إذا كنت تمتلك أو تدير شركة بها موظفين وكنت تقوم بكشوف رواتبك بنفسك ، فقد يكون الوقت قد حان للتفكير في العثور على شركة معالجة كشوف المرتبات. والخبر السار هو أن تحديد أفضل خدمة كشوف المرتبات لشركتك الصغيرة لا ينبغي أن يكون معقدًا لأن ما تفعله هذه الشركات بسيط إلى حد ما:
- يقومون بمعالجة كشوف المرتبات الخاصة بك - أي أنهم يقسمون الرواتب ثم يحولون الأموال إلى حسابات الموظفين أو يطبعون الشيكات المادية نيابة عنك ، و
- يقومون بإعداد البيانات الضريبية المطلوبة والدورية وكذلك مدفوعات الضرائب. ثم يقومون أيضًا بإنشاء جميع الإقرارات الضريبية المطلوبة في نهاية العام ، بما في ذلك W2s و 1099.
إن القول بأن كشوف المرتبات يجب أن تكون سهلة أمر صحيح إذا وضعك بسيط ومباشر. ومع ذلك ، وحتى مع ذلك - حتى لو كنت تدير شركة صغيرة وكنت الموظف الوحيد - فهناك مع ذلك بعض العوامل المعقدة التي تحتاج إلى وضعها في الاعتبار عند اختيارك لخدمة أو برنامج كشوف المرتبات.
على سبيل المثال ، منذ عدة سنوات ، كنت أدير شركة إقليمية لمعالجة كشوف المرتبات خارج نيويورك وفوجئت بمدى تعقيد عملية الإعداد للعديد من عملائنا ، ومعظمهم من الشركات الصغيرة مع عدد قليل فقط الموظفين. كان بعض الموظفين يتقاضون رواتبهم بالساعة بينما كان آخرون يعملون بأجر. ومع ذلك ، في حين أن معظم عملائنا كانوا 'صغارًا' ، لا يزال يتعين علينا توخي الحذر الشديد (كما تفعل أنت) لأن الأخطاء يمكن أن تكون مكلفة. في الواقع ، بغض النظر عن الموقف ، فإن أي أخطاء في رواتب الموظفين ، أو مقدمي المزايا ، أو السلطات الضريبية ، والمحاكم ، وما إلى ذلك ، يمكن أن يكون لها تأثير سلبي للغاية على عملك.
صافي القيمة بيزي العظام 2017
لذا فإن المحصلة النهائية هي أنه بغض النظر عن حجم عملك ، فإن اختيار خدمة كشوف المرتبات المناسبة أمر بالغ الأهمية لأنه يجب القيام به بشكل صحيح ، في المرة الأولى وفي كل مرة.
ما كنا نبحث عنه
قبل البدء ، بحثنا عن ميزات معينة ساعدتنا في تحديد أفضل خدمات كشوف المرتبات لعملائها. من الواضح أننا كنا نبحث عن خدمة تعاملت ، على الأقل ، مع أساسيات كشوف المرتبات: أشياء مثل دفع أجور الموظفين إما من خلال الإيداعات المباشرة أو الشيكات المطبوعة ، وإعداد وتقديم التقارير الضريبية ربع السنوية ونهاية العام ، وإجراء المدفوعات المقابلة.
التسعير
كما هو الحال مع أي خدمة تجارية ، سيكون السعر دائمًا اعتبارًا رئيسيًا. ولكن كيف تعرف ما الذي تبحث عنه في مقابل الأسعار؟ بالنسبة للمبتدئين ، نقترح عليك البحث عن خدمة تقدم سعرًا أساسيًا محددًا ثم تضيف رسومًا إضافية محددة مسبقًا بناءً على عدد الموظفين الذين سيتم الدفع لهم عبر خدمة كشوف المرتبات. تتضمن هذه 'الرسوم الأساسية' عادةً معالجة كشوف المرتبات الخاصة بك ، وإعداد الإقرارات الضريبية الخاصة بك ، ودفع ضرائب الرواتب. الميزات الإضافية ستكلف أكثر.
تحذير: إذا لم تكن شركة كشوف المرتبات شفافة بشأن أسعارها ، فقد ترغب في مواصلة البحث. إن معرفة ما ستدفعه بالضبط لا يتطلب الكثير. توضح بعض الشركات رسومها على موقعها على الويب ، لكن تفهم هذا أيضًا - وجدنا أن معظم شركات الرواتب الكبيرة ، مثل Paychex و ADP ، لم تكن منفتحة جدًا بشأن التسعير على مواقعها وطلبت بدلاً من ذلك التحدث إلى أحد المبيعات مندوب للحصول على عرض أسعار. لذلك لا ينبغي أن يكون الغرض من مكالمة المبيعات مفاجأة: فهم يريدون بيعك. ومع ذلك ، فعلنا ليس تجد مكالمات المبيعات هذه لتكون رادعًا كبيرًا.
ضمان الإيداع الضريبي
الأسباب الرئيسية لتوظيف شركة معالجة كشوف المرتبات هي مساعدتك في التعامل مع كشوف المرتبات (duh!) ، ولكن أيضًا لمساعدتك في الحكومة والضرائب والإقرارات الضريبية. على هذا النحو ، هناك شيء إضافي يجب البحث عنه وهو ضمان أنك لن تكون مسؤولاً عن أي أخطاء يرتكبها المعالج ؛ أشياء مثل عدم تحديد الموعد النهائي للإيداع الضريبي أو عدم سداد مدفوعات الضرائب (إذا كان ذلك خطأ من مزود الخدمة.) في النهاية ، أنت مسؤول عن هذا بصفتك مالكًا للأعمال الصغيرة ، ولكن يجب أن يكون لديك بعض سبل الانتصاف إذا ارتكب شخص آخر الخطأ
سهولة الاستعمال
هذا هو المفتاح. مع جميع شركات معالجة كشوف المرتبات تقريبًا ، يتعين عليك القيام بعمل إدخال البيانات بنفسك وتتولى شركة كشوف المرتبات جميع العمليات الخلفية. على هذا النحو ، فإن الشيء الوحيد الذي يجب البحث عنه هو نظام يوفر نظامًا سهلًا وبديهيًا لإدخال البيانات. إذا كان من الصعب استخدام النظام ، فسيستغرق الأمر وقتًا أطول للقيام بكشوف المرتبات.
ميزات أخرى للبحث عنها
ستكون هناك دائمًا أشياء خاصة بالصناعات الفردية أو قد يكون لديك بعض الميزات المحددة التي تحتاج إلى استيعابها (مثل مدفوعات النصائح أو تكلفة الوظيفة المحددة.) تأكد من وضع هذه الأشياء في الاعتبار أثناء قيامك بتحليلك ، وإذا كان لديك مكالمة مع أحد ممثليهم ، فتأكد من طرح هذه الأمور أثناء المكالمة. عليك أن تعرف أن أي شركة تختارها مرنة بما يكفي لتلبية احتياجاتك الفردية. ضع في اعتبارك أنه كلما كان النظام أكثر مرونة ، كان أكثر تكلفة بشكل عام.
ملاحظة المحرر: هل تبحث عن خدمات كشوف المرتبات لشركتك؟ إذا كنت ترغب في الحصول على معلومات لمساعدتك في اختيار الاستبيان المناسب لك ، فاستخدم الاستبيان أدناه لتزويد شريكنا ، BuyerZone ، بالمعلومات مجانًا:
أفضل خدمات معالجة كشوف المرتبات
ADP
ADP هي أكبر شركة معالجة كشوف المرتبات وربما أشهرها في الولايات المتحدة. تقدم ADP خدمات للشركات التي تتراوح من الشركات الصغيرة التي يعمل بها موظف واحد أو موظفان وصولاً إلى الشركات متعددة الجنسيات التي يتجاوز عدد موظفيها 1،000 موظف وأكثر.
مع خدمة الأعمال الصغيرة من ADP ، ستتلقى برامج وخدمات كشوف المرتبات والإيداع الضريبي التي تتوقعها ، ولكن أيضًا بعض الامتيازات اللطيفة مثل تتبع الوقت والحضور ، وتخطيط المزايا ، وخدمات التأمين. كما أنها توفر (مقابل رسوم إضافية) خيارات متنوعة لدفع رواتب موظفيك ، بما في ذلك الإيداع المباشر ، وبطاقات فيزا مسبقة الدفع ، والتسليم غير الورقي ، وحتى الشيكات المطبوعة المحشوة بالفعل في مظاريف. تتضمن حزمة الأعمال الصغيرة الأساسية أيضًا الإيداع الضريبي لنهاية العام بالإضافة إلى إعداد W2s و 1099s.
كما هو موضح ، ستحتاج إلى التحدث فعليًا إلى أحد الممثلين للحصول على عرض أسعار من ADP ، ولكن من منظور المنتج ، فإنهم يقدمون خدمة عالمية المستوى.
Paychex
شركة معالجة كشوف المرتبات الكبيرة الأخرى هي Paychex . تقدم Paychex خدمات كشوف المرتبات لأصحاب الأعمال المتوسطة والكبيرة ، وكذلك الشركات الصغيرة (أقل من 50 موظفًا) مع منتج يسمى 'Paychex Flex'. هذا نظام قائم على السحابة يمكنك الوصول إليه من أي جهاز ويسمح لك بمعالجة كشوف المرتبات ببضع نقرات فقط.
مع Paychex ، كما هو الحال مع Like ADP ، من أجل الحصول على عرض أسعار ، ستحتاج إلى التحدث إلى شخص ما. وأيضًا ، مثل ADP ، تقدم Paychex مجموعة واسعة من الخدمات الإضافية مثل خدمات الموارد البشرية و PEO (منظمة أصحاب العمل المهنية) وأنظمة المحاسبة وحتى قروض الأعمال الصغيرة.
إذا كنت تتطلع إلى الحصول على خدمات كشوف المرتبات من الدرجة الأولى ، فإن الشركتين المذكورتين أعلاه هما أكثر الشركات العامة راسخة وتفوقًا هناك. إذا كنت تريد ضمانات ، بالإضافة إلى شركة ستعمل على تحسين منتجاتها ، فلا داعي للبحث عن هذين الأمرين. لكن لاحظ أنك ستدفع علاوة على علامتهم التجارية ومنتجاتهم. إذا كان السعر المنخفض مهمًا ، فاستمر في القراءة.
SurePayroll
كم يبلغ ارتفاع ميشيل حبة
SurePayroll مملوكة لشركة Paychex وتقدم خدماتها لأصحاب العمل الصغار. يوفر SurePayroll نظامًا أساسيًا قائمًا على السحابة وإيداع مباشر وقسائم دفع عبر الإنترنت بالإضافة إلى خدمات الإيداع الضريبي. بشكل ملحوظ ولطيف ، لا توجد رسوم إعداد ويمكنك العثور على عرض أسعار فعلي على الموقع.
إليك مثال: لقد أكملت نموذج التقدير على موقع SurePayroll ، مشيرًا إلى أنني أدرت شركة بها خمسة موظفين ، ودفعت لهم مرتين شهريًا ، وليس لدي احتياجات خاصة (مثل دفع الإكراميات). كان الاقتباس الذي تلقيته هو 49.99 دولارًا شهريًا و 5 دولارات لكل موظف شهريًا. وشمل ذلك أيضًا معالجة غير محدودة ، لذلك إذا دفعت لموظفيي أسبوعيًا ، فسيكون نفس السعر. بالنسبة لشركتي الصغيرة المكونة من خمسة موظفين ، كان عرض الرسوم الذي تلقيته هو 74.99 دولارًا شهريًا لمعالجة كشوف المرتبات الخاصة بي. حلو.
مربع كشوف المرتبات
يوفر Square أيضًا حلاً قائمًا على السحابة. أحد الأشياء اللطيفة في Square هو أنه يوفر القدرة للموظفين على إعداد أنفسهم في نظام كشوف المرتبات ، وهو أمر رائع للغاية من منظور سهولة الاستخدام. تتميز Square بجميع الخدمات من شركة معالجة كشوف المرتبات التي تتوقعها وهي واضحة جدًا حول كيفية تسعير خدماتها.
باستخدام نفس مثال خمسة موظفين كما هو مذكور أعلاه ، وصلت التكلفة الإجمالية للاشتراك إلى 50 دولارًا ، وهي أقل تكلفة بمقدار الثلث من Sure Payroll. على وجه التحديد ، كانت الرسوم لاشتراك شهري بقيمة 25 دولارًا بالإضافة إلى 5 دولارات لكل موظف.
من هو براندون رولاند المواعدة
كلمة تحذير واحدة هي أن Square تغطي حاليًا 19 ولاية فقط ، لذلك إذا لم تكن موجودًا في واحدة منها ، أو كان لديك موظفون افتراضيون في إحدى الولايات التي لا يقدمون خدمات لها حاليًا ، فستحتاج إلى العثور على مزود آخر.
كشوف المرتبات سيج
تم الإبلاغ عن أن Sage لديها أعلى معدل احتفاظ بالعملاء في الصناعة ، وهذا ليس بالأمر الهين.
لدى Sage منتجات مصممة خصيصًا للشركات من جميع الأحجام المختلفة. بالنسبة للشركات التي يقل عدد موظفيها عن 10 موظفين ، يُطلق على منتجهم اسم 'أساسيات الرواتب المرئية'. تتضمن Sage Payroll Essentials الإيداع المباشر ، والإقرارات الضريبية والمدفوعات ، وخدمة العملاء عبر الإنترنت (عبر الدردشة) ، والوصول عبر الإنترنت إلى قسائم الدفع ، و W2s و 1099. إحدى الميزات الرائعة بشكل خاص هي أنه يحتوي على واجهة مباشرة مع QuickBooks والتي تعمل على تبسيط حفظ السجلات الخاصة بك. تكلفة الأساسيات هي 49.95 دولارًا أمريكيًا في الشهر.
إذا كنت بحاجة إلى شيء أكثر قوة ، فإن خدمة كشوف المرتبات الكاملة من Sage تنافس شركات الرواتب الأكثر شهرة. يتضمن تتبع الوقت والحضور ، والامتثال للموارد البشرية ، وخطط 401k ، والتحقق من أرقام الضمان الاجتماعي ، وإمكانيات تصدير دفتر الأستاذ العام الموسعة. لتسعير خدمتهم الكاملة ، ستحتاج إلى طلب عرض أسعار.
هناك حرفيا العشرات من شركات تجهيز كشوف المرتبات الأخرى. قررنا تركيز اهتمامنا على هذه الشركات الكبيرة المعروفة ، وذلك لتوضيح بعض الاختلافات الرئيسية التي يجب أن تكون على دراية بها. نقترح ، بالإضافة إلى التحقق من هذه الشركات ، أن تتوجه إلى Google وتجري بحثًا عن ' تجهيز كشوف المرتبات بالقرب مني سيوفر لك هذا قائمة بمقدمي الخدمات في منطقتك.
الخط السفلي
خدمات كشوف المرتبات التي نعرضها أعلاه كلها خدمات جيدة جدًا ومن المحتمل أن تكون سعيدًا بأي منها. نعم ، سوف تحتاج إلى القيام ببعض العمل وإجراء بعض المحادثات ، ولكن الحصول على طرف ثالث للتعامل مع كشوف المرتبات والضرائب الخاصة بك سوف يحررك للقيام بأشياء أكثر أهمية في عملك.
ملاحظة المحرر: هل تبحث عن خدمات كشوف المرتبات لشركتك؟ إذا كنت ترغب في الحصول على معلومات لمساعدتك في اختيار الاستبيان المناسب لك ، فاستخدم الاستبيان أدناه لتزويد شريكنا ، BuyerZone ، بالمعلومات مجانًا:
ملاحظة المحرر: هل تبحث عن خدمات كشوف المرتبات لشركتك؟ إذا كنت ترغب في الحصول على معلومات لمساعدتك في اختيار الاستبيان المناسب لك ، فاستخدم الاستبيان أدناه لتزويد شريكنا ، BuyerZone ، بالمعلومات مجانًا:
الإفصاح التحريري: تكتب شركة عن المنتجات والخدمات في هذه المقالة وغيرها. هذه المقالات مستقلة من الناحية التحريرية - وهذا يعني أن المحررين والمراسلين يبحثون ويكتبون عن هذه المنتجات دون أي تأثير لأي من أقسام التسويق أو المبيعات. بعبارة أخرى ، لا أحد يخبر مراسلينا أو محررينا بما يكتبونه أو أن يدرجوا أي معلومات إيجابية أو سلبية معينة حول هذه المنتجات أو الخدمات في المقالة. يخضع محتوى المقال بالكامل لتقدير المراسل والمحرر. ومع ذلك ، ستلاحظ أننا في بعض الأحيان نقوم بتضمين روابط لهذه المنتجات والخدمات في المقالات. عندما ينقر القراء على هذه الروابط ، ويشترون هذه المنتجات أو الخدمات ، قد يتم تعويض Inc. هذا النموذج الإعلاني القائم على التجارة الإلكترونية - مثل أي إعلان آخر على صفحات مقالاتنا - ليس له أي تأثير على تغطيتنا التحريرية. المراسلين والمحررين لا يضيفون هذه الروابط ، ولن يقوموا بإدارتها. يدعم هذا النموذج الإعلاني ، مثل النماذج الأخرى التي تراها على Inc ، الصحافة المستقلة التي تجدها على هذا الموقع.
