يشير مفهوم 'مدى السيطرة' ، المعروف أيضًا باسم نسبة الإدارة ، إلى عدد المرؤوسين الذين يتحكم فيهم الرئيس بشكل مباشر. إنه مفهوم مهم بشكل خاص لأصحاب الأعمال الصغيرة أن يفهموه لأن الشركات الصغيرة غالبًا ما تواجه مشكلة عندما ينتهي الأمر بالمؤسس مع نطاق سيطرة واسع جدًا. Span of control هو موضوع يتم تدريسه في مدارس الإدارة ويستخدم على نطاق واسع في المنظمات الكبيرة مثل الجيش والوكالات الحكومية والمؤسسات التعليمية. أوضح مارك هندريكس في مقال لـ 'مع ذلك ، قلة من رواد الأعمال يعرفون المصطلح أو يرغبون في الاعتراف بأي حد لعدد الأشخاص الذين يشرفون عليهم بشكل مباشر'. ريادي مجلة. عندما يصبح نطاق سيطرة مالك الأعمال الصغيرة كبيرًا جدًا ، يمكن أن يحد ذلك من نمو شركته. حتى أفضل المديرين يميلون إلى فقدان فعاليتهم عندما يقضون كل وقتهم في إدارة الأفراد وقضاياهم ويكونون غير قادرين على التركيز على الخطط طويلة الأجل والوضع التنافسي للشركة ككل.
تم تطوير مفهوم مدى السيطرة في المملكة المتحدة في عام 1922 من قبل السير إيان هاملتون. نشأ من افتراض أن المديرين لديهم كميات محدودة من الوقت والطاقة والاهتمام لتكريس وظائفهم. في الدراسات التي أجريت على القادة العسكريين البريطانيين ، وجد هاملتون أنهم لا يستطيعون السيطرة بشكل فعال على أكثر من ثلاثة إلى ستة أشخاص بشكل مباشر. تم قبول هذه الأرقام بشكل عام على أنها 'قاعدة عامة' لمدى السيطرة منذ ذلك الحين. بعد أكثر من عقد من الزمان ، ظهرت A.V. أوضح Graicumas مفهوم مدى السيطرة رياضيًا. أظهر بحثه أن عدد التفاعلات بين المديرين ومرؤوسيهم - وبالتالي مقدار الوقت الذي يقضيه المديرون في الإشراف - زاد هندسيًا مع زيادة مدى سيطرة المديرين.
كم عمر كولين بالينجر
من المهم ملاحظة أن جميع المديرين يواجهون انخفاضًا في الفعالية نظرًا لأن نطاق سيطرتهم يتجاوز المستوى الأمثل. وبعبارة أخرى ، فإن القيود التي ينطوي عليها نطاق السيطرة ليست أوجه قصور في بعض المديرين الأفراد ، بل هي عيوب المديرين بشكل عام. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم أن نفهم أن نطاق التحكم يشير فقط إلى التقارير المباشرة ، وليس إلى التسلسل الهرمي للشركة بالكامل. على الرغم من أن الرئيس التنفيذي قد يتحكم من الناحية الفنية في مئات الموظفين ، فإن نطاق سيطرته أو نطاقها سيشمل فقط رؤساء الأقسام أو المديرين الوظيفيين الذين يقدمون تقاريرهم إلى الرئيس التنفيذي مباشرة. وأشار هندريكس إلى أنه 'عند منح مستويات كافية من التسلسل الهرمي ، يمكن لأي مدير التحكم في أي عدد من الأشخاص - وإن كان ذلك بشكل غير مباشر'. 'ولكن عندما يتعلق الأمر بالتقارير المباشرة ، فإن نظرية [مدى التحكم] تقترح أنه يجب على رواد الأعمال احترام' الحدود الفطرية 'للمديرين.
رواد الأعمال وأصحاب الأعمال الصغيرة معرضون بشكل خاص لتوسيع نطاق سيطرتهم. بعد كل شيء ، بدأ العديد من هؤلاء الأشخاص نشاطًا تجاريًا من الألف إلى الياء وهم قلقون من فقدان السيطرة على عملياته. وبالتالي يختارون إدارة الكثير من الأشخاص بشكل مباشر ، بدلاً من تفويض المهام إلى المديرين المتوسطين ، في محاولة لمواصلة المشاركة في القرارات الرئيسية مع نمو الأعمال. لكن هذه الاستراتيجية يمكن أن تأتي بنتائج عكسية ، كما أوضح هندريكس: 'إن توسيع نطاق السيطرة خارج الحدود الموصى بها يؤدي إلى ضعف الروح المعنوية ، ويعيق اتخاذ القرار الفعال ، وقد يتسبب في فقدان المرونة والمرونة التي تمنح العديد من الشركات الريادية ميزة'.
تنظيم لتحسين نطاق سيطرة المديرين
يعد تحديد النطاق الأمثل للتحكم للمديرين أحد أهم المهام في هيكلة المنظمات. يتضمن العثور على المدى الأمثل موازنة المزايا والعيوب النسبية للاحتفاظ بالمسؤولية عن القرارات وتفويض تلك القرارات. بشكل عام ، أظهرت الدراسات أنه كلما كانت المنظمة أكبر ، قل عدد الأشخاص الذين يجب أن يقدموا تقارير إلى الشخص الأعلى. يجب أن يكون لدى المديرين أيضًا عدد أقل من التقارير المباشرة إذا كان هؤلاء المرؤوسون يتفاعلون مع بعضهم البعض بشكل متكرر. في هذه الحالة ، ينتهي الأمر بالمشرف إلى إدارة كل من علاقته مع المرؤوسين وعلاقات المرؤوسين مع بعضهم البعض.
بعض العوامل الأخرى التي تؤثر على المدى الأمثل للسيطرة تشمل ما إذا كان العمال يؤدون مهام ذات طبيعة روتينية (والتي قد تسمح بمدى أوسع من السيطرة) أو ذات تنوع وتعقيد كبيرين (الأمر الذي قد يتطلب نطاق تحكم أضيق) ، وما إذا كان العمل الكلي الوضع مستقر (مما قد يشير إلى مدى أوسع) أو ديناميكي (الأمر الذي يتطلب مدى أضيق). تشمل المواقف الأخرى التي قد يكون فيها نطاق أوسع من السيطرة ممكنًا عندما يفوض المدير بشكل فعال ؛ عندما يكون هناك مساعدين للموظفين لفحص التفاعلات بين المدير والمرؤوسين ؛ عندما يكون المرؤوسون أكفاء ومدربين جيدًا وقادرين على العمل بشكل مستقل ؛ وعندما تتوافق أهداف المرؤوسين بشكل جيد مع أهداف العاملين الآخرين والمنظمة.
هناك مزايا وعيوب لمجالات التحكم المختلفة. يميل النطاق الضيق للسيطرة إلى منح المديرين تحكمًا وثيقًا في العمليات وتسهيل الاتصال السريع بين المديرين والموظفين. من ناحية أخرى ، يمكن أن يؤدي النطاق الضيق للسيطرة أيضًا إلى خلق حالة يكون فيها المديرون منخرطين للغاية في عمل مرؤوسيهم ، مما قد يقلل من الابتكار والروح المعنوية بين الموظفين. تفرض مجموعة واسعة من الرقابة المديرين على تطوير أهداف وسياسات واضحة ، وتفويض المهام بشكل فعال ، واختيار الموظفين وتدريبهم بعناية. نظرًا لأن الموظفين يحصلون على إشراف أقل ، فإنهم يميلون إلى تحمل المزيد من المسؤولية ولديهم معنويات أعلى مع نطاق واسع من السيطرة. من ناحية أخرى ، قد يصبح المديرون الذين يتمتعون بنطاق تحكم واسع مثقلين بالعمل ، ويجدون صعوبة في اتخاذ القرارات ، ويفقدون السيطرة على مرؤوسيهم.
مع وضع كل هذه العوامل في الاعتبار ، قد يصبح أصحاب الأعمال الصغيرة غارقين في مهمة إيجاد النطاق الأمثل للسيطرة. لكن هندريكس ادعى أن تقييم الموقف واتخاذ القرار لا ينبغي أن يكون صعبًا للغاية. 'القاعدة الأساسية التي تنص على أن المدير التنفيذي يجب أن يشرف على ثلاثة إلى ستة أشخاص بشكل مباشر بشكل جيد إلى حد ما ضد التحديات من خبراء الكفاءة ، والمتحمسين لبناء الفريق ، وهواة التكنولوجيا ، ومعززات التمكين ، والمصابين بجنون العظمة ، وغيرهم ممن عقدوا العزم على زيادة المدى المقبول للسيطرة ،' كتب هندريكس. إذا كانت الحسابات كثيرة بالنسبة لك ، فما عليك سوى إلقاء نظرة على مقدار ساعات عملك. عندما تكون أيام العمل للأشخاص في القمة ضعف ما هي عليه بالنسبة للآخرين ، فإن نطاق السيطرة يكون خارج نطاق السيطرة.
بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة الذين يشعرون أن لديهم عددًا كبيرًا جدًا من التقارير المباشرة ويحتاجون إلى تقليل مدى سيطرتهم ، قد يتضمن الحل إما تعيين مديرين متوسطين لتولي جزء من مسؤوليات المالك ، أو إعادة تنظيم هيكل إعداد التقارير للشركة. في كلتا الحالتين ، يجب على أصحاب الأعمال الصغيرة أن يوازنوا بين قدراتهم الخاصة وعبء العمل مقابل الحاجة إلى التحكم في التكاليف. بعد كل شيء ، قد ينطوي تقليل نطاق سيطرة صاحب المشروع على تكاليف دفع رواتب إضافية للتعيينات الجديدة أو تدريب الموظفين الحاليين على تولي المسؤوليات الإشرافية. على الرغم من التكاليف المحتملة التي ينطوي عليها الأمر ، جادل هندريكس بأن تعديل نطاق التحكم نحو المستوى الأمثل يمكن أن يؤدي إلى تحسينات كبيرة للشركات الصغيرة. وقال لروّاد الأعمال: 'هناك احتمال حقيقي بأن الانتباه إلى نطاق السيطرة يمكن أن يرشد عملك إلى حقبة جديدة من النمو السريع والمستدام والمربح'. 'يمكنك حتى أن تجد إدارة عملك أسهل وأكثر متعة.'
فهرس
هاريسون ، سيمون. 'هل هناك فترة تحكم صحيحة؟' مراجعة الأعمال . فبراير 2004.
هندريكس ، مارك. 'التحكم في الامتداد'. ريادي . يناير 2001.
فيسر ، بوك. 'هيكل وأداء الاتصال التنظيمي.' مجلة السلوك الاقتصادي والتنظيم . يونيو 2000.
