أنت لا تعرف أبدًا من سيرى بريدًا إلكترونيًا أو رسالة نصية. صحيح ، يمكن تسجيل المكالمات الهاتفية ... ولكن ليس بشكل قانوني في معظم الولايات دون إشعار مسبق أو أمر من القاضي. ما لم تكن مرتاحًا تمامًا لوصول رسالتك إلى أيدي أي شخص ، فمن الأفضل استخدام الهاتف للمحادثات التي تتطلب حرية التصرف.
أربعة. عندما تكون النغمة العاطفية غامضة ، لكن لا ينبغي أن تكون
أحيانًا لا يكفي الوجه المبتسم للتعبير عن مشاعر حقيقية. تساعد الرموز التعبيرية في تأطير السياق العاطفي على نطاق واسع ، ولكن عندما تكون مشاعر الناس على المحك ، فمن الأفضل السماح لهم بسماع من أين أتيت بالضبط. وإلا فإنهم بطبيعة الحال سيفترضون الأسوأ .
5. عندما يكون هناك ارتباك مستمر
لا يحب معظم الناس كتابة رسائل بريد إلكتروني طويلة ولا يحب معظمهم قراءتها. لذلك عندما يكون هناك الكثير من التفاصيل التي تسبب الارتباك ، تعمل المكالمات الهاتفية بكفاءة لتحقيق الوضوح. بادئ ذي بدء ، يمكنك التحدث عن 150 كلمة في الدقيقة ، ومعظم الناس لا يكتبون بهذه السرعة. ثانيًا ، يمكن الإجابة على الأسئلة في سياقها بحيث لا ينتهي بك الأمر بسيل لا نهائي من الأسئلة والأجوبة ذهابًا وإيابًا.
6. عندما تكون هناك أخبار سيئة
يجب أن يكون هذا واضحًا ، لكن للأسف سيتبع الكثير من الناس نهجًا جبانًا لمشاركة الأخبار الصعبة. لا تكن واحدًا من هؤلاء الأشخاص القاسيين. اجعل الأمر يتعلق بالشخص الآخر وليس أنت. إضفاء الإنسانية على الموقف من خلال التعاطف الذي يمكنهم سماعه.
7. عندما تكون هناك أخبار مهمة جدا
سواء كان ذلك جيدًا أو سيئًا ، إذا كانت هناك أهمية للمعلومات ، فإن المتلقي يحتاج إلى فهم الأهمية التي تتجاوز علامة التعجب المزدوجة. على الأرجح سيكون لديهم أسئلة فورية ويجب أن تكون مستعدًا لتوفير سياق لمنع الاستنتاجات غير المرغوب فيها .
8. عندما تكون الجدولة صعبة
بعد الذهاب ذهابًا وإيابًا عدة مرات مع مساعد زميل في محاولة للعثور على التاريخ والوقت المتاحين ، اتصلت بها أخيرًا. الآن لا داعي للقلق من أن الوقت سوف يتم ملؤه بحلول الوقت الذي تقرأ فيه بريدي الإلكتروني. لقد تحدثنا للتو مع التقويمات في متناول اليد واستكملنا في خمس دقائق ما أغضبنا على مدار ثلاثة أيام. في وقت لاحق من ذلك اليوم ، شاهدت أحد أصدقائي من عشاق الطعام يقضي 20 دقيقة محبطة في استخدام Open Table وأخيراً اقترح عليه ببساطة الاتصال بالمطعم. في غضون ثلاث دقائق ، كان لديه تحفظ وابتسامة محرجة قليلاً.
9. عندما يكون هناك تلميح للغضب أو الهجوم أو الصراع في البورصة
غالبًا ما يتم التعامل مع الرسائل المكتوبة بطريقة خاطئة. إذا رأيت رسالة تشير إلى أي نوع من المشاكل ، فلا تدعها تتفاقم - أو ما هو أسوأ من محاولة إصلاحها - بمزيد من التواصل غير العاطفي. التقط الهاتف وحل المشكلة قبل أن تخرج عن نطاق السيطرة.
10. متى تستفيد اللمسة الشخصية
في أي وقت تريد التواصل عاطفيًا مع شخص ما ويكون اللقاء وجهًا لوجه غير ممكن ، استخدم الهاتف. دعهم يسمعون الاهتمام بصوتك والتقدير في قلبك.
هل أعجبتك هذه التدوينة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقم بالتسجيل هنا ولا تفوت أفكار كيفن وروح الدعابة.
كم يبلغ طول بيبي باش
